Современное кадровое делопроизводство

Содержание

Кадровое делопроизводство это необходимое звено полноценного функционирования

Современное кадровое делопроизводство

Бизнес юрист > Трудовое право > Кадровое делопроизводство в организациях разного масштаба

Кадровое производство – это отрасль, занимающаяся документацией в области трудовых отношений, а также сбором, систематизацией и хранением сведений о персонале в области производственной деятельности.

Кадровые документы имеют ценность и законную силу в случаях, когда по тем или иным причинам работник или предприятие отстаивают свою позицию в суде.

Поэтому подробному составлению должностных инструкций, трудовых договоров, штатного расписания в кадровом делопроизводстве должно уделяться особое внимание – как письменным средствам доказательств в случае судебного разбирательства.

Общие понятия

Сотрудники отдела кадров оформляют документы и ведут общее кадровое делопроизводство на предприятиях среднего и крупного формата, и имеют в своем составе несколько специалистов.

Если предприятие имеет небольшие масштабы, то функции отела кадров выполняет отдельный человек, так как набор команды для этих целей бывает неоправдан. В этом случае пользуются услугами бухгалтера или секретаря. На объем отдела кадров и количество делопроизводителей влияет также специфика деятельности на предприятии.

При неблагоприятных условиях работы – будь то плохая экология, работа с вредными для здоровья веществами, или иное – потребность в кадровиках возрастает.

Отдел кадров

Кадровый отдел занимается следующими основными функциями:

  • оформление работников
  • ведение документации
  • ведение прочей кадровой работы

Сотрудник должен уметь заполнять различные виды документов: трудовые книжки, договоры, бланки, приказы. Кадровый работник должен контролировать своевременное и правильное исполнение своих обязанностей, которые заключаются:

  • в приеме на работу и увольнении
  • в регулировании премий, отпусков, переводов, командировок
  • в дисциплинарных взысканиях
  • в контроле графика работы

Создание, учет, движение и хранение документов являются главными действиями отдела.

Как происходит оформление документов сотрудников

Руководитель предприятия является первым работником, которого оформляют на работу в новой организации путем подписания трудового договора. На основании его подписи в дальнейшем происходит заключение трудовых договоров с остальными сотрудниками.

Должность директора оформляется одним из трех способов, в зависимости от характера предприятия:

Прием сотрудников

  • заключается договор с председателем выборного отдела в случае выборного характера должности
  • директор подписывает договор за работника и работодателя как единственный учредитель
  • при наличии нескольких учредителей договор подписывается коллективно

Чтобы определить количество должностей на предприятии, вид специалистов и качество работников, кадровый отдел составляет штатное расписание, которое должно иметь унифицированную форму. В этом документе необходимо указать:

  • наименования должностей
  • количество работников
  • форму и размер оклада и других видов финансовых вознаграждений

Список должностей в расписании должен соответствовать иерархической градации – от руководящего поста к вспомогательному персоналу. Помимо должностей расписание содержит информацию о графике работы, наличии смен, сведения о корпоративной этике и желаемый внешний вид сотрудников.

Требования к трудовому договору

Положения трудового договора четко регламентированы и содержат необходимые пункты, согласно ТК РФ:

  • полные данные о работодателе, включая адреса
  • ФИО, должность работника
  • сроки и вид договора
  • должностная инструкция
  • график работы
  • размер оклада
  • реквизиты и подписи сторон

Помимо основных пунктов в договоре могут содержаться дополнительные, по усмотрению руководителя.

Ведение документации

Все документы отдела кадров разделяются на обязательные и узкоспециальные, требующиеся лишь для определенного вида организации.

Документация

Обязательные документы состоят из приказов по личному и кадровому составу. Приказы по личному составу содержат сведения о работниках – их приема на работу, увольнения или перевода.

Приказы, касающиеся рабочего стажа, должны сохранять в надлежащем виде в течении всей жизни сотрудника и по закону хранятся 75 лет. Кадровые приказы содержат информацию об отпусках, премиях, командировках, дисциплинарных взыскания и прочем.

Такие документы по закону хранятся 3-5лет. Необходимо завести отдельную папку для каждого вида документов и хранить их по отдельности.

Трудовой договор относится также к обязательным документам, который необходимо заключать с каждым работником.

Прочие обязательные документы, находящиеся в ведомстве отдела:

  • трудовая книжка
  • документ о штатном расписании
  • регламентации оплаты труда
  • книга приказов
  • командировочный журнал
  • документ о внутреннем трудовом распорядке

Необязательные документы заключаются в различных должностных инструкциях, коллективных договорах.

Отделом кадров необходимо документально подтверждать все что касается деятельности и производственного процесса на предприятии: наличие спецодежды, работники с ненормированным рабочим днем, ночные работники, вредные и опасные условия работы – все это необходимо сопровождать распорядительным документом с наличием сроков обеспечения, категорий, и остальные аспекты.

Документы учета

Особенность подготовки журналов учета заключается в их надлежащей структурированности. Перед началом функционирования отдела необходимо провести работу по их нумеровке сквозной нумерацией, прошивке и скреплении бумагой с указанием количества листов, подписью директора или ответственного лица.

Ведение иной кадровой деятельности

Помимо ведения документации на отдел кадров также возложены обязанности по поиску и подбору персонала. Кадровик должен уметь оформлять документацию по нормативным актам и общим требованиям согласно законодательству, и хранить ее надлежащим образом в бумажном и электронном виде.

Вся необходимая документация должна в установленные законом сроки предоставляться в государственные органы, занимающиеся ее хранением – за этим следит ответственный специалист-кадровик.

Все эти требования обязывают кадрового работника иметь высокий уровень самодисциплины, организованность, ответственность.

Знания, умения и навыки делопроизводителя:

Хранение документов

  1. Делопроизводитель должен знать и уметь пользоваться электронными программами по сбору и хранению информации в базах данных, ведению статистических данных, электронной почтой.
  2. Кадровый работник должен владеть деловым стилем в общении и переписке, обладать речевой и письменной грамотностью, культурой речи, чтобы при надобности иметь возможность исправить некорректный документ.
  3. Кадровик должен знать и уметь применять на практике знания прав и обязанностей организации и госорганов и составлять документацию на основе этих знаний.
  4. Кадровик контролирует посещаемость персонала, подготавливает справки, оформляет и хранит личные дела сотрудников.

Таким образом, спектр обязанностей делопроизводителя кадрового отдела весьма широк и не ограничивается лишь созданием типовых шаблонов, заполнением учетных форм, выдачей справок.

Место кадров в функционировании организации

Выше мы выяснили, что кадровая структура занимается документооборотом, управлением персоналом и взаимодействием с госорганами. Однако для эффективного функционирования организации необходимо применять еще один инструмент – долгосрочное планирование численности и качества кадров.

Для этих целей, помимо контроля количества работников, применяется регулярный мониторинг актуальных вакансий и подбор персонала с высоким уровнем знаний. Производится общее качественное повышение квалификации сотрудников в каждом подразделении и контроль их численного показателя.

Кадровая служба

Таким образом, долгосрочная перспектива предусматривает разработку согласованной кадровой политики, направленной на подготовку, совершенствование и оплату кадров, способы взаимодействия предприятия с работниками.

Подобная политика называется долгосрочным кадровым контроллингом и заключается в своевременном предоставлении рабочего места, исходя из способностей и склонностей кандидата, а также в согласии с требованиями. Такой подход позволит предвидеть и избежать возможных нестабильных ситуаций и скорректировать деятельность производства без рисков.

Кадровый контроллинг начинается с формулировки задач по нуждам компании и далее разрабатывается план человеческих ресурсов по количеству, качеству и локации. Такое прогнозирование может производиться вплоть до 5 лет вперед.

Прогнозирование при этом учитывает, какие должности могут появиться за этот период, какие упраздниться, а какие претерпеть изменения. Здесь возникает необходимость организации всевозможных курсов по повышению квалификации и общего образования работников с целью дальнейшего продуктивного сотрудничества.

Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров

Хотя законодательством подобная структура официально не закреплена, но крайне желательно, чтобы данное подразделение присутствовало на предприятии с численностью сотрудников больше 10.

Объем документов, предусмотренный ТК РФ как обязательный, включает множество сложных документов, требующих корректного и квалифицированного заполнения.

Трудовой договор, оформленный ненадлежащим образом, как пример, может привести к судебным разбирательствам в случае, если в нем не были оговорены все права и обязанности сторон, положенные по закону. Таким же образом и все остальные документы могут послужить неприятным ситуациям, если были заполнены непрофессионально.

Статус предприятия, имеющего четко отлаженную работу кадрового производства, обладает высокими показателями надежности, стабильности, престижности. Этот отдел играет решающую роль в налаживании политики взаимодействия между начальством и подчиненными, определяет общую атмосферу спокойствия среди персонала, так как является по сути промежуточным звеном между директором и его подчиненными.

Являясь самостоятельным структурным подразделением, отдел кадров берет на себя с каждым годом все больше новых обязательств. В сегодняшних условиях обойтись без кадровиков в организации не так просто, ведь именно от их работы зависит качество нанимаемых работников, а значит, и прибыль компании.

К тому же, тенденция последних лет показывает, что работы для делопроизводителей каждый год только прибавляется – государственные ведомства внедряют все новые отчетные бланки, усложняющие процесс делопроизводства – и этот рост обязательных процедур будет явно продолжаться, ведь таким образом государство обеспечивает прозрачность деятельности государственных и частных компаний.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/trudovoe/kadrovoe-deloproizvodstvo-eto-chto.html

Основы кадрового делопроизводства: что важно знать современному HR-у

Современное кадровое делопроизводство

Какие нормативы эйчар должен знать, разбуди его среди ночи, какие документы оформлять в обязательном порядке — основными правилами с порталом HR-tv.ru поделилась HR-менеджер call-центра Kolocall Юлия Рябикина.

Ранее мы с вами уже коснулись темы профессионального стандарта «Специалиста по управлению персоналом», в котором документационное обеспечение работы с персоналом выделено в отдельную трудовую функцию.

Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений.

HR занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только. Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.

Что нужно знать HR-у, чтобы полноценно справляться с повседневной работой?

Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:

— Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых отношений между работодателем и работником;

— Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);— Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;— Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»);— Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);

— Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68;

— Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Важно, чтобы сотрудник, занимающийся кадровым делопроизводством, хорошо знал:

— Порядок составления, утверждения, ведения и хранения документов, которыми оформляются кадровые процедуры;

— Основные методики и технологии анализа и систематизации информации;

— Порядок учета движения персонала и составления отчетности;

— Нормативные акты РФ, устанавливающие права и обязанности профсоюзов, государственных органов, коммерческих организаций в сфере предоставления и оформления учетной документации;

— Нормативные акты, содержащие нормы трудового права;

— Законодательство РФ о порядке предоставления, хранения и обработки персональных данных;

— Порядок расчета компенсаций, льгот, пенсий и других видов выплат;

— Правила расчета страхового и отпускного стажа работников;

— Локальные нормативные акты, номенклатуру дел и структуру организации;

— Основы архивного законодательства;

— Базовые основы информатики, правила работы с информационными системами;

— Нормы делового общения и этики.

Кроме этого, профстандарт указывает на необходимость наличия у специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом определенных практических навыков, например:

— Оформления кадровой документации в соответствии с локальными нормативными актами и общими требованиями трудового законодательства РФ;

— Ведения учета и регистрации кадровых документов на материальных носителях и в информационных системах;

— Оформления отчетов и учетной документации, предоставляемой в профсоюзы, госорганы и т. д. ;

— Организации хранения кадровой документации в соответствии с требованиями архивного и трудового законодательства РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

— Анализа кадровых документов и переноса информации в базы данных;

— Работы с программами по ведению статистики;

— Ведения деловой переписки;

— Выявления ошибок, недостоверной информации, неточностей и исправлений в официальной документации;

— Определения легитимности документов;

— Анализа правил и процедур, регулирующих права и обязанности государственных органов и коммерческих организаций в вопросах обмена кадровой документацией;

— Контроля присутствия работников на рабочем месте.

HR-менеджер, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение работы с персоналом, также разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников. В данных пакет входят:

— Резюме, анкеты, тесты претендентов;

— Результаты мониторинга рынка по заработным платам;

— Списки вакансий и функциональные обязанности;

— Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;

— Договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;

— Прочие Положения, действующие на предприятии.

HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций. Для этого создается ряд документов:

— Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).

— Управленческий кодекс предприятия.

— Положение о структурных подразделениях.

— Положение об оплате труда.

— Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.

— Корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.

— Документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.

Следующая область, где необходимо вести учет документов — оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы.

Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом.

И количество документов, требующих обработки велико. Это могут быть:

— Положение об оценке персонала;

— Оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;

— Положение об аттестации персонала;

— Аттестационная характеристика (карта личности);

— Аттестационный лист.

И еще одна область, требующая учета документов — это система обучения персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг. В связи с этим оформляются следующие документы:

— Результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;

— Образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);

— Договоры с обучающими организациями.

Какие кадровые документы обязательно должны быть в компании?

В компании должны быть следующие документы:

Обязательные документы:

Учредительные документы

Трудовые договоры

Штатное расписание (форма Т-3)

Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

Правила внутреннего трудового распорядка

Документ о защите персональных данных работников (положение)

График отпусков (форма Т-7)

Личные карточки (форма Т-2)

Приказы.

Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. (утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.)

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к нимТрудовые книжки

Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.

Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.

Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

График сменности — обязателен при наличии сменной работы.

Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.

Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И помним, что согласно ст.

68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Кадровое делопроизводство напрямую связано с безопасностью предприятия. Ошибки в этой сфере могут обойтись компании очень дорого. Конфликты с трудовой инспекцией, связанные с нарушением ведения кадрового делопроизводства, влекут за собой большие материальные потери.

С января 2017 года размеры штрафов инспекции по труду значительно возросли. Последние изменения в КоАП РФ позволили применить методику диверсификации ответственности. Был расширен перечень противоправных деяний, за которые представителям юридических лиц придется оплатить штраф от трудовой инспекции, назначенный в 2017 году.

Ранее действующие административные предписания, предусматривающие наказание за нарушение трудового законодательства, были собраны в общих нормах ст. 5.27 КоАП РФ. До 2017 года инспектор, проводящий проверку и обнаруживший нарушения, мог применять санкции и назначить штраф не более 50 000 рублей за все нарушения в совокупности.

Преобразование административного законодательства позволило дополнить КоАП РФ статьями, описывающими отдельные составы правонарушений в сфере охраны труда. Максимальная сумма штрафной станции была увеличена в 2 раза и составила 100 000 рублей.

Меры по увеличению размеров отдельных штрафов помогли снизить количество зафиксированных трудовых правонарушений. Работодатели, вынужденные платить серьезные штрафы за нарушение прав своих сотрудников, стали более осмотрительными и внимательными к персоналу.

Преобразованию подверглись нормы о сроках давности, установленных для привлечения работодателей к административной ответственности. Ранее начальники, допустившие ущемление интересов сотрудников, могли быть подвергнуты административному наказанию за нарушения трудового законодательства в течение 2-х месяцев.

В настоящее время закон продлил срок давности до 1 года, что позволило применять меры наказания к руководителям, уклоняющимся от ответственности длительный срок.

Таким образом, работа с кадрами включает организацию системы управления, регламентирует трудовой процесс. Предъявляемые к работникам четкие требования и задачи накладывают на них обязательства по исполнению трудовых отношений.

Грамотное оформление правового статуса отношений с работниками становится для работодателя выгодным процессом. Во-первых, работодатель получает право требовать от сотрудников четкого выполнения своих должностных обязанностей, а при уклонении от работы применять санкции.

В свою очередь сотрудники осознают ответственность работодателя и чувствуют свою социальную защищенность.

Источник: https://news.rambler.ru/other/37906452-osnovy-kadrovogo-deloproizvodstva-chto-vazhno-znat-sovremennomu-hr-u/

Что из себя представляет современное кадровое делопроизводство?

Современное кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это вид деятельности, который обеспечивает оформление и ведение кадровой документации.

Все юридические лица в процессе своей работы сталкиваются с необходимостью документирования трудовых отношений. Официальные бумаги, отражающие подбор, распределение, движение персонала, учёт рабочего времени и расчёт с работниками, а также закрепляющие право на коммерческую тайну, относят к кадровой документации.

Виды кадровой документации

Перечень кадровой документации весьма обширен и для каждого предприятия индивидуален. Все кадровые документы можно разделить на три вида:

  • Обязательные документы. Их необходимость регламентируется Трудовым кодексом. Такая кадровая документация должна быть на любом предприятии. Например, по каждому работнику ведутся личная карточка, трудовой договор, трудовая книжка, приказы. Также составляется штатное расписание, табель учета рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда и другие документы согласно действующему законодательству, регулирующему сферу кадрового делопроизводства.
  • Условно-обязательные документы. Они требуются только при наличии определённых процессов в работе. Например, при сменном режиме необходим график сменности.
  • Необязательные документы. Вводятся только по усмотрению работодателя для оптимизации кадрового делопроизводства. Это может быть инструкция о делопроизводстве, положения о персонале и т. д.

Необходимость ведения кадровой документации

Кадровое делопроизводство оказывает большое влияние как на функционирование самой организации, так и на её конкретных работников. Именно поэтому к оформлению кадровых документов выдвигаются высокие требования, а их ведение часто проверяется контролирующими органами.

Кадровая документация важна прежде всего тем, что является ценной с юридической точки зрения.

Она чётко обозначает права и обязанности сторон трудового договора, что нередко позволяет избежать споров и судебных разбирательств.

В случае возникновения судебных исков при помощи правильно оформленных специалистом по кадровому делопроизводству документов предприятие может доказать свою правоту и избежать выплат.

Кадровое делопроизводство является социально значимым. Например, расчёт трудового и страхового стажа (для получения льгот или выхода на пенсию) производится на основании записей в трудовой книжке.

Действующее законодательство строго регламентирует ведение кадровой документации. Нарушения караются штрафными санкциями.

Коммерческая тайна

Коммерческой тайной называют право предприятия на сохранение в тайне информации любого характера (производственной, технической, экономической), которая ценна тем, что не известна третьим лицам. Разглашение такой информации обычно ведёт к материальным убыткам.

Право на коммерческую тайну должно быть грамотно юридически оформлено. В учредительные, а также в некоторые регламентирующие документы нужно внести соответствующие положения. Затем разрабатывается внутренняя документация:

  • положение о коммерческой тайне;
  • перечень документов и информации, которые составляют коммерческую тайну;
  • положение о неразглашении коммерческой тайны и т. д.

Всех причастных сотрудников с этими документами нужно ознакомить под роспись.

В соответствии с законодательством, работники, нарушившие право на коммерческую тайну, несут уголовную, административную, гражданско-правовую и дисциплинарную ответственность.

Основные кадровые процедуры

Все кадровые процессы должны оформляться соответствующими документами, что входит в обязанности отдела (или сотрудника), отвечающего за кадровое делопроизводство.

К основным кадровым процедурам относят:

  • Приём на работу. При найме сотрудника на предприятие от него принимается заявление, издается приказ о приёме на работу, оформляются трудовая книжка, личная карточка. С работником заключается трудовой договор, составляются иные документы. При приёме на работу руководителя или при найме иностранца требуется оформление дополнительных кадровых документов.
  • Перевод, перемещение сотрудника. При временном перемещении сотрудника достаточно получить его письменное согласие. В остальных случаях нужно оформить заявление работника, соответствующий приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору.
  • Увольнение. При этой процедуре за 2 недели до увольнения принимается заявление работника, оформляется приказ, готовится записка-расчёт. Соответствующая отметка в трудовую книжку ставится в последний день работы сотрудника.

В зависимости от основания для приёма, увольнения или перемещения работника добавляются те или иные виды документации.

Также достаточно распространены такие кадровые процедуры, как предоставление отпусков, изменение штатного расписания, командирование сотрудников и т. д. Все они сопровождаются оформлением приказов и других документов.

Работник отдела кадров обязан знать полный перечень всех процедур и уметь грамотно оформить их документально. В этом случае кадровое делопроизводство будет действительно эффективным.

Обязанность каждого работодателя − задокументировать все кадровые процессы. А опытный специалист создаст эффективную систему кадрового делопроизводства, но при этом избежит громоздких бюрократических процедур.

  • Не имеете опыта в составлении отчетности и не хотите платить штрафы за ошибки в отчетности.
  • Хотите минимизировать расходы на содержание бухгалтерии и лицензионное программное обеспечение.
  • Необходимо квалифицированное бухгалтерское сопровождение.
  • Обеспокоены возможной налоговой проверкой и не уверены в ее положительном результате.
  • Налоговая заблокировала расчетный счет.

Источник: http://xn--78-6kcazkqd3a5h.xn--p1ai/chto-iz-sebya-predstavlyaet-sovremennoe-kadrovoe-deloproizvodstvo/

Кадровое делопроизводство — Audit-it.ru

Современное кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя.

    Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

  • оформление кадровых приказов;

  • заполнение трудовых книжек;

  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;

  • Правил внутреннего трудового распорядка;

  • Положения о персонале;

  • Положения о премировании и иных поощрениях

  • Положения о материальной ответственности работников;

  • Положения о коммерческой тайне;

  • Положение об отпусках;

  • Положение о командировках;

  • Положение о структурных подразделениях;

  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д. 

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. 

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. 

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.