Сметно договорной отдел функции

Сметно-договорной отдел не виноват, у него просто не было программы

Сметно договорной отдел функции

Виноваты в СДОСметно-договорные отделы (СДО) в строительных компаниях – эта та категория отделов, которая отвечает за учёт договоров, составление и проверку смет по объектам.

Виноваты в СДО

Сметно-договорные отделы (СДО) в строительных компаниях – эта та категория отделов, которая отвечает за учёт договоров, составление и проверку смет по объектам. И, как правило, с сотрудников СДО обычно и спрашивают. Попросту говоря, именно «сдошники» чаще всего становятся «крайними».

Ежемесячная проблема — какие объёмы выполненных работ можно подписать подрядчику в соответствии с объёмами, подписанными заказчику, — превращается в большую головную боль. Особенно, если данные из сметы с заказчиком не совпадают с данными из сметы с подрядчиком.

Например, у заказчика смета общая, свёрнутая, а у подрядчика детализированная, подробная или наоборот.

А ещё: не вовремя сопоставлены взаиморасчёты – виноваты в СДО, нет сведений об истории взаимоотношений с тем или иным подрядчиком или заказчиком – снова пеняют на СДО.

Несмотря на то, что деятельность сметно-договорного отдела принято считать регламентированной, на практике же таковой она не является.

Ведь обычно в компетенцию сотрудников данного отдела, кроме составления и проверки смет и актов, входят такие задачи как: создание договоров с заказчиками и подрядчиками, контроль сроков, учёт условий договоров (если нет юридической службы, то именно СДО отвечает за это).

Маловато будет

Между тем, реальных инструментов, которые бы помогали сотрудникам сметно-договорных отделов в работе, практически нет. Максимум, которым обеспечивают этих специалистов: стандартный пакет MS Office и сметная программа. Как говорится, маловато будет.

Из-за недостатка специализированных средств автоматизации принцип работы в авральном режиме буквально входит в привычку.

Сотрудники СДО просто и не предполагают, что может быть как-то иначе, им кажется, что всё нормально, ведение реестра договоров в бумажном виде или в MS Excel, бесконечное копирование копий договоров и других документов – это для них данность.

В результате недостатка в специализированных средствах автоматизации возникает замкнутый круг. Руководство строительной компании по объективным причинам хочет, чтобы в части сметно-договорных аспектов был порядок.

В то же время, понятия «автоматизация отдела», «внедрение специализированного ПО» в расчёт берутся не всегда.
Но это только с одной стороны. С другой стороны, профильных компьютерных решений, ориентированных именно на СДО, на рынке фактически нет.

А точнее не было до недавнего времени.

Специализированное «Готовое решение для СДО»

Компания «АЛТИУС СОФТ» разработчиком такой программы выступила, назвав её точно и по делу: «Готовое решение для СДО» (рисунок 1).

Рисунок 1

Вообще основной программный продукт компании это масштабная, готовая ERP-система управления строительным предприятием «АЛТИУС – Управление строительством». Однако мысль в дополнение к этой системе создавать отдельные программные продукты для каждого отдела строительной организации возникла не случайно.

Всё чаще и чаще потенциальные и действующие клиенты компании «АЛТИУС СОФТ» стали говорить о том, что СДО должен работать в рамках своей компетенции. То есть, независимо от данных, которыми располагают другие отделы.

Иными словами, чтобы работа не замыкалась на том, что сотрудник другого подразделения не подал данные вовремя или просто забыл это сделать. Ведь спрашивают-то всё равно с СДО.

Причём вплоть до того, что сотрудники этого отдела должны самостоятельно отслеживать процесс подготовки документа, его визирование, сроки действия, дальнейшее хранение и многие другие моменты.

Возможности для СДО

Итак, что же может программа «Готовое решение для СДО», и чем она полезна для соответствующего подразделения.

В программе реализованы следующие функции:

Подготовка и учёт договоров по единым стандартам (рисунок 2). Благодаря этому можно быстро сделать выборку документов и обработать их по заданным критериям. Например: по объектам, заказчикам, исполнителям, суммам договоров, ответственным лицам, типам строительства (промышленное, гражданское, дорожное) и так далее.

Рисунок 2

Распределение работ по субподрядным организациям с их дальнейшим контролем сроков, объёмов, стоимости.

Формирование и проверка КС-2, КС-3.

Ведение документооборота (хранение, визирование, сканирование документов, контроль перемещения бумажных копий).

Сквозной учёт всей цепочки: заказчик, генподрядчик, субподрядчик (рисунок 3).

Рисунок 3

Система напоминаний для возможности поэтапного отслеживания каждого договора.

Импорт смет из MS Excel и сметных программ, а также формирование коммерческих смет по собственным, внутрифирменным нормативам (как для заказчика, так и для подрядчика).

Получение отчётов по выполнению работ, проектов, договоров, которые демонстрируют всё, что касается заказчиков, субподрядчиков и распределения работ.

Ведение «Карточки подрядчика», в которой можно отследить всю историю работ с конкретным подрядчиком за любой период времени.

Работа в единой базе контрагентов (заказчиков и субподрядчиков). Причём такой базы нет в ни бухгалтерии, ни в любом другом отделе. В ней содержатся все данные о субподрядчиках, даже о тех, сотрудничество с которыми по каким-то причинам не состоялось.

Это лишь краткий перечень функций программы «Готовое решение для СДО». Основная её задача: стандартизировать и автоматизировать деятельность сметно-договорного отдела.

Сделать так, чтобы сотрудники СДО располагали необходимыми данными в оперативном режиме, могли получать заблаговременные напоминания об отклонениях от сроков выполнения работ, знали, какой договор необходимо пролонгировать.

В общем, стали обладателями реально работающего инструмента, который бы облегчил их профессиональную деятельность.

Сотрудники ищут, разработчик знакомит, начальник СДО отзывается

«Консультанты компании «АЛТИУС СОФТ» и я лично часто общаемся с представителями СДО. Как правило, эта категория сотрудников перегружена работой и инициаторами поиска профильного программного решения становятся чаще именно сами сотрудники, а не руководство строительной компании. Это как лакмусовая бумажка.

Раз сотрудники самостоятельно начали поиски и у них нет предубеждений к автоматизации – значит необходимость в специализированном ПО, действительно, назрела. В программу «Готовое решение для СДО» мы вложили важный функционал, который необходим сотрудникам этого отдела.

Никакой перегруженности, лишних возможностей в программе просто нет.

На постоянной основе мы проводим бесплатные интернет-семинары для СДО, в ходе которых предлагаем ознакомиться с программой, узнать больше о практических методиках ведения управленческого учёта и документооборота в строительстве», —говорит основатель и генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.

Кстати, по отзывам слушателя одного из прошедших интернет-семинаров, начальника СДО компании «Капитал-строй» Курносова Евгения, правильно и важно работать в единой базе данных субподрядных организаций.

Однако такие инструменты, как Word или Excel, удобными для этой цели не являются.

По мнению Евгения, программа «Готовое решение для СДО» содержит множество полезных функций для данного отдела, и её освоение было бы отличным шагом на пути к автоматизации бизнеса.

заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Подвезко.

Источник: http://www.EstateLine.ru/articles/20432/

Договорной отдел функции и задачи

Сметно договорной отдел функции

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности. Проводим экспертизу договоров.

Договорная работа, под которой понимается целый комплекс мероприятий, так или иначе, затрагивает все структурные звенья организации, предприятия и занимает значительное место в деятельности юриста. От ее правильной постановки зависит репутация компании в качестве надежного контрагента, прибыльность, риски привлечения к юридической ответственности.

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии).

По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке.

Он организовывает исполнение договора, согласовывает его с контрагентами, контролирует исполнение.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы.

Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени.

Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

  1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
  2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
  3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
  4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
  5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
  6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
  7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Источник: https://kraynev.ru/press-centr/publikacii/dogovornaya-rabota/

Сметно договорной отдел функции

— Финансовое право — Сметно договорной отдел функции

Запрещается производить работы при дефектах грузозахватных приспособлений, несоответствии массы груза и характеристик крана (грузоподъемность и вылет стрелы)

— Механизированный способ обязателен для грузов более 50 кг и при подъеме грузов на высоту более двух метров

— Графическое изображение способов строповки и зацепки (а также перечень основных перемещаемых грузов с указанием их массы) выдаются стропальщикам и машинистам на руки, вывешиваются в местах производства работ

— Лица, не участвующие и не имеющие непосредственное отношение к работам, не должны находиться в месте производства работ

— Погрузочно-разгрузочные работы с опасными грузами производятся по наряду-допуску в специально отведенных местах, при наличии данных о классе опасности груза и указаниях отправителя груза касательно мер безопасности

Источник: https://tehnoservice-spb.ru/dogovornoy-otdel-funktsii-i-zadachi/

Сметно-договорной отдел

Сметно договорной отдел функции

Состав:1. ИВАНОВ (начальник отдела); 2. ПЕТРОВА(ведущий инженер); 3. СИДОРОВА (инженерIIкатегории); 4. СЕМЕНОВА (инженер).

Классификатор функций

  1. Работа по ведению договоров, расчеты удорожания сметной стоимости по статьям затрат

    1. Работа с объектными, локальными и дополнительными сметами – расчеты, анализ, проверка.

      1. Рассмотрение накладных расходов и плановых накоплений, приведение смет к единообразию (для объектных и локальных).

      2. Проверка состава документов, корректировка составления смет, применения начислений, подготовка к согласованию (для дополнительных смет).

    2. Работа с калькуляциями – расчеты, анализ, проверка, а также выполнение различных расчетов и проверок по статьям затрат при текущей работе по ведению договоров.

      1. Проверка (сопоставление и анализ) себестоимости оборудования по статьям затрат с проверкой трудозатрат по ЕНиР, а также технической документации и договоров с поставщиками.

      2. Сопоставление цен сторонних поставщиков для принятия решения об использовании приобретенных у них материалов.

    1. Расчеты по определению индекса удорожания по статьям затрат с определением индексации договорной цены и лимита капитальных вложений.

      1. Отслеживание себестоимости по статьям затрат с группировкой их примерно в 7 статей в зависимости от вида, объема и местонахождения работ для расчета индекса удорожания (для работы со всеми подрядчиками):

        1. Структуризация сметы.

        2. Расчет и обоснование заработной платы в зависимости от трудоемкости работ.

        3. Анализ по статьям: «Механизмы», «Транспорт», «Перевозка рабочих», т.е. техники, заложенной в проекте, сопоставление стоимости, проверка расчетов по удорожанию.

        4. Анализ накладных расходов с проверкой по журналу операций.

        5. Составление сводной таблицы с индексирование на 1 млн.руб. сметной стоимости.

        6. Расчет и проверка статьи «Плановые накопления», а также статьи «Прочие».

      2. Производится анализ и проверка статьи «Заготовительно-складские расходы» и затрат по содержанию железнодорожных тупиков, а также изучение писем о непредвиденных расходах с проведением необходимых расчетов и проверок.

      3. Изучение смет и расчетов по пуско-наладочным работам (ПНР), составленных в разных уровнях цен для выработки целесообразной системы осмечивания и определения договорной цены ПНР в составе договора.

      4. Отработка замечаний по договору с подрядчиком.

    2. Отслеживание остаточной сметной стоимости по договорам подряда, переходящим на следующий год, и механизм заключения новых договоров на текущий год, т.е. организация и проведение тендеров.

      1. Анализ калькуляции, т.е. себестоимости материалов, изделий, технологий с приложениями в различных уровнях цен, а также технической документации и договоров с поставщиками.

      2. Обеспечение полного комплекта документов и отработка замечаний к ним по «Проекту договоров подряда и дополнительных соглашений к ним».

      3. Определение остатка сметной стоимости по преходящим договорам подряда с заполнением формы.

      4. Заполнение формы о ходе договорной компании, изучение тендерной документации оферентов, обработка информации и выбор победителя в ходе проведения тендера на право выполнения строительных работ.

      5. Заполнение статистической отчетности о проведении тендера.

    3. Мониторинг удорожания стоимости строительства, изменения цен для использования информации для дальнейшей работы.

      1. Анализ удорожания стоимости строительства по итогу выполненных работ.

      2. На основе статей затрат рассчитывается прогноз изменения индекса, анализируется динамика роста цен.

      3. Проверяется наличие обоснований для удорожания стоимости с соблюдением унифицированного подхода.

      4. Анализируются затраты, изменение цен, связанные с рыноч­ными отношениями.

      5. Проверяется укомплектованность документов по форме 2, цена, обоснование для ее удорожания.

    4. Ежегодный анализ по увеличению лимита капитальных вложений:

      1. оформляются в «Протокол согласования договорной цены», который передается руководству.

      2. Выполнение расчетов затрат с согласованием двумя сторонами дополнительного документа «Проекта соглашения с ОАО Газпром» с утверждением лимита капитальных вложений и с определением индекса перехода к текущим ценам от цен 1991 г.

      3. Расчет цены на основании «Протокола» и подготовка комплектов документов к подписанию с учетом возможности корректировки плана по ОАО «Газпром».

  1. Работа с документами:

    1. Заполнение Книги учета выполненных работ.

    2. Выдача справочной информации, визирование документов.

  2. Отслеживание изменений в системе ценообразования и консультирование по этим вопросам:

    1. Посещение семинаров по ценообразованию.

    2. Разработка ценников в центре ценообразования.

    3. Консультирование по телефону и устно по различным вопросам, касающихся ценообразования.

Отделпо строительству объектов социально-бытовогоназначения

Составотдела: 1. ЖУКОВ (начальник отдела);2. ЗАЙЦЕВ (заместитель начальникаотдела); 3. МЕДВЕДЕВ (ведущий инженер);4. ФАРОВА (инженер Iкатегории); 5. ПТИЦИНА (инженер IIкатегории); 6. ТЕПЛОВА (инженер).

КЛАССИФИКАТОРФУНКЦИЙ

  1. Функции Представителя Заказчика на объекте, связанные с организацией стройки, документарным оформлением, техническим контролем и надзором, подготовкой и организаций расчетов, действия по приему-передаче объекта.

    1. Обеспечение выполнения плана капитального строительства объектов.

    2. Организация стройки с документарным оформлением всех этапов с текущим контролем и надзором.

      1. Работа с документами при организации заключения и расторжения договоров подряда:

  • подготовка и заключение договоров подряда на капитальное строительство, договоров о совместной деятельности по инвестированию с городской и районной администрацией;

  • проверка, организация и оформление документов по отводу земли, технических условий на проектирование и строительство объектов, которые строятся вне региона Тюменской области;

  • контроль за поступлением, приемкой, проверкой и утверждением ПСД;

  • контроль и подготовка необходимых документов с информа­цией по подрядчикам, не выполняющих своих договорных обязательств для дальнейшей передачи их в Арбитражный Суд.

      1. Текущая работа по объекту:

  • Ознакомление с документами, письмами, распоряжениями и приказами;

  • Осуществление технического надзора за качеством подрядных работ за объектами за пределами Тюменской области;

  • Обеспечение сдачи оборудования в монтаж;

  • Контроль за расходом строительных материалов.

    1. Фаза определения прав собственности на недвижимое имущество – Подготовка и организация приемки объекта с последующей передачей на баланс организации или продажей объекта с оформлением всех сопутст­вующих документов, взаиморасчетов и выплат:

      1. Контроль за приемкой выполненных работ.

      2. Контроль за оформлением, утверждением актов рабочих комиссий и Госкомиссий, подготовкой материалов для ввода объектов в основные фонды, передачей их в эксплуатацию, техническое обслуживание и на баланс, регистрацией в собственность.

      3. Контроль и анализ кредиторской и дебиторской задолженности подрядчика с решением вопроса о выплате дебиторской задолженности.

      4. Выработка соглашений и оформление взаиморасчетов с импортными подрядчиками за выполненные работы.

      5. Подготовка договоров купли-продажи и оформление актов приема-передачи по уже введенным в эксплуатацию, а также по незавершенным по строительству объектам.

      6. Подготовка приказа о вводе объекта в эксплуатацию и в основные фонды или купле-продаже объекта.

  1. Функции планирования с использованием информации из дру­гих отделов:

    1. Составление годовых и перспективных планов капитального строительства и поправок по объектам.

    2. Работа с отделом социального развития по вопросам приобретения, продажи или строительства жилья в разных регионах России.

  2. Отчетность по объектам:

    1. Участие в составлении годового отчета.

    2. Составление обзоров и отчетов по курируемым объектам.

Нарисунках 3.1-3.12 представлены примерыIDEF-моделей.

Соседние файлы в папке Салов. Курсовик

Источник: https://studfile.net/preview/2533897/page:5/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.