Смена главного бухгалтера при смене директора

Содержание

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Смена главного бухгалтера при смене директора

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия.

Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера.

В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Скачать бланк отзыва доверенности

Скачать уведомление об отзыве доверенности

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства.

Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым.

Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

  • бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
  • учетной политики и локальных нормативных актов;
  • переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
  • бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

  • новый главбух;
  • действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

  • срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
  • период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

О порядке увольнения главного бухгалтера

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

  • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
  • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
  • ключи от сейфов;
  • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
  • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

https://www.youtube.com/watch?v=noPOss6yX4E

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

  • непосредственно в самом акте;
  • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

  • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
  • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
  • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
  • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки.

Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно.

В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

  • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
  • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
  • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

  • провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
  • войти в курс дела;
  • точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/poshagovaya-instruktsiya-po-peredache-del-pri-smene-glavnogo-bukhgaltera/

Что делать если главный бухгалтер увольняется?

Смена главного бухгалтера при смене директора
фото из интернета

Многие фирмы и в первую очередь их руководители оказываются совершенно не готовыми к ситуации, когда ушел главный бухгалтер, не сдав отчетность и не передав дела преемнику. Такие случаи нередки.

Не только исчезновение, но даже неожиданное увольнение главбуха чревато массой проблем с налоговой и контрагентами. Особенно серьезными бывают последствия, если деятельность специалиста никто не контролировал.

Как свести потери к минимуму и избежать штрафных санкций, пойдет речь в этой статье.

Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.

Этап 2. Проведение инвентаризации

Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.

Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности

Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • данные об учетной политике компании;
  • первичную документацию;
  • отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами;
  • описи по факту инвентаризаций;
  • кассовые документы и выписки о банковских операциях;
  • документы, касающиеся кадрового состава;
  • должностные инструкции рядовых бухгалтеров.

Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи.

После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года.

Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.

Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.

Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы

Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении. Речь идет о документах, которые отражают специфику и результаты деятельности компании:

  • учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
  • документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
  • приказы о проведении инвентаризации и описи;
  • документы о взаимоотношениях с налоговой (акты проверок и сверок с налоговыми органами);
  • документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
  • документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
  • документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
  • документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
  • договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
  • первичные документы и бухгалтерские справки;
  • бланки строгой отчетности;
  • доверенности, путевые листы.

Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера

Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел, также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.

Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел

В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

  • ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
  • дата передачи обязанностей;
  • дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
  • названия и количество переданных документов;
  • серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • сведения об утерянных документах;
  • ошибки, выявленные проверкой;
  • количество переданных печатей, штампов;
  • последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

  • об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
  • учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
  • учете основных средств и нематериальных активов;
  • учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
  • расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
  • бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
  • хранении и уничтожении документов.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом  еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

  • за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.

К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.

Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании. Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).

За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.

Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:

  • трудового договора;
  • платежных документов;
  • актов проверки надзорных органов.

Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.

Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d4ebdf8a2d6ed00ad2aad97/chto-delat-esli-glavnyi-buhgalter-uvolniaetsia-5f397c789c3ef8573a318521

Главный бухгалтер увольняется: как не оказаться заложником крупных штрафов

Смена главного бухгалтера при смене директора

Светлана Иванова

Специалист отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

специально для ГАРАНТ.РУ

Согласно п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса, вы можете расторгнуть трудовой договор, если работник не соответствует занимаемой должности – это можно понять по результатам аттестации. Если бухгалтер решил уйти сам, то, согласно трудовому законодательству, у вас есть 14 календарных дней на передачу дел (ст. 80 ТК РФ).

Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении действующего не отражена в российском законодательстве. Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, компания должна максимально подробно организовать данный процесс самостоятельно. Вот список дел, которые необходимо сделать в первую очередь.

Чтобы не упустить важные пункты, составьте локальный акт, где следует указать, как будут приниматься и сдаваться дела при увольнении/принятии на работу главного бухгалтера. Обязательно подпишите документ у сотрудников, вовлеченных в процесс передачи дел.

2

Вы вполне можете уложиться в 10 рабочих дней. Несмотря на дополнительные затраты, вы получите независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. На основе рекомендаций аудиторов вы сможете скорректировать имеющиеся у вас расчеты и избежать претензий налоговой службы, а, значит, дополнительных штрафов.

3

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами.

Посмотрите, соответствуют ли остатки на счетах бухгалтерского учета реальным остаткам запасов, материалов и основных средств в организации.

По итогам проверки должны быть составлены акты и описи в трех экземплярах: один остается в компании, два других передаются бухгалтерам.

В крупной компании инвентаризация может занять довольно много времени, поэтому можно сверять данные выборочно, например, совпадает ли кредиторская и дебиторская задолженности с реальной ситуацией. Эта информация влияет на финансовую отчетность, неправильное отражение которой грозит штрафными санкциями.

4

Запросите справки из проверяющих органов: ФНС России, ПФР и т.п.

Если вы сделаете запрос выписки через сервис “Электронная отчетность” от компании “Электронный Экспресс”, акт сверки, подписанный ЭЦП, получите в течение 1-2 рабочих дней.

В налоговой службе справка о задолженностях с печатью ИФНС предоставляется через 10 рабочих дней (такая справка нужна, если вы планируете взять кредит или участвуете в тендере, поэтому можно обойтись первым вариантом).

Вам нужно быть уверенным, что у вас нет никаких задолженностей, а также сданы все необходимые документы: налоговые декларации и другая отчетность. Посмотрите, проводился ли обязательный аудит. Напомню, что он таковым является при соблюдении следующих условий:

Заключения необходимо еще и публиковать в государственном реестре. С 1 октября 2016 года сведения об аудите подлежат включению в реестр в течение трех рабочих дней с даты, когда юридическое лицо или ИП получили аудиторское заключение.

5

Счет “Расчеты с персоналом по оплате труда”, как правило, должен быть закрыт. Здесь может быть только сальдо по задолженности, если, например, вы начислили зарплату в конце месяца, а выплачиваете ее в начале следующего.

Также следует проверить счет “Расчеты с подотчетными лицами”. Сюда относятся расчеты по выданным подотчетным суммам и оприходованным авансовым отчетам. Например, кто-то из сотрудников поехал в командировку, и вы выписывали ему командировочные расходы под отчет.

Особое внимание нужно обратить на следующий пункт: если работник не отчитался за выданную ему сумму, то новый аванс ему лучше не выдавать, несмотря на то, что с 19 августа 2017 года Банк России внес изменения в действующий порядок расчетов Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У, и теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент.

Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП). Но все же копить долги у подотчетных сотрудников и сейчас очень рискованно.

Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ, и свою позицию придется отстаивать уже в суде (например, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19 июля 2016 г. № Ф10-2385/2016). Особенно внимательно нужно проверять, если расчеты проходят в иностранной валюте: несоблюдение курсовой разницы может привести к ошибкам в отчетности.

6

Сделайте выгрузку реестра, например, оприходованных от поставщиков документов из бухгалтерской базы и сравните с перечнем существующих документов за последние три года.

Так как в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.

Если же система архивации в компании нарушена, и найти документы невозможно, вам придется повторно запрашивать их у контрагентов.

7

Отчет “Анализ субконто” позволит посмотреть данные по выбранному виду субконто: начальное и конечное сальдо, обороты за период по счетам. Это некий экспресс-анализ, который позволяет выявить ряд ошибок – человеческий фактор ведь никто не отменял.

Можно воспользоваться и другими встроенными функциями бухгалтерской программы и сделать, например, экспресс-проверку по налогу на прибыль.

Программа позволяет проверить качество ведения учета ПБУ 18/02 “Учет расчетов по налогу на прибыль организаций”
8

Ни Налоговый кодекс, ни законодательство не требуют сообщать в налоговую инспекцию данные о смене главного бухгалтера (исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности).

Формально представить подобную информацию нужно обязательно, если в компании меняется генеральный директор. Однако информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании в ИФНС, поэтому многие инспекторы просят присылать им уведомление о смене главного бухгалтера. Конкретных сроков для подачи уведомления нет.

Поэтому компания, в которой прошло увольнение главного бухгалтера, может отправить его в любое удобное время. Но и особо затягивать с данной процедурой тоже не стоит. Уведомление о смене главного бухгалтера составляют в произвольной форме. При подготовке можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой инспекции, которые оформляют в свободной форме.

Инспекторы, как правило, просят приложить к уведомлению копию приказа о назначении главбуха, а также указать паспортные данные нового главбуха и контактные телефоны.

Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета.

Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г.

№ 153-И “Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов”).

Помните об ответственности

Главный бухгалтер несет дисциплинарную, административную и уголовную ответственность, если его действия не попадаю под ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ общий срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушения в сфере бухучета увеличен до двух лет. Но применительно к ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ срок давности составляет всего 1 год. Согласно же ч. 3 ст. 4.

5 КоАП РФ за правонарушения, влекущие применение дисквалификации, лицо может быть привлечено к ответственности не позднее одного года со дня совершения либо обнаружения правонарушения. Соответственно, срок давности привлечения должностного лица к ответственности по ч. 2 ст. 15.

11 КоАП РФ, в соответствии со специальной нормой ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ, составляет один год.

В этом году чиновники приняли несколько поправок для того, чтобы у налоговиков появилась возможность взыскать долги за счет личного имущества главного бухгалтера (Федеральный закон от 29 июля 2017 г. № 266-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О несостоятельности (банкротстве)” и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях”).

Теперь личным имуществом рискуют не только руководители, но и главные бухгалтеры. Раньше из закона о банкротстве было непонятно, кого можно привлечь к субсидиарной ответственности. Теперь риски для главного бухгалтера растут: ответственными лицами становятся и главный бухгалтер, и финансовый директор.

После увольнения главный бухгалтер может понести только уголовную ответственность за уклонение организации от уплаты налогов в крупном размере (ст. 199 Уголовного кодекса).

Осудить главного бухгалтера могут лишь в том случае, если он действовал умышленно и осознавал, что его действия причинят ущерб бюджету РФ.

А вот к дисциплинарной и административной ответственности уволенного главбуха привлечь уже нельзя.

административная ответственность, бухучет и отчетность, внутренний аудит, внутренний контроль, возмещение убытков, налоги, сборы, взносы, налоговая ответственность, налоговый контроль, трудовые отношения, уголовная ответственность, Светлана Иванова

Подписаться на наш канал в Яндекс.Дзене

Документы по теме:

Источник: https://www.garant.ru/ia/opinion/author/ivanova/1148687/

Смена главного бухгалтера и передача дел + акт передачи документов

Смена главного бухгалтера при смене директора

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1.Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

  • Скачать образец акта приема-передачи дел

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

  • реквизиты участников процесса;
  • сроки;
  • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
  • полный список переходящих документов;
  • характеристики бухгалтерии;
  • реквизиты бланков отчетности;
  • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
  • система учета расчетных операций (банковские выписки);
  • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
  • порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

НарушениеШтраф
Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой4000-5000 руб.
Нарушение отчетности по валютным операциям4000-5000 руб.
Нарушение норм предоставления статистических данных3000-5000 руб.
Ведение деятельности без регистрации в налоговой2000-3000 руб.
Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации300-500 руб.
Искажение в отчетности сумм более чем на 10%2000-3000 руб.

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

  • Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
  • Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

  • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
  • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
  • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
  • сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/smena-glavnogo-buhgaltera/

Как уволить главного бухгалтера?

Смена главного бухгалтера при смене директора

Беспроблемное увольнение главного бухгалтера — непростая задача для руководства компании, поскольку этот специалист — важнейшая фигура, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность как коммерческих, так и бюджетных организаций. Такой шаг становится необходимостью по объективным и субъективным  причинам. Для всех ситуаций трудовой кодекс предусматривает варианты с минимальными потерями для обеих сторон, а также алгоритмы действий в конфликтных ситуациях.

Можно ли уволить главного бухгалтера

Стандартные основания для увольнения по инициативе работодателя или самого главного бухгалтера:

  • несоответствие сотрудника занимаемой должности;
  • собственное желание бухгалтера покинуть организацию;
  • сокращение штата;
  • проблемы со здоровьем, смена места жительства, прочие личные обстоятельства;
  • регулярные или крупные ошибки, допущенные специалистом и приведшие к убыткам либо другим проблемам;
  • изменение статуса предприятия;
  • смена руководителя (актуально для ООО и других коммерческих организаций с разными формами собственности).

В любом из случаев требуется документировать каждый этап процесса, скрупулезно соблюдать трудовые и правовые нормы.

Как уволить главного бухгалтера без его желания

Чаще всего увольнение главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит из-за:

  • результатов аттестации, показывающих неспособность работника выполнять возложенные обязанности;
  • повторного нарушения трудовой дисциплины, когда у сотрудника уже есть взыскание (опоздания, непредусмотренные отлучки с рабочего места и пр.);
  • однократного, но серьезного нарушения трудовой дисциплины (появление на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, прогул);
  • факта разглашения коммерческой тайны;
  • утраты доверия к главбуху после неправомерных действий с имуществом организации;
  • обнаружения недостоверности документов, предъявленных при устройстве на работу.

Сокращение штата — тема, которая рассматривается отдельно.

Увольнение нормируется статьями 81 и 84.1 ТК РФ.

Уволить главного бухгалтера по статье

Кратко рассмотрим, за что можно уволить главного главбуха по статье. Специфика работы с финансовыми ресурсами и материальная ответственность приводят к профессиональным проступкам и ошибкам, чреватым потерей средств, а иногда наносящих урон репутации компании. Уволить главбуха работодатель вправе, если на счету специалиста:

  • принятие необоснованных решений, спровоцировавших имущественный ущерб для компании (неправомерное использование находящихся на счетах в банке либо наличных средств, нарушение сохранности материальных запасов и пр.) — п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
  • действия, повлекшие утрату доверия (хищение, манипуляция денежными и товарными ценностями и др.) — п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Чтобы правильно провести увольнение, нужна достаточная доказательная база и актуальная документация: приказы, акты, счета — бумаги, которые могут подтвердить обвинения, в том числе в суде.

Как уволить главного бухгалтера по собственному желанию

Самый безболезненный вариант для работодателя и сотрудника — увольнение бухгалтера по собственному желанию. Процедура подробно освещена в ТК РФ.

Существуют два варианта процедуры:

  1. специалист решает уйти сам, в связи с личными или профессиональными обстоятельствами;
  2. сотрудник и работодатель совместно принимают решение, как наименее затратное для обеих сторон, если есть причины, подпадающие под другие регламенты.

В любом случае правила, изложенные в 84.1 ТК РФ, должны соблюдаться неукоснительно: приказы подписываться, а деньги и документы выдаваться своевременно.

Увольнение главного бухгалтера при смене руководителя

Быстрое увольнение главного бухгалтера при смене руководителя — распространенная практика, регламентированная ст. 75; п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Обычно такое решение сопровождает смену собственника. Не позднее трех месяцев после получения прав на бизнес новый владелец компании вправе расторгнуть трудовые договоры не только с главбухом, но и с руководителем организации, его заместителем. 

Для таких ситуаций предусмотрена выплата компенсаций и выходных пособий увольняемым лицам. Полагающаяся каждому сумма составляет не менее трех месячных окладов (ст. 181 ТК).

Дату оповещения об окончании работы в компании новый собственник или назначенный им руководитель определяет самостоятельно, в нормативных актах нет четких указаний на этот счет. В трудовой практике принято уведомлять увольняемого специалиста не позднее чем за 2 месяца до расторжения договора.

Особенности

Со спецификой должности напрямую связаны особенности увольнения главного бухгалтера. При любом варианте ухода сотрудника требуется организовать передачу дел преемнику. От своевременности и корректности проведения этой процедуры зависит отсутствие финансовых проблем у компании.

Главный бухгалтер может передать дела:

  • специалисту, назначенному на освободившуюся должность;
  • заместителю или исполняющему обязанности главбуха, согласно приказу руководства.

Если эти лица отсутствуют или не назначены на момент передачи дел, документацию принимает лично директор компании.

Важно составить акт, подтверждающий принятие дел второй стороной, и список полученных документов и отчетов. В акте отражаются все нюансы процесса. Если главбух выполнил эту часть работы ненадлежащим образом, что зафиксировано в акте приемки, уволившийся специалист может привлекаться к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ.

Как правильно уволить главного бухгалтера

Стандартный порядок регулируется Трудовым Кодексом, не отличается от алгоритма расторжения договоров с другими сотрудниками.

По собственному желанию

Увольнение главного бухгалтера, происходящее по его собственному желанию, — наиболее простой вариант.

Порядок процедуры, согласно 84.1 ТК РФ, следующий:

  • главбух пишет на имя руководителя заявление об уходе за 2 недели до предполагаемой даты увольнения;
  • после получения и подписания заявления директор оформляет приказ;
  • работник уведомляется о наличии приказа и получает копию, если есть такая необходимость;
  • директор издает приказ о передаче дел другому сотруднику;
  • главбух передает дела;
  • положенная оплата перечисляется увольняющемуся специалисту в день ухода, на руки выдается трудовая книжка.

Таким образом, сроки увольнения главного бухгалтера — 14 дней с момента подачи заявления.

По инициативе работодателя

Чтобы работодателю избежать судебных исков со стороны уволенного специалиста, необходимо соблюсти все правила:

  • провести аттестацию, если речь идет о несоответствии должности;
  • документально зафиксировать нарушения, взыскания, если таковые стали причиной;
  • предоставить сотруднику (если уход происходит не по статье) возможность занять другую должность при наличии вакансий в компании;
  • выплатить заработную плату, компенсацию или выходное пособие;
  • составить акт передачи дел.

Приказы, акты (включая локальные) сохраняются и предъявляются в случае претензий или судебного иска.

Также важно назначить преемника и обеспечить полноценную работу бухгалтерии без возможности впоследствии оправдывать проблемы нового руководителя подразделения ошибками предшественника.

Составление акта и передача дел

Основными документами при увольнении главбуха становятся приказ и акт передачи-приемки дел. Процесс передачи зависит от специфики деятельности компании и других факторов, не является законодательно установленной процедурой, но важен для дальнейшей финансово-хозяйственной работы организации.

Важные этапы:

  • завершение учетных процессов на период, предшествующий увольнению главбуха;
  • оформление отчетов;
  • инвентаризация средств в кассе, товарного и денежного имущества;
  • проверка бухгалтерской отчетности с привлечением аудиторов;
  • завершение текущих учетных процессов;
  • сверки с ФСС и налоговой.

Локальный нормативный акт может определить состав комиссии, процедуру и сроки передачи дел.

Сколько времени отрабатывает главный бухгалтер при увольнении?

Установленная законом двухнедельная отработка главного бухгалтера происходит в общем порядке. Регулируется это вопрос статьей 80 ТК РФ.

Согласно нормам, изложенным в документе, уходящий по собственному желанию специалист, предупреждает руководство за 2 недели (14 дней) до даты увольнения.

На практике сложилось, что главбух, как ответственное лицо, сообщает об уходе раньше, чтобы успеть передать дела, но в ТК такие особенности не предусмотрены. Директор не вправе увеличить срок отработки на более длительное время, кроме как по договоренности с самим специалистом.

Особые права у главбуха, который на момент увольнения находится на испытательном сроке. Такой специалист может предупредить руководство за 3 дня вместо 14, и отработка сокращается до этого временного промежутка.

В каких случаях можно не отрабатывать две недели?

При увольнении по собственному желанию для главного бухгалтера в особых случаях может быть отменена отработка. Вот основные уважительные причины:

  • выход на пенсию;
  • поступление в образовательное учреждение;
  • перевод супруга (супруги) сотрудника или переезд в другой город, страну;
  • проблемы со здоровьем, не позволяющие работать в должности;
  • уход за больным близким родственником.

Отдельно регламентируются такие случаи, как задержка заработной платы или другие варианты неисполнения работодателем норм трудового права. Если таковые присутствуют, главбух пишет заявление с подробным указанием причин ухода и прилагает документы, подтверждающие изложенные факты. После этого специалиста обязаны уволить без отработки.

Как уволить заместителя главного бухгалтера?

Как любой сотрудник, заместитель главного бухгалтера может быть уволен в связи:

  • с личным желанием покинуть организацию;
  • несоответствием его квалификации требованиям к занимаемой должности;
  • сокращением штата;
  • повторным нарушением трудовой дисциплины либо первым, но грубым нарушением;
  • хищением или другим проступком, связанным с материальной ответственностью.

При увольнении по собственному желанию заместитель главбуха подает заявление на имя руководителя компании за 14 дней до предполагаемой даты ухода и отрабатывает этот срок, если нет уважительных причин для отмены отработки.

Перед увольнением из-за недостаточной квалификации проводится соответствующая аттестация.

Нарушение трудовой дисциплины и взыскания должны быть зафиксированы в документах, подписанных руководителем, а факты хищения или иных подобных проступков — в соответствующих актах.

При смене руководителя заместитель не попадает в список лиц, увольняемых новым собственником предприятия, если между ними нет договоренности об этом.

Источник: https://lavnikpartners.com/articles/kak-uvolit-glavnogo-buhgaltera/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.