Служебная записка википедия

Содержание

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка википедия

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка

05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://news.myseldon.com/ru/news/index/228730165

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними – Что лучше

Служебная записка википедия

Среди разнообразных видов делового общения важной частью офисной жизни является переписка. Ее главный инструмент – это всем известные служебные записки, которые, в зависимости от содержания, бывают объяснительными, докладными и пр.

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов.

Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк.

В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику.

Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр.

Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д.

Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства.

Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

  • «Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
  • Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
  • Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале.

Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия.

В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

  • Документ составляется на фирменном бланке организации.
  • Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
  • Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
  • Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
  • Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

  1. Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
  2. Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

  1. Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
  2. Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
  3. Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
  4. Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Источник:

Чем отличается служебная записка от докладной — в каких случаях и как писать

Существуют правила написания документов, регламентирующих деятельность работодатель-работник. Именно поэтому, необходимо знать, чем отличается служебная записка от докладной, в каких случаях они пишутся.

Что такое служебная записка, когда она пишется

Не всегда устное обращение позволяет решить вопрос. Поэтому необходимо знать, правила письменного обращения с просьбой, предложением к начальству.

Служебная записка — внутренняя, внешняя — зависит от адресата, функций, несущих на себе. Адресовывается вышестоящему начальнику.

Может содержаться просьба, замечание или предложение.

Классификация:

  • докладная;
  • объяснительная;
  • пояснительная;
  • аналитическая.

Написанная бумага не только оговаривает суть проблемы, но и указанное подробное описание, пути решения.

Суть написания заключается — сообщение вышестоящему руководящему составу о возникших ситуациях.

Четких требований к ее написанию нет, составляется документ в произвольной форме. В шапке требуется указать адресата, к которому она должна будет попасть.

задача — изложить, все, что волнует, не устраивает, дать варианты решения.

Для уверенности, что документ будет получен начальствующим составом, лучше составить в двух экземплярах.

Передавая записку, на копии прописывается дата, время приема, личные данные и роспись. Кроме того, ставится печать компании. Копия сохраняется, пока не будет решен вопрос полностью.

Бывает ситуация, когда это единственное средство общения между отдаленными подразделениями. Тогда прописываются адреса стороны, написавшей его и получателя. При написании используется формат А4.

Что такое докладная, кем и когда пишется

Наиболее популярный вид, адресованный главному бухгалтеру, директору, вышестоящему руководству. Имеет юридическую силу, всегда направляется только вышестоящему управляющему. Главной задачей является — информирование руководящего состава о сложившейся ситуации. Возможно указание на возможность решения проблемы.

Пишется любым сотрудником организации. Могут быть отчетными, информационными, внештатными.

Функции:

  • урегулирование проблемы;
  • предложение по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководящего состава мнения коллектива;
  • при конфликтной ситуации изложение своей позиции;
  • отчет о ходе выполненной работы;
  • информирование руководства о нарушении трудовой дисциплины.

Пишется в любом случае, когда требуется реакция руководства и его вмешательства в работу организации изнутри.

Основные отличия документов

Несмотря на всю схожесть, стоит сказать о том, что есть и отличия:

СлужебнаяДокладная
Может быть написана на имя любого сотрудникаАдресована только вышестоящему начальству
Внутренний вариантВнешний, используется для переписки между юридическими лицами разных компаний
Не имеет юридической силыИмеет юридическую силу
Составляется на обычном листке бумагиИспользуется фирменный бланк, регистрационный номер и обязательные элементы официальной переписки

Как правильно составить: образцы и бланки

При составлении одного и другого пояснения, можно писать все самостоятельно, без использования подсказок. Лучше, воспользоваться образцами, чтобы она была принята, зарегистрирована как входящая документация.

Рекомендуем прочитать: чем отличается средне специальное образование от средне профессионального — какие учебные заведения дают?

Положение и регламент: что это такое простыми словами, определение, в чем разница? Смотрите информацию здесь.

Чем отличается импорт и экспорт и что это такое — gderaznica.ru/social/import-i-eksport.html

  • Образцы можно скачать, перейдя по ссылке:
  • Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины. doc
  • Скачать пустой бланк служебной записки. doc
  • Независимо, что пишется, юридически это должно быть оформлено правильно.
  • Смотрите видео, в чем разница между докладной и служебной запиской:

Источник:

Разница между докладной и служебной запиской

Взаимодействие сотрудников корпорации друг с другом может осуществляться посредством использования докладных и служебных записок. В чем их особенности?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

https://www.youtube.com/watch?v=3Cd_dVDc4Hg

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

  • заголовка;
  • даты составления;
  • ФИО и должности лица, которому направляется документ;
  • текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
  • текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
  • текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
  • ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

Что представляет собой служебная записка?

Под служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

  1. составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;
  2. руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
  3. руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким. Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.

Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения. Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще.

Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается.

Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской. Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении. Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.

Источник: https://sosh16zernograd.ru/eda-i-napitki/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznitsa-mezhdu-nimi.html

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СЛУЖЕБНЫЕ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка википедия

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. 

Докладная записка

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;

  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • адресат;

  • подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации.

При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.Текст докладной записки может состоять и из трех частей.

В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.

Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике.

В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД.

Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.Служебные записки— это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.Служебные записки оформляютсятак же, как и докладные.

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,

  • отчетные или

  • информационные.

  1. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц).Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

  2. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

  3. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Источник: https://moodle.kstu.ru/mod/book/tool/print/index.php?id=16883

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.