Служебная записка с маленькой или большой буквы

Требования к оформлению деловой бумаги

Служебная записка с маленькой или большой буквы

Основы составленияи оформления деловых бумаг

Официально-деловойстиль– один из книжных стилейсовременного русского литературногоязыка, сформировавшийся как средствообслуживания официальных сфер общения:законодательной, дипломатической,служебной. Функциональная природаофициально-делового стиля определяетследующие его особенности:

  • использование специфической лексики,
  • повторяемость речевых средств на определенных участках типовых текстов,
  • особенности синтаксиса,
  • минимальная эмоциональная окрашенность текста.

Цель деловой бумаги– правильно и однозначно передатьинформацию. Поэтому при составленииофициальной бумаги важно знание и учетособенностей языка и стилясовременнойкорреспонденции, а также соблюдениепредъявляемых оформительскихтребований. Невыполнение этих условийзатрудняет работу с документами, лишаетих юридической и практической значимости.

Особенностиформы и содержания документа

Документы – тексты,написанные в канцелярско-деловомподстиле, – занимают в жизни современногочеловека значительное место, онирегулируют его социальную жизнь.Значимость документа, его ролиподдерживается на государственномуровне: официальные бумаги подвергаютсястандартизации,т. е. требования ксоставлению документов утверждаютсязаконодательно, через ГОСТ (Государственныйстандарт).

Документы описываютсамые разнообразные ситуации, возникающиев жизни человека, и для каждого из нихсуществует свой способ описания, свойжанр. Тексты определённого жанрасоставляются по шаблону, модели,задаваемой этим жанром.

Чаще всегоавтор, создающий документ, не выбираетто или иное языковое средство из рядасинонимичных, а воспроизводит то, котороедиктуется ему жанром.

Так, для заявленияо приёме на работу стандартна фразаПрошу принять меня на работу в качестве…и невозможна –Хочу работать у вас.

Существует дватипа документов:

– служебнаядокументациядокументы,регламентирующие деятельность учрежденийи их работников, органов управления играждан, им подвластных;

– официально-деловаяпереписка– документы, фиксирующиеотношения между различными учреждениямии их работниками, связанными деловой икоммерческой деятельностью.

В рамках служебнойдокументации выделяют группы жанров,объединяемых по ряду признаков –функциональному, содержательному,временному (по срокам исполнения):

– личныедокументы(автобиография, анкета,резюме, заявление, доверенность и др.);

– распорядительныедокументы(постановление, приказ,распоряжение и др.);

– административно-организационные(договор, контракт, отчёт, устав и др.);

– информационно-справочные(акт, выписка, докладная записка, справкаи др.).

Жанры официально-деловойпереписки определяются в первую очередьцелями, которые ставит перед собойсоставитель: письмо-приглашениесодержит информацию о проведениимероприятия и приглашение адресатупринять в нём участие,письмо-подтверждениеуказывает на согласие адресанта спредложениями адресата, в гарантийномписьме говорится об обязательствах,которые берёт на себя адресант передадресатом.

Жанрыканцелярско-делового подстилямногообразны, их изучение составляетпредмет особой профессиональной отраслизнания – делопроизводства, которомуобучаются в специальных учебныхзаведениях.

Текст любогодокумента должен отвечать следующимтребованиям:

  • ясность и понятность,
  • краткость,
  • завершенность,
  • любезность,
  • грамотность.

Ясность ипонятностьписьма обеспечиваетсяоднозначным толкованием слов и выражений,правильной расстановкой пунктуационныхзнаков, рациональным построениемпредложений, если необходимо –абзацнымчленением текста. Использованиеархаизмов, диалектизмов, неологизмов,употребление слов в несвойственныхзначениях нежелательно, так как усложняетпонимание текста.

Краткость(лаконичность)предполагает исключениеиз содержания письма всех второстепенныхдеталей, повторов и длинных оборотовречи. Вместе с тем нельзя игнорироватьосновные факты, относящиеся к делу, каки все те выражения и обороты, которыеподчеркивают любезность, сердечностьи добрую волю пишущего.

Завершенность(полнота) содержания не должна бытьпринесена в жертву краткости. Всеосновные мысли и соображения авторадолжны быть изложены в письме. Иногда,чтобы не нарушать целостность и логическуюстройность текста, делаетсяpostscriptum(P.S.),в котором приводится дополнительнаяинформация, в том числе и не имеющаяпрямого отношения текста.

Любезность(учтивость)– необходимое требованиек деловым бумагам. Даже при самыхнеприятных обстоятельствах в деловыхписьмах (как и в любом другом видеобщения) не допускаются сарказм иоскорбления.

Распоряжения сегоднярекомендуется облекать в форму просьбы,вопроса.

Не желательно злоупотреблятьличным местоимением “я”, “мне”,чтобы персонифицированная форма неподменяла общественную значимость делаличными потребностями адресанта.

Грамотность,правильность– соответствие речилитературным нормам – являетсяобязательным требованием к документам.Деловая бумага должна быть безупречнойс точки зрения языка, с этой цельювнимание обращается на следующиеаспекты:

1) правильноепостроение предложений в соответствиис нормами языка;

2) соблюдениеорфографических норм;

3) соблюдениепунктуационных норм;

4) написание чисел(числа до десяти пишутся словами, числасвыше десяти – цифрами).

Указанныесодержательные особенности характерныдля любой деловой бумаги, но без соблюденияоформительских требований бумага неможет иметь юридической и практическойзначимости. Именно поэтому важно знаниеи учет при составлении деловой бумагиряда оформительских правил.

  • Объем текста должен быть не больше одной страницы (желательно).
  • Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений.
  • Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.
  • Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое, между словами делаются пробелы в несколько интервалов.
  • Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал.
  • Документ пишется в соответствии с формуляром– жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки –реквизиты. Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
  • В документах используются клише – языковые формулы, которые не порождаются, а воспроизводятся (довожу до вашего сведения; проживающий по адресу; мы, нижеподписавшиеся…; прошу Вашего разрешения и т.д.)
  • Автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. в деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения (ввиду, по причине, в целях, в соответствии, в подтверждении, согласно и т.п.)
  • Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения и прощания (Уважаемый, глубокоуважаемый, с уважением, благодарим вас, будем признательны и т.п.).
  • Следует избегать фамильярного обращения к адресату (дорогой,тывместовы), навязывания своей точки зрения (прошу решить вопрос положительно), отказа на просьбу без указания причины.

Служебная документация

Заявление– документ, содержащий просьбу какого-либолица, адресованный организации илидолжностному лицу учреждения.

Обратите вниманиена следующие особенности составлениязаявлений.

1. Названия адресатаи адресанта находятся одно под другим,имеют одинаковые границы оформления,располагаются ближе к правому полю.

2. Оформлениенаименования адресата:

  • если адресат – организация, то название адресата ставится в винительном падеже;
  • если адресат – должностное лицо, то название должности и фамилия ставятся в дательном падеже.

3. Фамилия адресанта(заявителя) пишется в родительном падеже.

4. Наименованиеделовой бумаги стоит ниже наименованияадресата (пробел 1-2 интервала) с отступомот левого поля в треть строки.

5. Оформлениенаименования допускается в 2-х вариантах:

  • наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ (см. образец 1),
  • наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ (см. образец 2).

6. Текст заявленияпишется с красной строки и всегданачинается со слова “Прошу”.

7. Дата и подписьобычно находятся на одной строке. Датаставится ближе к левому полю листа(название месяца предпочтительнееписать словом), подпись ставится ближек правому полю листа.

8. В некоторыхслучаях (например, при поступлении винститут) используются готовые бланкизаявлений, в которых предусматриваютсяболее подробные данные о заявителе.

Реквизитызаявления:

  • Наименование адресата;
  • Наименование адресанта (заявителя);
  • Наименование документа;
  • Формулировка просьбы (жалобы, предложения);
  • Дата;
  • Подпись.
Образец 1Директору Институтафундаментального образованияОхотникову О. В.Павлова М.П.,студента гр. ФО-200701заявление.Прошу предоставить свободный график сдачи экзаменов, т. к. во время зимней сессии, с 10 по 20 января 2012 г., в Тюмени состоятся соревнования по боксу, в которых я принимаю участие.15 ноября 2011 г. Подпись
Образец 2В жилищно-бытовую комиссиюУральского федерального университетаот Павлова М.П.,студента гр. ФО-200701ЗаявлениеПрошу предоставить мне койко-место в студенческом корпусе № 7 на 2011-2012 учебный год.15 августа 2011 г. Подпись
Образец 3Начальнику отдела доставки почтового отделения 127018Мельниковой А.Н.Петрова Бориса Ивановича,проживающего по адресу:Стрелецкий переулок, д.3, кв.119,заявление.Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика № 928 на 2-ое полугодие 2004 года.

Объяснительнаязаписка– документ, поясняющийкакое-либо действие, факт, происшествие.Объяснительная записка представляетсявышестоящему должностному лицу.

Обратите вниманиена следующие особенности составленияобъяснительной:

1. Наименованиеадресата–должностного лица ставитсяв форме дательного падежа (должность,фамилия, инициалы).

2. Наименованиеадресанта ставится в форме родительногопадежа: фамилия, инициалы, запятая,должность, запятая, адрес (адресуказывается не всегда).

3. Оформлениенаименования деловой бумаги допускаетсяв двух вариантах:

  • наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ;
  • наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ.

4. Краткийтекст-изложение произошедшего и егоаргументация (с целью соблюдениякраткости обычно используются отыменныепредлоги всвязи + с чем,по причине+ чего).

Структураобъяснительной записки:

  • Наименование адресата (руководителя организации, подразделения).
  • Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.
  • Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
  • Текст объяснительной записки.
  • Опись прилагаемых документов.
  • Подпись (внизу справа).
  • Дата составления документа (ниже подписи и слева, число и год пишутся цифрами, а месяц – словами).
Образец 4Директору ИРИТ-РТФКнязеву С.Т.Петрова А.Ю.,студента гр. Р-237объяснительная записка.

Источник: https://studfile.net/preview/1902170/

Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

Служебная записка с маленькой или большой буквы

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2006, N 5

Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

Служебная и докладная записки

Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см. пример 1) и докладной записках (см. пример 2).

Пример 1.

Служба ДОУ Финансовому директору

ООО “Флагман” А.В. Королеву

Служебная записка

6 марта 2006 г. N 37

О выдаче денежных средств

В связи с проведением празднования международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей, которые пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда.

Секретарь Семенова И.П. Семенова

В примере 1 обращают на себя внимание две ошибки.

Первая – это неоправданное употребление оборота “двадцать тысяч рублей, которые пойдут…”. Фраза “деньги пойдут на что-либо” больше свойственна разговорной речи и нежелательна в тексте документа. Поэтому нужно следить, чтобы в документы не “закрались” слова разговорной речи, и, наоборот, чтобы наша повседневная речь не изобиловала документальными штампами.

Вторая ошибка записки – несогласованность в построении словосочетаний “пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда”. Правильно данная мысль звучала бы так, как это показано в продолжениях 1 – 2 примера 1.

И, конечно, слово “Международный” в наименовании женского дня как праздника пишется с прописной буквы. Если название праздника пишется не полностью – 8 Марта – то название месяца следует писать с заглавной буквы.

С учетом сделанных замечаний соответствующий фрагмент служебной записки может выглядеть так, как показано в продолжении 3 примера 1.

Продолжение 1 примера 1. Деньги будут использованы на приобретение подарков и на организацию обеда.

Продолжение 2 примера 1. Деньги будут использованы для приобретения подарков и для организации обеда.

Продолжение 3 примера 1. В связи с проведением празднования Международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей для приобретения подарков и проведения праздничного обеда.

Пример 2.

Служба главного инженера Директору ЗАО “ВИКСАН”

С.А. Соловьеву

Докладная записка

21 марта 2006 г. N 39

О нарушении трудовой дисциплины

Сообщаю, что 20 марта 2006 г. сварщик А.С. Петрунин вышел на работу в нетрезвом состоянии. Во время перекура он сидел рядом с механиком В.П. Руденко, куртка которого была пропитана бензином. Когда А.С.

Петрунин закурил, вследствие его неосторожных движений искры от папиросы попали на куртку В.П. Руденко, в результате чего она загорелась. Большая половина ее сгорела, в результате чего В.П.

Руденко получил ожоги и был доставлен в больницу.

Инженер по технике безопасности Краснов И.П. Краснов

Проанализируем ошибки, допущенные в примере 2. В данной докладной записке имеют место две ошибки. Замена слова “куртка” на местоимение “она” в последнем предложении приводит к неясности, кто или что сгорело. Кроме того, “половина” не может быть “большей” или “меньшей”, т.к. половины всегда равны, поэтому в данном случае оправданным является употребление слова “часть”.

Заявление

Особое внимание хотелось бы обратить на правильность составления заявлений, поскольку ошибки в данном документе встречаются наиболее часто. Рассмотрим образец заявления (пример 3).

Пример 3.

Директору автобазы N 2

В.И. Скворцову

от водителя I класса

Л.Н. Никифорова

Заявление

Прошу Вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах в связи с необходимостью лечения в поликлинике. Медицинская справка прилагается.

20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров

В данном случае имеют место и ошибки в оформлении заявления, и ошибки в его содержании. В заголовке заявления, а также разного рода записок и других документов не пишется предлог “от”, т.е. заявление не от водителя, а водителя.

Ошибки же в содержании самого заявления следующие.

Первое предложение документа оказалось очень громоздким из-за именных групп (словосочетаний с именами существительными или прилагательными), которые следуют одна за другой: “на время”, “работа на дальних рейсах”, “в связи с необходимостью”, “лечения в поликлинике”.

У любого языка есть особенность – он стремится к экономии своих языковых средств, потому лингвисты и выдвигают требование: пишите и говорите проще. Ведь фразу “в связи с необходимостью лечения в поликлинике” вполне можно упростить. Для сравнения рассмотрим правильный образец данного заявления.

Продолжение 1 примера 3.

Директору автобазы N 2

В.И. Скворцову

водителя I класса

Л.Н. Никифорова

Заявление

Прошу Вас временно освободить меня от работы на дальних рейсах в связи с лечением в поликлинике. Медицинская справка прилагается.

20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров

Ошибки в фамилиях

Множество ошибок встречается и в склонении фамилий. В качестве образца рассмотрим фрагмент одной из доверенностей (см. пример 4).

Пример 4.

Я, Лидия Анатольевна Шевчук, доверяю моему мужу Ивану Сергеевичу Шевчук получить мою зарплату за первую половину апреля 2006 г.

В данном случае фамилия “Шевчук”, если она указывает на лицо мужского пола, склоняется, поэтому следует писать “Ивану Сергеевичу Шевчуку”. То же касается и всех иноязычных фамилий (см. пример 5).

Пример 5.

Елене Гринберг, но Анатолию Гринбергу

Если же фамилия заканчивается на “о” или “ич”, то независимо от того, носит эту фамилию мужчина или женщина, она не склоняется (см. пример 6).

Пример 6.

Оксане Короленко и Максиму Короленко

Светлане Вашкевич и Виктору Вашкевич

Обратите внимание на написание таких фамилий во множественном числе. Правильное написание продемонстрировано в примере 7, неправильное в примере 8.

Пример 7.

Оксане и Максиму Короленко

Светлане и Виктору Вашкевич

Пример 8.

Оксане и Максиму Короленкам

Светлане и Виктору Вашкевичам

Л.С.Лотош

Филолог

Подписано в печать

26.04.2006

служебная записка на приобретениесклонение фамилийобразец служебной записки на приобретение

Источник: https://hr-portal.ru/article/osnovnye-yazykovye-oshibki-v-sluzhebnyh-dokladnyh-zapiskah-i-zayavleniyah

Поиск ответа

Служебная записка с маленькой или большой буквы

Всего найдено: 34

В тексте дается ссылка на список литературы – [Объяснительная записка.., 1996], где название работы дано в сокращении. По правилам после названия работы/фамилии автора перед годом нужно ставить запятую. Но если есть сокращение, может быть, достаточно многоточия? Заранее большое спасибо за помощь.

Ответ справочной службы русского языка

В издательской практике приняты разные варианты оформления ссылок. Сокращенное название, данное в квадратных скобках, можно не обозначать многоточием: [Объяснительная записка, 1996].

Здравствуйте. Когда пишем вместо полного названия произведения, о котором речь шла ранее, краткое, то каким правилом регламентируется, что его надо писать с прописной буквы? Например: В “Озере” черный лебедь … (читатель знает, что речь — о балете “Лебединое озеро” Чайковского); В “Записках” (“Записки охотника”) и т. п. Если нет такого правила, можно ли так писать? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Сокращенное название произведения пишется в кавычках с большой буквы по общему правилу.

Названия литературных и научных произведений, произведений искусства, документов, периодических изданий и т. п. заключаются в кавычки, в них пишутся с прописной буквы первое (или единственное) слово и собственные имена.

Добрый день! У меня немного необычный лингвистический вопрос, возникший при написании статей. Возможно, вы сможете что-то подсказать.

Если девушка, например, Ольга Ивановна Годунова, использует псевдоним, например, Саурон или Гэндальф — мужское имя, то каким образом в статье должно склоняться имя? «Саурон сделала» или «Саурон сделал»? Не в рамках описания роли на сцене театра, а просто как избранный псевдоним в повседневной жизни, но в том же сообществе, то есть через строку идет упоминание женского имени. Например: «Саурон сделал(а) доклад». И: «Ольга Ивановна Годунова также утверждает в нем, …» . Другой аналогичный вариант текста в статье, с непосредственным уточнением в скобках: «Саурон (Ольга Ивановна Годунова) сделал(а) доклад». И далее по тексту. Есть ли какие-то законы или правила, регулирующие склонение и семантическое согласование в таких случаях?

Ответ справочной службы русского языка

Правила об употреблении подобных псевдонимов нет, но можно попробовать опереться на прецедент. Псевдоним Жорж Санд устойчиво используется как женское имя. Например: 

Отчего, например, так понравилась Жорж Санд? «А потому, ― отвечает Белинский, ― что для нее не существуют ни аристократы, ни плебеи; для нее существует только человек, и она находит человека во всех сословиях, во всех слоях общества, любит его, сострадает ему, гордится им и плачет за него…» [Е. А. Соловьев-Андреевич. Александр Герцен. Его жизнь и литературная деятельность (1897)] 

Жорж Санд стала известной сразу по выходу первых романов ― «Индиана» и «Валентина». [А. Всеволжский. Мятежная Аврора (2004) // «Вокруг света», 2004.07.15]

Но один из пятидесяти экземпляров, отпечатанных в 1846 году, приобрела Е. Г. Бекетова, переводчица Вальтера Скотта, Диккенса, Теккерея, Жорж Санд, Гюго, Бальзака и многих других прекрасных писателей. [В. Баевский. Ассиар // «Знамя», 2005]    

Однако интересно, что современник писательницы Н. Г. Чернышевский в статье «Жизнь Жоржа Санда», комментируя публикацию ее мемуаров, склоняет новаторский для того времени псевдоним Джорж Санд как мужское имя, а согласует с ним слова как с женским именем. Ср.:

Едва ли какое-нибудь явление в изящной словесности последних двух или трех лет имело столь сильный успех, как мемуары Жоржа Санда. Казалось, что Жорж Санд намерена дать им [«Записок»] громадный размер… Итак, вполне переводить «Записки» г-жи Жорж Санд невозможно. Тем не менее, автобиография заключает в себе очень много интересных фактов и прекрасных эпизодов.

Иначе и быть не могло. Жизнь Жоржа Санда замечательна не только высоким психологическим развитием: она также богата драматическими [положениями]. Все это вместе сообщает ее «Запискам» высокую занимательность.

Кроме того, Жорж Санд принимала сильное участие в исторических событиях, сближалась со многими замечательными людьми, и ее «Записки» прекрасно знакомят нас с некоторыми из них.  

Вероятно, в этой статье отражен начальный этап освоения мужского имени как женского псевдонима. Сейчас для нас более естественными кажутся сочетания жизнь Жорж Санд, мемуары Жорж Санд.

Здравствуйте, подскажите, где можно проверить правильность написания официальных документов, такие как: автобиография, характеристика, записка, резюме и заявление?

Ответ справочной службы русского языка

Рекомендации по их составлению Вы найдете на нашем портале, а для проверки и редактирования текстов потребуется редактор.

В чем разница в употреблении слов “следующий” и “последующий”?

Ответ справочной службы русского языка

ПОСЛЕДУЮЩИЙ, -ая, -ее. Книжн. Следующий потом, после чего-л. (противоп.: предыдущий). В последующее время. П. ход событий. Все п-ие произведения автора очень отличались от предыдущих. 

СЛЕДУЮЩИЙ, -ая, -ее. I.

 прил. Наступающий, появляющийся непосредственно вслед за кем-, чем-л., ближайший по очереди. С. посетитель. С. дом. На с. день. В следующем номере журнала. В с. раз. С. самолёт только утром.

 До следующих встреч. Кто с.? II. в зн. местоим. прил. Вот такой, именно такой, который следует далее. Записка следующего содержания. Это делается следующим образом. Выйдут в свет с-ие издания.

 Закончил выступление следующими словами. 

Источник: http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.