Служебная записка реквизиты документа

Как правильно написать служебную записку: пошаговая инструкция

Служебная записка реквизиты документа

Для каждой организации, предприятия или компании служебная записка – это стандартная процедура, без которой невозможно быстро решать разного рода проблемы. Но чтобы не терять время на ошибочное оформление, стоит один раз узнать, как правильно написать служебную записку. Эта информация поможет оперативно действовать, вовлекать в вопрос другие лица и получать своевременную помощь.

Что такое служебная записка?

Служебная записка – это форма оборота документации внутри предприятия, которая позволяет быстро и качественно решать определенные трудности. Ее главная цель заключается в том, чтобы уведомить должностное лицо о существующей проблеме. Также могут быть прописаны собственные идеи для решения вопроса и согласование будущих действий.

Значение записки сложно переоценить. Давайте представим, что один сотрудник столкнулся со сложным делом и провалил его. Если он не написал данный документ, то вся ответственность ляжет именно на него.

Но при наличии записки волноваться не стоит. Документ будет свидетельством того, что человек пытался сделать все возможное, но не получилось. Он сообщил об этом своим коллегам или начальству.

Теперь трудиться в этом направлении будут все вместе.

Единой формы служебной записки нет. Можно писать любой текст, используя правила делового письма. Отправка документа происходит либо в форме бумажного письма, либо через электронную почту.

Как составить служебную записку?

Несмотря на то что одного образца служебной записки нет, стоит учесть некоторые нюансы, чтобы правильно ее оформить. Вы можете воспользоваться общими требованиями или узнать все детали у секретаря или администрации. Возможно, что у вас на работе уже есть готовый бланк, так что не нужно будет тратить время на дополнительные раздумья.

В любом документе должны быть следующие реквизиты:

  1. В правом верхнем углу необходимо написать данные адресата. Сюда входит ФИО, наименование должности.
  2. Ниже в центре нужно написать название документа «служебная записка» и ее номер.
  3. Дальше вы описываете проблему. Желательно писать кратко и логично. Мысль должна легко восприниматься. Обязательно учитывайте тот факт, что текст должен начинаться с тезиса (основной мысли) и подкрепляться аргументами.
  4. Внизу четко перечисляются возможные действия автора записки или указания для самого адресата.
  5. В конце стоит написать свою фамилию, инициалы и подписать документ.

Этот шаблон используется везде, так что при необходимости вы можете спокойно следовать пунктам. Главное, не используйте жаргоны, несвязные предложения и стилистические ошибки. Они будут мешать уловить суть дела.

Образец служебной записки

Чтобы было легче сориентироваться, давайте рассмотрим данную информацию на примере. Текст вашей записки может быть похожим.

Директору ЧП «Лилия»

Коновалову Виктору Сергеевичу

г. Москва

15 июля 2006 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В главном цехе с 13 июля сломано два холодильника. Специалист осмотрел технику и написал список деталей, которые необходимо купить (список прилагается). Общая сумма ремонтных работ составила 14 000 рублей (четырнадцать тысяч рублей). На данный момент фонд, отведенный для ремонтных услуг, пуст. Без быстрого вмешательства цех не сможет выполнять работу в полном объеме.

Прошу:

  1. Выделить указанную сумму, прописанную в списке деталей.
  2. Предоставить двух работников для починки техники.

С уважением, начальник главного цеха, Винарчук Александр Николаевич.

Как оформить служебную записку в электронном виде?

Сегодня все чаще используют именно электронные записки. В них есть много положительных моментов. Например, не нужно постоянно писать новый документ. На компьютере всегда будет храниться готовый образец.

Нужно будет только вставить в нужные места информацию. Большую роль играет и скорость отправки бумаги. А это ведет за собой быстрое вмешательство и решение трудностей.

Сидя за экраном, можно вовлекать в работу сотрудников разных отделов, следить за их работой и быстро получать ответы.

Создать записку очень просто. Мы берем тот же пример, что использовали раньше. Дальше вводим текст. Только стоит учесть тот момент, что в электронной почте есть отдельная графа адресата. Поэтому уже не нужно в самом документе писать, кому предназначена информация. Если у каждого отдела есть свой общий ресурс, то нужно не забыть в теме письма написать имя получателя.

Второй нюанс состоит в том, что в электронных письмах часто уже есть подпись автора. Она формируется автоматически, но вы можете поменять текст в настройках. Так что все дальнейшие письма будут подписаны одинаково.

Еще в такой почте есть функция оповещения. Стоит поставить галочку напротив фразы «оповещать о прочтении». Как только адресат открывает документ, то срабатывает система, и вы получаете сообщение. Это не только уберет всякие мысли о том, была ли прочтена запись, но и у вас будет подтверждение того, что письмо было передано.

Почему так важно уметь писать служебные записки?

В рабочем процессе мнение окружающих о сотруднике играет важную роль. Особенно это касается мнения начальства.

Человеку, который пишет бессвязный текст и не использует основные правила оформления, не будут доверять сложные задания. Казалось бы, что это глупость. Ведь нельзя судить о работнике по одним запискам.

Но суть в том, что люди всегда субъективно оценивают все вокруг. Плохая речь и игнорирование установленных правил приведет в негативным последствиям.

Чтобы избежать неприятностей, лучше уделить немного времени этому вопросу и освоить написание внутренней документации.

Источник: https://biznesluxe.ru/works/kak-pravilno-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-poshagovaya-instrukciya/

Реквизиты служебной записки

Служебная записка реквизиты документа

Наименование реквизитаПример
1)наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)Кафедра русского и украинского языков  
2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже). Располагается в правом верхнем углу листа.Директору Центра информационных компьютерных технологий ДонНТУ Иванице С.В.  
3) название вида документа (печатается прописными буквами)СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА  
4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу )04.03.2016
5) место составления документа (располагается на одном ряду с датой в правом углу)г. Донецк
5) заголовок к тексту (фиксирует основную мысль документа и начинается с предлогов О, Оби отглагольного существительного в предложном падеже: О ремонте …).Располагается ниже даты и места составления документа.О переустановке операционной системы  
6) текст состоит из 2-х частей: · 1-я частьизлагается информация о фактах, которые побудили составить документ; · во 2-й частиизлагаются выводы,предложения или просьба автора документа о решении проблем, которые описываются в первой части.На компьютерах, установленных в компьютерном классе кафедры, часто происходят сбои программного обеспечения. Прошу Вас переустановить операционную систему и произвести чистку следующих компьютеров: инв. № 258, инв. № 252 (ауд. 3.502).  
7) список прилагаемых документов (если имеются);
8) подпись автора документа(название должности, подпись, расшифровка подписи)Завкафедрой _________ Т.А. Мачай (подпись)

Образец служебной записки

Кафедра русского и украинского языков  Директору Центра информационных компьютерных технологий ДонНТУ Иванице С.В.  

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

04.03.2016 г. Донецк

О переустановке

Операционной системы

На компьютерах, установленных в компьютерном классе кафедры, часто происходят сбои программного обеспечения.

Прошу Вас переустановить операционную систему и произвести чистку следующих компьютеров: инв. № 258, инв. № 252 (3.502).

Завкафедрой ____________ Т.А. Мачай

(подпись)

Выполните упражнения:

Упражнение 1. Отредактируйте предложения, устранив ошибки в порядке слов предложения.

1. При невыполнении данного пункта договора заказчик обязуется выплатить в размере 0,1% стоимости готовой продукции неустойку за хранение продукции.

2. В связи с передачей объекта в ведение МП “Волгопроммаш” и предоставленных расчетов прошу выделить 200 млн. рублей.

3. В свою очередь Подрядчик несет материальную ответственность за повреждения энергосистемы, находящейся в ведении Заказчика в полном объеме.

4. Во время работы специалистов исполнителя заказчик обеспечивает рабочими местами в помещениях АТС и измерительными приборами.

5. Датой передачи собственности считается дата зачисления денежных средств за всю партию на расчетный счет поставщика.

6. Срок гарантии нормальной работы продукции устанавливается с даты подписания акта о приемке сторонами законченных работ в полном объеме.

7. Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону в письменном виде.

Упражнение 2. Отредактируйте предложения с деепричастными оборотами, устраняя грамматические ошибки. При необходимости замените деепричастные обороты придаточными предложениями или устойчивыми оборотами.

1. Ссылаясь на нашу договоренность, платеж будет произведен через инкассо.

2. Отвечая на Ваше письмо относительно финансового положения компании, нами была собрана следующая информация.

3.Принимая во внимание наше длительное сотрудничество, товар будет поставлен Вам со скидкой 5%.

4. Подписывая договора, оплата гарантируется.

5. Направляя на рассмотрение данный вопрос, нам необходимо увеличение годового фонда минимум на сорок тонн.

6. Однажды одевшись в “Рибок”, вам не захочется покупать спортивную одежду других фирм.

7. Записываясь на прием в городскую администрацию, гражданам выдаются пропуска.

Упражнение 3. Придумайте предложения со следующими деепричастными оборотами:

1. Отправляясь в загран командировку, …

2. Рассчитывая на свои силы, …

3. Принимая во внимание Ваше мнение по данному вопросу, …

4. Приступая к рассмотрению следующего вопроса, …

5. Отмечая отдельные недостатки, …

6. Подчеркивая значимость проекта, …

7. Отвечая на Ваш запрос от 17.07.98 г.,…

8. Рассмотрев Ваше предложение о сокращении срока поставок,… .

Упражнение 4.  Отредактируйте предложения, исправив ошибки в употреблении однородных членов.

1. При обнаружении повышенного уровня радиации в рабочих помещениях приостановить работы с источниками ионизирующих излучений с эвакуацией людей и докладом руководству.

2. Различного рода вывески и реклама арендаторов должны быть согласованы с руководством рынка.

3. Арендаторы и их персонал обязаны соблюдать санитарные и противопожарные требования.

4. В выставке приняли участие крупные фирмы, предприятия города, акционерные общества и частные предприятия.

5. Если вы хотите, чтобы ваше торжество, отдых коллектива, свадьба, юбилей прошли празднично и остались в памяти, спешите уже сегодня забронировать места на теплоходе “Полина”.

6. Для малоимущих, инвалидов и неторгующих организаций предусмотрены скидки.

7. Последнее означает не просто вежливость с покупателями, но и заботу о нем.

Упражнение 5.  Устраните ошибки в конструкциях с однородными членами. Обратите внимание на то, чем выражены однородные члены в предложениях.

1.Если в период гарантийной эксплуатации обнаружатся дефекты, возникшие по вине подрядчика и которые не позволяют продолжать нормальную эксплуатацию продукции, то гарантийный срок продлевается.

2. Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе и какие методы использовались для достижения этой цели.

3. Мы были бы рады, если бы Вы оплатили банковским векселем, либо открыв безотзывный аккредитив в нашу пользу.

4. Перед сдачей объекта под охрану нужно проверить, чтобы в охраняемом помещении в нерабочее время не оставались посторонние лица, включенные электроприборы и другие источники огня.

5. Стороны освобождаются от ответственности, если невыполнение обязательств явилось следствием непреодолимой силы, возникшей после заключения договора, и которую нельзя ни предвидеть, ни предотвратить разумными методами.

6. Когда было принято решение о переносе ком­муникаций и, предварительно сообщив об этом пользователям, мы начали работ.

Задание 1. Составьте документ, в котором Вы сообщаете о нарушении трудовой (учебной) дисциплины.

Задание 2. В данном документе найдите и исправьте ошибки. Напишите правильный вариант документа.

Начальнику электромеханического цеха г-ну Годецкому В.К. от Семенова В.П., который проживает по адресу: 8323, г. Донецк, ул. Черкасская, 7 кв.5  

Докладная записка

Прошу принять меры к нарушителю трудовой дисциплины механику Игнатову О.П., который систематически опаздывает на работу и нарушает технику безопасности, а это раздражает начальство и приводит к выяснению отношений.

25.03.16 старший механик Семенов В.П.

Задание 3. В данном документе найдите и исправьте ошибки. Напишите правильный вариант документа.

Донецкий Национальный Технический Универ

Заведующему горно-геологичекого факультета

Каракозову А. А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О возможности прохождения производственной практики

Прошу направить 3 студентов и молодых студенток специальности „Геология и разведка” для того, чтобы они прошли производственную практику на шахте им. Горького сроком 23 рабочих дня, находящейся по адресу г. Донецк, ул. Соловьяненко, 78

Главный геолог шахты им. Горького (подпись)

Задание 4. Оформите документ, правильно разместив реквизиты.

Служебная записка. Директору Донецкого кадастрового центра Андрейченко С.А. Отдел геодезических измерений. Начальник отдела А.Н. Сугоняка. Вследствие неблагоприятных метеорологических условий запланированные работы по съемке местности на участке, отведенном под строительство автовокзала, начались с опозданием.

Просим Вашего распоряжения соответствующим службам о коррекции графика работы геодезистов.

О коррекции графика работы. 27.03.2016 г.

Задание 5. Составьте документ, в котором Вы как руководитель научно-исследовательского отдела (лаборатории, цеха, участка) обосновываете необходимость замены оборудования.

Источник: https://studopedia.ru/19_23235_rekviziti-dokladnoy-zapiski.html

Служебная записка: образцы, виды и правила написания на 2021 год

Служебная записка реквизиты документа

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом.

Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

Важно! Следует иметь ввиду, что:

  • Каждый случай уникален и индивидуален.
  • Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

  • Воспользоваться онлайн чатом в нижнем углу экрана.
  • Позвонить:
    • Федеральный номер: +7 (800) 511-86-74

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документаАдресат
Служебная запискаЧлен коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределамиЧаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняяАдресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальствуМожет носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняяВ адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проектОбычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении.

Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
  4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Источник: https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.