Служебная записка определение

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? – Электронный кабинет

Служебная записка определение

Основной объем документов, обеспечивающихинформационный обмен между организациями и структурными подразделениями,составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки,отчеты, акты, письма, телефонограммы.

Информация, содержащаяся в этихдокументах, может побуждать к действию или может быть лишь принятак сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладныхзаписок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, какправило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характерпо отношению к организационно-распорядительным документам.В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанномГлавархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этихдокументов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

·        Докладная записка —документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопросс выводами и предложениями составителя.

·        Служебная записка —записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностнымлицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД)составляется с целью информировать руководство о сложившейсяситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятиюопределенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер.Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнениякаких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнениизаданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечиваютсвязь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх,то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящемудолжностному лицу.

В зависимости от адресата докладныезаписки могут быть:

·        внутренними,т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

·        внешними —адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартномлисте бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенныхв соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

·        наименованиеструктурного подразделения;

·        виддокумента (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

·        дата;

·        регистрационныйномер;

·        заголовокк тексту;

·        текст;

·        адресат;

·        подписьсоставителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документаоформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной запискипользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако этотребование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутреннейдокладной записки двумя способами:

 

Во внутренней докладной запискев верхнем левом углу располагается наименование структурногоподразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами(ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру илиот границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способрасположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутсяна одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006,или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешнейдокладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки.Датой внутренней докладной записки будет дата составленияи подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладнойзаписке проставляется либо по месту составления, либо по меступолучения, в зависимости от постановки системы регистрации, котораядействует в организации.

При рассмотрении докладной запискизаинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования,а после принятия решения — резолюция руководителя.

Вынесениерезолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрываетсодержание документа. Заголовок докладной записки формулируетсяпо общим правилам составления заголовков к документам: с помощьюпредлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже.Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четковыделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводомдля составления документа, а во второй — излагаются конкретныевыводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки можетсостоять и из трех частей.

В этом случае в первой части(констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившиеповодом для ее написания, во второй части — анализ сложившейсяситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводыи предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять,по мнению составителя докладной записки.

Докладная запискаможет быть представлена в текстовом и табличном варианте илиих сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о немделается до оформления подписи:

Пример 2

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.Пример оформления внутренней докладной записки:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланкеи подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенноенаименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации.Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческихдокументов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка».Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике.

В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствиис требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД.

Требования к оформлениюдокументов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок,обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то естьсоставляются работником или руководителем подразделения на имяруководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебныезаписки направляются обычно от одного руководителя к другому илиот одного сотрудника к другому только в случаеих равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладнаязаписка.

Как правило, служебные записки составляютсяпо вопросам материально-технического, информационного, организационногои хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своегорода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержатопределенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же,как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом,как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — этодокумент, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов илисобытий, в том числе биографического или служебного характера; в отличиеот докладных записок она не требует принятия каких-либо действийот руководителя.

В зависимости от целей составления справкимогут быть:

·        аналитические,

·        отчетные или

·        информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросуили проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеютзначительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справкисостоит из трех частей. В первой части излагается основаниесоставления, во второй — анализ ситуации или вопроса,в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведенияо результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включаетуказание на период времени, к которому относятся изложенныев справке сведения, например: Справка об объеме документооборотапредприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с цельюинформировать руководство о положении дел и могут иметь, например,следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договорус ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляютсяв установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могутбыть:

·        внешними и

·        внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации,подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты,что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумагианалогично внутренней докладной записке и подписываются руководителемструктурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в видетаблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутреннейсправки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимотщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

·        полнотыи достоверности фактов и сведений;

·        правильностиоформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);

·        точностидатирования;

·        соблюденияуровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справкане вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительнойпереписки.

Справки биографического или служебного характераслужат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например,о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, местепроживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки,являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретныебланки.

Текст справки биографического характераначинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчествалица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справкине должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа«настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справкидается название учреждения, куда она представляется.

Подписывают справку лица,ее составившие и несущие ответственность за представленныеданные. В зависимости от назначения справки это могут бытьруководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организациии начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатьюорганизации.

Пример оформления справки служебного характера:

Источник: https://www.sites.google.com/site/sazdelo/home/dokumentacionnoe-obespecenie-upravlenia/1-2/1-1

Служебная записка – это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов

Служебная записка определение

Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизитыдокумента таковы:

1) наименование адресата;

2) наименование вида документа;

3) текст документа;

4) подпись;

5) дата.

Приведем образец служебной записки.

Первому проректору РУДН Ефремову А.П. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА   Кафедра русского языка инженерного факультета просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи» для студентов инженерного, экологического и физико-математического факультетов, которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом. Количество копий каждой контрольной работы в 1 семестре составляет 470 экземпляров, во 2 семестре – 500 экземпляров.  
Зав. кафедрой русского языка инженерного факультета   2 октября 2004 г.     И.А. ПУГАЧЕВ

Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание. Так, принято следующее определение.

Объяснительная записка – это документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.

Из определения ясно, что содержание текста объяснительной запискизависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки,которая подается в напечатанном виде.

По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта;

3) наименование вида документа;

4) текст;

5) подпись;

6) дата.

Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть.

По принятому определению, докладная запискаэто документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.

Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений.

Они не только представляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей.

В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором – оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.

Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленности содержания.

Если говорить о языковых особенностяхи служебной, и объяснительной,идокладной записок, то они связаны с использованием клишированных синтаксических конструкций: В связи с… . Вследствие … . Сообщаю Вам… . Довожу до вашего сведения… и др.

Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей – вот основные стилистические особенности этих жанров.

6. Из вышесказанного ясно, что главная задача служебных записок обеспечивать контакты, деловое общение внутри организаций. Для установления внешних контактов, деловых связей используется другой вид документов, а именно деловое письмо.

Деловое письмо является особым видом документов, менее жестко регламентированным, если сравнивать с группой документов информационно-справочного содержания, но имеющим юридическую значимость. Вся деловая переписка обычно регистрируется, хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Отсюда следует принятое определение.

Деловые письма – это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:

гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);

сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);

письма-запросы(содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);

письма-ответы(содержащие ответ на обращение другой организации);

письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);

рекламационные (с выражением претензий к качеству товаров или услуг);

рекламные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.

Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:

1) дату;

2) номер,

3) ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

4) адресат;

5) заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);

6) текст;

7) отметку о наличии приложений;

8) подпись;

9) отметку об исполнителе.

Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй – его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).

Охарактеризуем некоторые виды деловых писем.

Письмо-запрос– это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара.

Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:

Просим Вас прислать (выслать, сообщить…);

Будем весьма признательны за информацию о …;

Обращаемся к Вам с просьбой о … .

Письмо-ответ– это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:

В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;

К сожалению, в настоящее время не представляется возможным …;

Просим вас отложить решение вопроса до … .

Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо должна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:

Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;

Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.

Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов «Направляем Вам …». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:

  Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими предприятиями. Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.   Приложение: на 2 листах в 2 экз.  

В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие жанры административно-канцелярского подстиля вы знаете? Какие из них относятся к личной документации?

2. Чем отличается автобиография от резюме?

3. Что общего между заявлением и объяснительной запиской и в чем их различие?

4. Что общего между распиской и доверенностью? Каковы различия между данными документами?

5. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?

6. Какие типы деловых писем вы знаете? Какие реквизиты должно иметь любое деловое письмо?

Лекция 13

Источник: https://studopedia.ru/5_86341_sluzhebnaya-zapiska--eto-dokument-adresovanniy-rukovodstvu-predpriyatiya-uchrezhdeniya-ili-strukturnogo-podrazdeleniya-ispolzuemiy-dlya-resheniya-proizvodstvennih-voprosov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.