Служебная записка образец рб

Служебная записка. Примеры, образцы

Служебная записка образец рб

Внутренняя документация обычно вызывает больше всего вопросов и недоумения, поскольку официально не регламентируется законодательными актами. В различных сферах деятельности могут действовать отличающиеся правила для написания служебных, докладных, объяснительных записок.

Служебная записка является одной из самых распространенных форм внутренней деловой корреспонденции. Чем она отличается от других внутренних документов, какие элементы для нее обязательны или могут варьироваться, в каких случаях она может оказаться необходимой, мы постараемся разъяснить в этой статье.

Также будут приведены образцы написания служебных записок, составленных для различных целей.

Служебная записка: суть документа

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

  • инициировать принятие какого-либо решения;
  • донести до сведения получателя определенную информацию;
  • отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
  • ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.

К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

  1. Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
  2. Наименование подразделения, куда направляется документ.
  3. ФИО и должность непосредственного получателя.
  4. Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
  5. Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
  6. «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
  7. Дата и номер служебной записки.
  8. Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

  • визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
  • приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены:

  • распоряжения;
  • приказы;
  • грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

  • бумага формата А4;
  • печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
  • формат даты «дд.мм.гг»;
  • расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
  • отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде.

Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера.

При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

  1. Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
  2. Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
  3. Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
  4. Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов.

Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности.

Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки.

Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

«командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

  • дата отъезда и возвращения;
  • цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
  • сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
  • описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую.

Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств.

Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать. Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

  1. Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
  2. Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
  3. Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
  4. Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
  5. Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Командировочная служебная записка

Скачать образец командировочной служебной записки .doc

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»Нерубасскому Сергею Николаевичуот Тюльпанова Александра Львовича,занимающего должность менеджера

по обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке в г. Тулу.

Источник: https://dogovor-obrazets.ru/%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D0%B8/%D0%A1%D0%BB%D1%83%D0%B6%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0_%D1%81_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%B8

Отдел кадров. ПРАВО – Законодательство Республики Беларусь

Служебная записка образец рб

Для составления внутренних докладных записок бланки не используются. Тем не менее в левом верхнем углу документа должно быть указано наименование структурного подразделения, в котором работает составитель докладной записки, а ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и индекса, а также место составления. Например:

Отдел организационно-правовой,

кадровой работы и международных связей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _____________

г. Минск

В докладной записке, как вытекает из определения, данного этому документу вначале, обязательно должен быть указан адресат.

В отличие от письма, выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу (независимо от того, является ли докладная записка внутренней или внешней).

Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения. Например:

Отдел организационно-правовой,                         Председателю ГУ «Национальный

кадровой работы и международных связей      центр по архивам и делопроизводству»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                       Адамушко В.И.

_____________ № _____________

г. Минск

В приведенном примере наименование организации в должности адресата написано полностью. Это обусловлено тем, что полное наименование организации в документе более нигде не указывается. Если бы наименование организации было напечатано перед наименованием структурного подразделения, то в адресате его можно было бы указать сокращенно. Например:

ГУ «Национальный центр                                                Председателю Центра

по архивам и делопроизводству»                                   Адамушко В.И.

Отдел организационно-правовой,

кадровой работы и международных связей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _____________

г. Минск

Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.

Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «О» и отглагольного существительного в предложном падеже.

Например: «О создании редакционной коллегии по подготовке «Основных правил работы государственных архивов», «О нарушении доступа в служебные помещения отдела», «О переводе Зайковой О.В. в отдел документоведения».

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля (0-е положение табулятора). Помещается заголовок в левом верхнем углу докладной записки под реквизитом «Место составления или издания документа». Точка в конце заголовка не ставится.

Основную смысловую нагрузку в докладной записке несет, конечно же, текст. В докладной записке он излагается от первого лица.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена…

», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п.

В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.

)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

К докладной записке могут прилагаться другие документы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может иметь в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае под текстом располагается реквизит «Отметка о наличии приложения», который оформляется по тем же правилам, что и в письмах (см. ).

Как было сказано выше, докладная записка подписывается составителем.

Соответственно, внутренняя докладная записка будет подписана руководителем структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации.

Реквизит «Подпись» в докладной записке, как и при подписании других документов, включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. Например:

Директор института                                           Подпись                       В.В.Федоров

или:

Начальник отдела организационно-

правовой, кадровой работы

и международных связей                                  Подпись                     П.А.Линник

Подготовленная докладная записка передается в делопроизводственную службу на регистрацию.

Регистрация докладной записки осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (в зависимости от применяемой в организации системы регистрации документов).

При отсутствии специального журнала регистрации внутренних документов докладная записка может быть зарегистрирована в журнале регистрации исходящих документов. В процессе регистрации на докладной записке проставляются дата и индекс.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях.

Резолюция может оформляться также на отдельном листе и прилагаться к докладной записке.

В некоторых случаях руководитель может поручить работникам других структурных подразделений проанализировать вопрос и подготовить справку, необходимую ему для принятия решения по вопросу, поставленному в докладной записке.

Исполненные докладные записки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

В приложениях приведены макет и конкретные примеры оформления докладной записки.

Приложение 1

Макет докладной записки

Наименование организации                              Наименование должности (включая

или структурного                                                 наименование организации)

подразделения                                                    в дательном падеже

Фамилия, инициалы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000     №

г.

Заголовок к тексту, оформленный с

помощью отглагольного существительного в

предложном падеже; начинается

предлогом «О»

Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения …»

Текст состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях.

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время (по состоянию на…; за период с 00.00.0000 по 00.00.0000) включается в заголовок.

Приложение: текст приложения, если оно есть, оформляется в соответствии с СТБ 6.38-95.

Наименование должности                      Подпись                    Инициалы, фамилия

Приложение 2

Образец докладной записки

по основной деятельности

(«О приобретении проволокошвейной машины»)

Производственный цех                                          Директору ООО «Публицист»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                         Перовичу В.Л.

Источник: http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk1275.htm

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.