Служебная записка об организации рабочего места

Служебная записка: как правильно оформить, образец текста 2021 года

Служебная записка об организации рабочего места

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2021 года в 14-00.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2021 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Как и сколько хранить

Источник: https://fsb9.ru/drugoe/sluzhebnaya-zapiska-kak-pravilno-oformit-obrazecz-teksta-2020-goda.html

Правила и нормы составления Докладной записки (оформляем по образцу)

Служебная записка об организации рабочего места

Активную деятельность любого государственного или коммерческого предприятия невозможно представить без хождения внутренней деловой документации. Именно правильно оформленные информационные документы являются важными опорными элементами при принятии тех, или иных решений, отстаивании интересов организации и отдельных ее сотрудников.

Сегодня мы поговорим об одном из таких документов, называемым докладной запиской, с помощью которого принято доводить до сведения руководства те либо иные факты. Для вас мы подготовили типичные образцы документа и примеры его заполнения.

Докладная записка представляет собой информационно-справочный документ, составляемый в том случае, когда необходимо донести до начальства сведения, например, о положении дел на предприятии, возникших трудовых спорах внутри коллектива, некорректном поведении отдельных сотрудников на рабочем месте (дисциплинарных нарушениях, непозволительном поведении) и т.д.

Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.

Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на

  1. Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
  2. Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
  3. Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);

И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).

Чем отличается служебная от докладной?

Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.

Схема составления записки на провинившегося сотрудника

Четко регламентированного способа составления записки нет: пишется она либо в свободной форме, либо в соответствии с унифицированным образцом, если таковой зафиксирован локальными нормативными актами организации.

Общее требования к написанию этого документа – соблюдение правил деловой переписки: излагаться информация должна четко, логично, события – в хронологическом порядке, грамотно – без пунктуационных орфографических и стилистических ошибок: если нарушены требования техники безопасности – излагаются факты и их последствия (возможны или уже наступившие), без личностной оценки произошедшего.

При составлении документа в качестве опоры можно использовать национальный стандарт составления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно помнить, что докладная записка – это деловой документ, официально заверенный подписью составителя, поэтому и заполнять его необходимо как официальную бумагу.

Порядок составления документа, в соответствии с правилами оформления официальных бумаг, должен выглядеть следующим образом:

  • Для написания документа используется фирменный бланк организации. В его отсутствие записку можно составить на листе А4;
  • В правом верхнем углу указывается адресат в лице руководителя, с указанием должности, фамилии, имени и отчества в родительном падеже. Например, «директору ООО «Организация» Сидорову Ивану Петровичу»;
  • Под этой записью указываются данные составителя в родительном падеже. Например, «от специалиста отдела контроля качества Иванова Михаила Александровича»;
  • Ниже, в середине бланка указывается называние документа. Например, «служебная записка о нарушении должностных обязанностей»;
  • Далее – основная часть, текст, в котором излагаются факты происшествия и указываются данные провинившегося сотрудника (ФИО, должность);
  • В заключении – подпись составителя с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Грамотный образец в 2020-2021 году

Мы подготовили для вас несколько типичных образцов докладных записок и сейчас вы можете их просто скачать на свой ПК, после чего заменить часть текстовой информации, на свою. Это будет правильно.

Образец в формате WORD, 2020 год

Если вы считаете, что ваших знаний недостаточно, то писать записку не торопимся, читаем статью до конца, запоминаем советы и рекомендации экспертов и применяем их практике.

Хорошо, переходим к практическим вариантам.  

Пример 1: Причина / Сотрудник не выполняет профессиональные обязанности (образец)

Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности.

При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.

Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или создает преграду для выполнения профессиональных обязанностей своим коллегам, то те, в свою очередь, обязаны проинформировать об этом администрацию предприятия или вышестоящее руководство.

Перед тем, как принять меры к провинившемуся, руководство должно убедиться в неправомерности его действий. Например, последний перестал выходить на работу, на основании этого факта была составлена докладная записка.

Обвиненный сотрудник в объяснительной записке указал, что отсутствует (невыход) по причине задержки выплаты зарплаты на 15 дней, о чем предварительно в письменном виде оповестил руководство. Выйдет на работу он только тогда, когда организация выразит свою готовность выплатить необходимую сумму денег.

При этом действия сотрудника, не выходящего на работу, нельзя назвать неправомерными, так как его право не выходить на работу в случае невыплаты зарплаты регламентировано статьей 142 Трудового кодекса РФ.

Теперь наглядный пример.

Директору ООО «ДомСтрой»Сергееву Сильвестру Павловичуот руководителя отдела продаж

Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.

На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П. к дисциплинарной ответственности.

Или, более конкретное предложение…

На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

24.10.2020 г.

Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса.

Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка.

Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству.

Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.

В любом случае, прежде чем наказать провинившегося сотрудника, руководство должно потребовать с него написание объяснительной записки. Этого требует статья 139 Трудового кодекса.

Директору ООО «ДомСтрой»Сергееву Сильвестру Павловичуот руководителя отдела продаж

Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Источник: https://trudko.ru/content/pravila-normy-sostavlenija-dokladnoj-zapiski-oformljaem-obrazec

3 причины заменить офисное кресло вашим сотрудникам. Пример служебной записки

Служебная записка об организации рабочего места

   Все мы прекрасно знаем, что некоторые руководители экономят на своих подчиненных. И покупают им небольшие, неудобные и дешевые офисные кресла. Со стороны директора это понятно, мол, пусть сидят главное, чтобы работали, зачем мне тратиться на хорошую мебель и кресла, если для работы требуется всего-то стул и стол.

Если бы вы были руководителями, то тоже не забивали бы себе голову такими мелочами, ведь вам надо разобраться и сделать другие важные дела. Сотрудники, в свою очередь, сидят и думают, вот бы мне кресло поудобней.

Да, именно так мне и сказала одна работница большой фирмы, купили бы мне кресло, точно такое же, но с высокой спинкой.

   Покупка удобной офисной мебели и кресел для руководителя, это как вклад в будущее. Сегодня вы купили стильный и удобный стул, завтра ваш сотрудник отработает эффективнее, ведь у него не будет болеть спина, шея, и еще пару частей тела. Давайте разберемся в этом нелегком вопросе!

   1-ое. Уже давно доказано, что удобство работы положительно влияет на ее качество. И наука, которая изучает этот вопрос, называется эргономика.

Если человек сидит за рабочим местом продолжительное время, то у него будут затекать все мышцы и застаиваться кровь, что ведет к ряду заболеваний.

А когда у вас все болит, как вы работаете? Принципы эргономики здоровья или как правильно сидеть за рабочим местом.

   2-ое.

Разные улучшения офисных креслах такие как: была низкая спинка-стала высокая, было узкое сиденье-стало широкое, не было валика под спину или бедра-на новых креслах это есть, помогают увеличить продолжительность работы. А владелец компании платит за работу из своего кармана. Это, как в школьной задачке, Лена сделала 25 звонков в день, а Даша 50, потому что ей было удобнее сидеть.

   3-е. Если у вас приходят посетители, то вам лучше поставить более симпатичные и современные кресла, потому что они выглядят более солидно и это создает чувство уверенности у клиента.

А уж если вы поставили хорошие кресла своим работникам, то ваш авторитет поднимется и вам скажут спасибо. Кстати советуем вам позаботиться и о своих гостях, поставить им хорошие стулья для ожидания. Чтобы они потом вспоминали эту уютную атмосферу.

Почему комфортное офисное кресло хорошо для вашего бизнеса

Раздел каталога: Кресла для офиса

Как обосновать покупку нового офисного кресла?

Купить новое кресло нужно в тех случаях:

  • Со временем, у вас не работают некоторые детали. Здесь встает вопрос об удобстве работы и сохранности здоровья, а точнее регулировки под ваши данные и более длительную комфортную работу. – диагностика неполадок в кресле –
  • Если вы сидите на кресле очень давно и у вас износилась обивка. Порванный или протертый материал. Это влияет на внешний вид и общение с посетителями офиса, первое восприятие клиентов.
  • Вы проводите слишком много времени за рабочим столом, а кресло вам не подходит, неудобно. Это проблема серьезная, которая будет влиять на ваше здоровье, осанку, боль в суставах и т.д. – Ваш офисный стул убивает вас! –
  • У вас появились новые сотрудники и вам необходимы новые рабочие места.

Пример служебной записки на приобретение офисного кресла:

                                                      Директору ООО “Рога и копыта”

                                                      Упрямцеву Ю.Д.

                                                      от сотрудника отдела работы с клиентами

                                                      Старательный Л.И.

г. Санкт-Петербург, 16 июля 2019 года

Служебная записка №1

   Довожу до вашего сведения, что офисные кресла служат уже давно и превышают свой срок эксплуатации, а также имеют некоторые дефекты в конструкции (порванную обивку, сломанный механизм и т.д).

Это снижает время продуктивной работы в течении трудового дня, понижает презентабельность отдела перед посетителями(клиентами), и боюсь, может нанести трудовые травмы, в виде болей в спине, плечах и шее.

В связи с этим, прошу выделить 30 500 рублей на замену всех кресла в отделе на более новые.

                 Старательный Л.И._________________16.06.2019

Документ: Скачать 4 примера записки на кресла и мебель

   Ниже приведем примеры тех кресел, которые могут стоять у вас и на что их лучше заменить. В современных интернет магазинах, по доступной цене, вы можете приобрести довольно хорошие модели офисных кресел.

->->->
->->->
->->->
->->->

Услуга: Полное оснащение Вашего офиса мебелью

Источник: https://www.allkresla.biz/stati/articles/3_prichiny_zamenit_ofisnoe_kreslo_vashim_sotrudnikam/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.