Служебная записка о передаче документов образец
Служебная и докладная записки
В чем разница между служебной и докладной записками? Возможно ли использование служебных записок вместо докладных? Мы произвели пореквизитный анализ этих документов и показали множество образцов полностью оформленных служебных и докладных записок для различных случаев. Объяснили, как организовать их регистрацию, исполнение, сколько потом хранить. Эта статья будет полезна компаниям, избравшим служебные записки основным средством письменных внутрикорпоративных коммуникаций.
В делопроизводстве используется три вида записок, которые различаются по назначению:
- служебная записка обычно направляется «по горизонтали», например, от руководителя одного подразделения руководителю другого;
- докладная записка направляется по вертикали (от подчиненного вверх руководству);
- объяснительную составляют, как правило, когда у работника требуют письменных объяснений какого-либо инцидента (например, опоздания на работу, причиненного ущерба имуществу работодателя и т.п.).
Пожалуй, самой популярной из перечисленных является служебная, несмотря на некоторые сложности в определении ее статуса как документа. На практике очень многие организации поддерживают довольно обширную внутреннюю переписку именно с помощью служебных записок.
Докладные записки менее популярны, т.е. в некоторых организациях направляют служебные записки и «по вертикали», и «по горизонтали» (и это несмотря на то, что докладная записка в числе официальных документов значится – имеет код по ОКУД, а служебная – нет).
Есть ли такой документ?
Как документ служебная записка не имеет официального статуса и не предусмотрена Общероссийским классификатором управленческой информации (ОКУД). Поэтому найти ее определение оказалось непросто.
Краткий словарь видов и разновидностей документов (Главархив, ВНИИДАД, М., 1974) толкует служебную записку как записку о выполнении какой-либо работы, направляемой одним должностным лицом другому.
Реквизиты и бланк служебной записки
При оформлении служебной записки опирайтесь на рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а конкретные правила оформления этого документа рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте организации.
Стандартная служебная записка содержит следующие реквизиты:
- наименование вида документа (отмечено цифрой 1 в Примерах со 2 по 4),
- дата документа (цифра 2 там же),
- регистрационный номер документа (цифра 3 там же),
- адресат (цифра 4),
- ссылка на номер и дату документа (если записка пишется в ответ на запрос или в целях исполнения нормативного акта, см. пометку с цифрой 5 в Примерах 3 и 5),
- заголовок к тексту (цифра 6),
- текст документа (цифра 7 в Примере 4),
- отметка о наличии приложения (если оно имеется, цифра 8 в Примере 5),
- подпись (цифра 9 в Примере 4),
- отметку об исполнителе, которая не обязательна (цифра 10 в Примере 4).
Из-за того, что служебная записка является внутренним документом, в ней часто не оформляют такие реквизиты, как «место составления документа» и «наименование организации-автора» (указывая только подразделение). Если с первым изъятием можно согласиться, то со вторым – не стоит.
Дополнительно в ходе своего жизненного цикла служебная записка может приобрести:
- резолюцию,
- визы согласования документа,
- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
ГОСТ Р 6.30-2003 предлагает на рисунке Б.5 бланк конкретного вида документа, а именно – приказа.
Возьмем его за основу, изменим вид документа («ПРИКАЗ» на «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»), уберем место составления (Москва), добавим наименование подразделения (при внутренней переписке это становится принципиальным) и получаем «стандартный» бланк служебной записки. Результаты наших манипуляций показаны в Примере 1.
Пример 1. Бланк служебной записки, сконструированный по ГОСТу Р 6.30-2003 Но нигде нет запрета на разработку собственных бланков служебных записок, с оформлением и расположением реквизитов в соответствии с принятыми в компании традициями (Примеры 2 и 3).
Пример 2. Бланк служебной записки организации – вариант 1 Пример 3. Бланк служебной записки организации – вариант 2
Дальнейшие примеры оформления служебных записок мы будем делать в более традиционном исполнении.
Когда и как пишется служебная записка?
На вопрос, в каких случаях пишется служебная записка, поможет ответить Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.
Фрагмент документа
П. 3.8.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160)
Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений … (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.).
Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.
Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Рассмотрим основные ситуации, когда принято создавать служебные записки. Список, разумеется, не будет исчерпывающим.
Запрос информации или документов
Пример 4. Служебная записка для запроса информации
Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/42739-sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiski/
Служебная записка о передаче материальных ценностей
› Юридические советы
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.
Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.
Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.
В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.
Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.
Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
Источник: https://fabrikaklientov.ru/info/sluzhebnaja-zapiska-o-peredache-materialnyh/