Служебная записка о непредоставлении документов в бухгалтерию

Содержание

Служебная записка о непредоставлении документов в бухгалтерию. Образец служебной записки

Служебная записка о непредоставлении документов в бухгалтерию

» 3 Как собирать » Служебная записка о непредоставлении документов в бухгалтерию. Образец служебной записки

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя. Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
  • Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
  • Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.

Докладная записка образец

Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

  • названия учреждения, предприятия;
  • даты;
  • индекса;
  • адреса оформления;
  • данных адресата;
  • заголовка к теме докладной;
  • изложенного текста;
  • подписи руководящего лица;
  • ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование документа;
  • дату и регистрационный номер;
  • заголовок к теме;
  • текст;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка – пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

  • для запроса информации;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д.

В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д.

Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.
Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма объяснительной записки

Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере.

Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления.

В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

Этот документ следует оформить, если работник (неважно, какую должность он в данной компании занимает) считает нужным донести что-то важное до сведения главы фирмы и понимает, что без его персонального вмешательства дело не решить.

Внимание! Служебную записку нередко путают с докладной.

Эти две категории письменных обращений внутри компании действительно схожи в самом главном – они имеют информационную направленность и подразумевают определенные действия от того, кому адресованы.

Они касаются либо того или иного специалиста, либо деятельности конкретного подразделения. Тем не менее, докладная записка более иерархически окрашена: ее пишут всегда «снизу вверх», то есть от нижестоящего специалиста – находящемуся на более высокой должности.

Служебная же может быть адресована и представителю того же ранга, что и автор, и тому, кто по должности ниже. Мало того, она адресуется и представителям организаций-партнеров. По сути, докладная записка является подвидом служебной, как и объяснительная.

Источник: https://anyost.ru/3-kak-sobirat/sluzhebnaya-zapiska-o-nepredostavlenii-dokumentov-v-buhgalteriyu.html

Служебная записка в бухгалтерию образец

Служебная записка о непредоставлении документов в бухгалтерию

Структура документа и основные рекомендации, которые подскажут, как правильно написать записку

Каждый из нас хоть изредка сталкивается с написанием различной официальной документации. Чаще всего нам приходится оформлять докладные, объяснительные или служебные записки. Многим людям кажется, что нет особых различий в оформлении этих бумаг.

Если вы тоже так считаете, тогда пришло время развеять эти убеждения. Общее между этими документами лишь то, что они все (без исключения) носят информационный характер. Но вы должны осознавать, что имеете дело с совершенно разными бумагами, которым присущи свои адресаты и свое содержание.

Поговорим о том, как правильно написать записку.

Что же представляет собой служебная записка?

Служебная записка — это информационный документ, который призван обеспечить связь нескольких объектов управления.

Как правило, объекты находятся в горизонтальном подчинении. В подобных записках принято излагать вопросы, которые касаются материально-технического, информационного или хозяйственного обеспечения. Также предметом служебной записки могут выступать различные предложения по улучшению чего-либо, всевозможные просьбы или банальные объявления для сотрудников.

Рассмотрим элементарный пример

Допустим, в бухгалтерии не работает принтер. В этом случае главный бухгалтер имеет право оформить служебную записку, которая проинформирует о проблеме начальника специального отдела (в нашем примере записку примет отдел системного обеспечения).

Как грамотно написать служебную записку?

  • Во-первых, любой официальный документ должен оформляться на листе формата А4. Целесообразно предоставить записку в печатном виде. Следует отметить, что многие современные компании разработали для своего предприятия специальные бланки для ведения электронного документооборота.

    В таком случае вам следует оформлять все документы именно на таких бланках (пренебрегать правилом строго запрещено).

  • Во-вторых, служебной записке присуща определенная структура: шапка, указание даты составления, наименование акта, предмет, сам текст, подпись и должность составителя.

  • Прежде всего, оформляется шапка записки

    Здесь вы обязаны указать человека, для которого вы составляете эту бумагу: его звание, имя, фамилию, отчество. Всю эту информацию необходимо излагать в одном падеже.

    Как правило, шапка оформляется в левом верхнем углу. Дальше вам следует написать дату составления акта. Не забывайте указывать порядковый номер документа.

    Надпись «Служебная записка»

    Затем по центру листа указывается наименование составляемого документа (в вашем случае следует написать «Служебная записка»). Справившись с этими этапами, приступайте к оформлению основной части документа.

    Основной текст

    Под названием напишите предмет записки. Предмет должен раскрывать информацию, о которой вы собираетесь сообщить адресату. Теперь смело приступайте к написанию самого текста. Обязательно придерживайтесь официально-делового стиля.

    Должность и подпись

    Теперь вы знаете, как написать служебную записку (образец этого документа можно с легкостью найти в Интернете). Изучив наши советы, вы уже должны без особого труда составить этот вид документа. Успехов вам!

    Скачать образец формы бланка служебная записка о выдаче

    Оформление приказа на стадии подготовки приказа производятся. При приемке естественно необходимо поначалу проверить наличие документов о качестве и само качество с виду и на ощупь, а позже уже по количеству. Как же тогда входной контроль на предприятии? Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, – это наружные документы, их нужно оформлять на бланке организации.

    Я понимаю партию сиз покупаемую проверить у поставщика, но никак не документы. Типовое положение о службе охраны труда, в каком прекрасно пишется, что иот ничем сторонним не должен заниматься не считая охраны труда, можно будет выкинуть в урну. Ясно и понятно о бухгалтерском учете и денег.

    Образец служебной записки делопроизводство

    Списание сиз только бухгалтерский вопрос. Расписка это документ личного нрава, удостоверяющий факт получения валютных.

    Общий отдел начальнику отдела безопасности в связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.

    Исходя из того, что у нас обычный рук-ль подразделения, который хлопочет о собственных подчиненных, он отыщет метод знать что, кому положено по перечню и в какие сроки выдается.

    Служебная записка о выдаче спецодежды образец заполнения

    2-ой части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит только из описания ситуации, выводов и предложений создателя записки. Страничка 3 из 7 – спецодежда – отправлено в средства. Сиз получают рабочие лично (о чем подпись в карточке), а не рук-ль подразделения – как на него можно повесить все сиз на подразделение. Перечень главных средств, предполагаемых к списанию.

    Служебная записка правила оформления – кадровая работа

    И когда эталон служебной записки на списание материалов. Как составить и оформить служебную записку докладную, варианты. Ношение форменной одежки за пределами местности. Об утверждении положения о порядке согласования с пфр актов о списании объектов.

    Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)

    71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.

    При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода.

    До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г.

    налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.

    Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия . Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами.

    В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением.

    Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки . при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности .

    подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.

    Пример оформления .

    Служебная записка

    Источник: http://obraztsyiskov.my1.ru/publ/raznye_dokumenty/sluzhebnaja_zapiska_v_bukhgalteriju_obrazec/2-1-0-560

    Как приучить сотрудников вовремя приносить первичку в бухгалтерию — Audit-it.ru

    Служебная записка о непредоставлении документов в бухгалтерию

    Журнал “Семинар для бухгалтера”

    Иногда бухгалтер тратит больше времени и сил не на подготовку и сдачу отчета, а на сбор недостающей первички от контрагентов. А все оттого, что сотрудники компании забывают занести нужные бумаги вовремя. Советами о том, как решить проблему с задержкой документов и убедить сотрудников сдавать первичку в срок, делится Елена Волкова, бухгалтер ООО «Эвион».

    Сформируйте четкий регламент документооборота

    Первое, с чего лучше начать, так это с вопроса: а установлены ли вообще в компании сроки для сдачи документов? Ведь если нет правил, то и нельзя требовать их исполнения.

    Контролировать своевременность сдачи первички поможет регламент документооборота. В нем пропишите механизм движения документов внутри компании и сроки, в которые каждая бумага должна быть доставлена в бухгалтерию. Также важно назначить ответственных за это сотрудников и расписать, как они будут передавать документы.

    Скорее всего разработке регламента придется уделить немало времени, так как важно учесть все особенности бизнес-процессов в вашей компании. И чем крупнее организация, тем больше процедур нужно описать.

    Но усилия в итоге окупятся, и опоздавших бумаг будет меньше. Постарайтесь сделать документ максимально простым для понимания. Хорошо, если распределение функций и ответственности будет понятно каждому сотруднику.

    Ведь только тогда работники смогут следовать инструкциям.

    А чтобы сотрудники не забывали, что регламент следует соблюдать, закрепите эту обязанность в их должностных инструкциях. К тому же в этом случае нарушителя сроков можно будет привлечь к ответственности.

    Готовый регламент директор утвердит своим приказом. А перед этим его лучше согласовать с руководителями тех подразделений, которые участвуют в обмене документами. Советы коллег помогут учесть в инструкциях дополнительные важные детали.

    Бумаги теряются, а сотрудник уверяет, что документы он в бухгалтерию отдавал? Если передачу первички контролировать, то такие споры останутся в прошлом. Поэтому лучше фиксировать, что бухгалтерия получила бумаги от сотрудников других отделов. Делать это можно в соответствующем журнале. Другой вариант – снимать копию с документа и на ней делать пометку о получении.

    Постарайтесь наладить отношения с другими отделами

    Перед разработкой регламента поговорите с начальниками тех отделов, сотрудники которых задерживают первичку. Постарайтесь понять, из-за чего происходят сбои в документообороте.

    Одно дело, если причина задержки в том, что сотрудники просто легкомысленно относятся к документам. Тогда попробуйте преодолеть разницу в профессиональных интересах. Объясните коллегам, что своевременное представление бумаг не прихоть бухгалтерии. А у задержки документов есть свои последствия: штрафы, пени и дополнительные вопросы налоговиков.

    Но иногда наладить работу с документами не получается из-за того, что сотрудники просто не успевают вовремя отдавать первичку. К примеру, задержать документ может сам контрагент. Или работники слишком загружены.

    В первом случае решать проблему нужно с поставщиком и с ним обсудить вопрос обмена документами. Как правило, ускорить поступление бумаг помогает неформальный разговор с бухгалтерией контрагента и призыв к профессиональной солидарности.

    К тому же порядок обмена документами можно закрепить в договоре. Причина задержки бумаг в плотном рабочем графике коллеги? Согласуйте с ним приемлемое время представления документов. Лучше пойти на компромисс и немного удлинить срок сдачи, чтобы он стал комфортным для работника.

    Когда заранее понятно, что сотрудник не успеет уложиться в установленный период, толку от таких правил будет мало.

    Включите в Положение о премировании пункт о санкциях за опоздание с первичкой

    Еще один способ, который поможет дисциплинировать сотрудников, вечно опаздывающих с первичкой, это наказание рублем. Решать вопрос о необходимости материальной ответственности за бумаги нужно с руководством.

    Компания не вправе наказать сотрудника за задержку первички штрафом. Такое дисциплинарное взыскание с точки зрения Трудового кодекса будет незаконным. В отношении провинившегося работодатель может использовать только три вида взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение. Кстати, об этом Роструд еще раз напомнил в письме от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1 .

    Приучить сотрудников к дисциплине помогут специальные пункты в Положении о премировании. Компания может предусмотреть в документе снижение или даже невыплату премии за нарушение сроков сдачи документов.

    Директор решил сделать нарушителю выговор или замечание? Тогда оформите служебную записку, а с сотрудника возьмите объяснительную. На основании этих бумаг руководитель составит приказ о применении дисциплинарного взыскания.

    Если сотрудник из-за проблем с первичкой не получил премию, можно оформить служебную записку на имя директора. Требовать объяснительную и составлять приказ не нужно. Ведь выплата премии – право, а не обязанность работодателя. И этот вид наказания к дисциплинарным взысканиям из статьи 192 ТК РФ не относится.

    Валерия Большакова, бухгалтер «Капкан»:

    – Иногда первичка поздно попадает в бухгалтерию из-за того, что контрагент выписывает документ с ошибками. Тогда бумагу приходится возвращать бухгалтеру поставщика, чтобы ее исправили. Бывает, что ошибку не получается исправить с первого раза и первичка мигрирует из одной бухгалтерии в другую не один раз. Тогда вероятность потерять бумаги или получить их позже нужного срока возрастет.

    Тут помогут памятки для сотрудников с образцами правильно заполненных документов. Ведь когда коллеги будут знать, как должны быть оформлены акт, накладная и счет-фактура, они смогут проверить их сразу при получении.

    И если в документе недочет, оперативно исправить его в бухгалтерии поставщика. Чтобы памятки работали эффективно, не нагружайте их сложными терминами и формулировками, понятными лишь специалистам в бухучете.

    Лучше снабдите сотрудников наглядными образцами документов с краткими пояснениями.

    Заручитесь поддержкой директора

    Валерия Молчанова, бухгалтер ООО «ТехноГоризонт»:

    – Решить проблему с первичкой проще, когда директор компании берет ситуацию под свой личный контроль. Если в вашей компании вопрос с документами стоит особенно остро, то экстренной мерой помощи станут регулярные отчетные совещания. На встречах с руководством ответственные сотрудники будут докладывать о положении дел с первичкой.

    Такие мероприятия помогут дисциплинировать работников и приучат их бережнее относиться к бумагам. Генеральный директор в зависших документах ничего страшного не видит? Тогда попытайтесь объяснить ему, к каким последствиям это приводит.

    Например, из-за потери закрывающих документов от поставщика компания может переплатить налог на прибыль и НДС. К тому же из-за опоздавших документов часто приходится подавать уточненки. Как правило, в них компания сумму налога к уплате уменьшает. А на такие отчеты инспекторы обращают пристальное внимание и запрашивают по ним пояснения.

    Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/828098.html

    В чем разница? служебные, докладные и объяснительные записки

    Служебная записка о непредоставлении документов в бухгалтерию

    Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

    На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

    Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

    На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

    Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

    Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

    Докладная записка

    Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

    Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

    Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

    Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

    • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
    • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
    • Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

    Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

    Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.

    3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

    Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

    Пример докладной записки

    Служебная записка

    Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

    Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

    Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

    Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

    Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

    В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

    Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

    Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

    Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

    Образец служебной записки

    Объяснительная записка

    Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

    Кому пишется: руководителю.

    Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

    Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

    Образец объяснительной записки

    Как оформлять записки

    Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

    Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

    • Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
    • Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
    • Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
    • Дата написания
    • ФИО, должность составителя, его подпись.

    В чем разница?

    Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

    Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103

    Служебная записка о несвоевременном предоставлении документов

    Служебная записка о непредоставлении документов в бухгалтерию

    Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

    Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

    Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

    Кто может писать служебную записку

    Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

    Для чего нужна служебная записка

    Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

    В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

    Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

    Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

    В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

    В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

    Основные правила написания служебной записки

    Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

    • о наименовании предприятия,
    • дате ее составления,
    • сотруднике, который пишет записку,
    • должностном лице, к которому она направляется.

    Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

    Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

    После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

    Консультация юриста

    УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

    Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

    1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
    2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
    3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
    4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

    Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

    Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов

    По своей сути, несвоевременное предоставление документов – это невыполнение прямых должностных обязанностей, ведь ряд профессий предусматривает именно работу с документацией. Если какая-либо бумага не была предоставлена в срок, это может спровоцировать задержку других процессов на работе или же просто негативно отразиться на результате.

    Если работник допустил такой недостаток в своей работе, начальство вправе потребовать от него объяснительную записку, в которой следует изложить причины, приведшие к задержке с документацией.

    Составляется записка по общим принципам делопроизводства, то есть с указанием адресата (начальника), собственной должности, обязательного проставления даты и личной подписи. Рекомендации по формулировке содержания:

    • не пытайтесь переложить собственную оплошность на кого-то другого;
    • встречные обвинения в объяснительной записке не сработают в вашу пользу;
    • если вина действительно имеет место, правильнее ее признать, извиниться и выразить намерение не допускать подобного в дальнейшем;
    • не стоит пускаться в подробные и пространные объяснения, достаточно указать одну причину;
    • текст записки, по неписаным правилам, не должен выходить за пределы 1 листа.

    Пример объяснительной записки о несвоевременном предоставлении документов

    Председателю Арбитражного суда г. Москвы Н. А. Новикову специалиста отдела делопроизводства

    Марьяновой Р.М.

    ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
    О несвоевременном предоставлении документа

    Я, Марьянова Раиса Михайловна, являясь молодым специалистом, работаю в суде с 12.09.2017 г. До настоящего времени практически не имела опыта работы с судебной документацией. На сегодняшний день документооборот составляет около 200 документов в день.

    Источник: https://jurkonspb.ru/sluzhebnaya-zapiska-o-nesvoevremennom-predostavlenii-dokumentov/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.