Служебная записка о неисправности оборудования

Содержание

Служебная записка

Служебная записка о неисправности оборудования

Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.

Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

Назначение и виды данного документа

Скачать образец служебной записки о премировании сотрудника.

Служебные записки подразделяются по назначению и по степени доступности.

По назначению, то есть по виду донесенной информации, выделяют такие записки:

  • Записки, которые способствуют принятию решения – это просьбы или требования рассмотреть какой-либо вопрос или предложение специалиста;
  • Информативные записки – это такой вид документа, в котором содержится информация, которую работник хочет передать руководству;
  • Отчетные записки – такие документы чаще всего готовятся по требованию руководства и содержат подробную информацию о каком-либо прошедшем процессе.

По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения, записки бывают:

  • Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
  • Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.

В отдельных случаях служебная записка прилагается вместе с рядом других записок. Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка. А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.

Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.

Служебная записка – это своего рода способ общения между отделами, структурами или цехами. Обычно ее составляет работник или руководитель одного отдела на имя начальника другого отдела.

Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации. Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.

Форма и содержание

Что касается содержания служебных записок, то чаще всего они освещают вопросы производственного типа, материальных или технических проблем, хозяйственные вопросы, а также вопросы, которые касаются информационного обеспечения.

Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.

По своей форме служебные записки не имеют определенного общепринятого стандарта. Однако каждая организация и, более того, каждый отдел имеют свой стандарт написания служебных записок, которого следует придерживаться работникам данного отдела.

Пример написания служебной записки представлен ниже.

Главному бухгалтеру ___________________

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.

Директор отдела маркетинга:________________________________.

«   »___________ 2016 года

Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Правила грамотного оформления

Начинать служебную записку нужно с разъяснения сложившейся проблемы или ситуации. Нужно подчеркнуть, что именно послужило поводом для написания записки. После этого нужно перечислить, какой ответ ожидается получить от этого обращения, назвать точную просьбу и, если требуется, сумму, которую планируется реализовать.

Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку. Очень часто ее подписывает начальник отдела.

Если предприятие того требует, то под подписью проставляются визы лиц, которые заинтересованы в данной просьбе. Перечисляются инициалы, фамилии, подписи и даты. В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.

Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.

Составление служебной записки в электронном виде

Составлять такой документ можно в электронном виде, если на предприятии допустима такая форма, что должно быть указано в учетной политике организации. В таком случае это несомненное достоинство предприятия, так как упрощается отправка записки и значительно сокращается время ее рассмотрения.

Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.

Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата. Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.

Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.

При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку.

Определенные нюансы составления

Хоть служебная записка и является общепринятым документом, не имеющим определенных стандартов, в ее составлении присутствуют разного рода особенности, возникающие в зависимости от цели написания записки. Эти особенности мы рассмотрим ниже.

На приобретение

Служебная записка на приобретение пишется на имя руководителя определенного отдела.

В ней указывается, что необходимо приобрести, в каком количестве и в каких целях.

На сотрудника

Служебная записка, которая пишется на определенного сотрудника, является докладной запиской.

Оформляется она по всем правилам с единственным отличием: докладная записка пишется от нижестоящего работника к вышестоящему начальнику.

На замену старого инвентаря

Особенностью такого документа является то, что нужно перечислить все причины замены такого инвентаря, чтобы их сочли целесообразными и просьбу о замене осуществили.

На премирование

В записке обязательно нужно перечислить все причины, по которым возможна выплата премии. Это может быть превышение рабочего времени, большой объем выполненной работы или работа при законном отпуске.

О повышении

В этой записке нужно перечислить, в связи с чем возможно повышение. Это может быть увеличение обязанностей, качества работы, предоставление дополнительных услуг.

О недоплате

В такой записке нужно указать сумму, которая не доплачена по некоторым причинам. Возможные причины также следует обозначить. Возможно, стоит прописать, чья вина стоит за невыплатой средств.

О поломке

При составлении записки о поломке нужно назвать поломанное оборудование и указать, какого рода поломка случилась, и в связи с чем оборудование вышло из строя.

О непредоставлении или передаче документов

В первую очередь здесь нужно указать наименование документа, а также сроки, в которые должен быть передан документ.

Таким образом, соблюдая все эти нюансы, можно грамотно составить служебную записку, которая поможет в решении какого-либо важного вопроса.

Важность документа

Чтобы оценить важность служебных записок, стоит понять, что этот вид документа поможет избежать многих крупных недоразумений между отделами, простоев в работе.

В целях бухгалтерского учета, а также налогообложения служебная записка играет важную роль, поскольку это финансовые вопросы, которые требуют особого внимания и соблюдения малейших нюансов.

Служебные записки также являются эффективной формой отказа в чем-либо. Этот документ подразумевает полное отсутствие отрицательного тона. Критика возможна, но она не должна быть направлена на одного человека или отдел.

Таким образом, служебная записка является универсальным средством решения многих проблем. Правильно составленный документ обеспечит эффективную и плодотворную работу организации.

Пример работы со служебными записками в электронной системе документооборота представлен в следующем видеосюжете:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9221

Служебная записка на ремонт оборудования

Служебная записка о неисправности оборудования
Пропустить и перейти к содержимому

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. С оставление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

П исьменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Источник: https://bryanskinfo.ru/2019/11/16/sluzhebnaja-zapiska-na-remont-oborudovanija/

Докладная о неисправности оборудования

Служебная записка о неисправности оборудования

О проекте › Другие дисциплины › Делопроизводство › Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления

  1. Образец оформления докладной записки о нарушении трудовой дисциплины
  2. Образец оформления объяснительной записки о причинах нарушения трудовой дисциплины
  3. Образец оформления служебной записки о ремонте (замене) компьютера

О проекте › Другие дисциплины › Делопроизводство › Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления

Несмотря на отсутствие в законодательстве унифицированной формы, такая служебная записка часто используется и позволяет не только формализовать правоотношения между работниками, но и официально обратится к ответственному лицу, непосредственному или вышестоящему руководителю, к представителям других структурных подразделений с инициативой о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию.

Основная цель этого информационно-справочного документа — зафиксировать сложившуюся ситуацию, донести важные сведения, связанные с нарушением, до адресата. Решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности в каждом конкретном случае, находится в компетенции руководителя.

Как написать докладную записку на поломку оборудования

Служебная записка позволяет ему сформировать мнение по факту произошедшего и вынести решение.

Кто и когда пишет служебную записку о невыполнении обязанностей

Инициатором и автором докладной о дисциплинарном взыскании и невыполнении обязанностей может быть любой сотрудник компании, однако юридическую силу такой документ приобретает только после согласования и утверждения в установленном порядке.

Порядок направления документа руководителю и другим работникам, его форма, регистрация, сроки рассмотрения могут быть установлены локальным нормативно-правовым актом.

В большинстве случаев для передачи записки в работу необходима согласующая виза уполномоченного на то ответственного лица компании.

Ими могут выступать непосредственные руководители сотрудника, работники отдела кадров, юридического отдела.

Согласно статье 119 ТК РФ, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не может быть применено позднее шести месяцев после него, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. Поэтому соблюдение указанных сроков имеет особое значения для работодателя, так как при их нарушении дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником и отменено решением суда (даже если сам факт нарушения полностью доказан).

Виды и специфические особенности служебной записки

Докладные о дисциплинарных взысканиях можно условно подразделить по содержанию на следующие виды:

  1. Сообщение о факте нарушения работником должностной инструкции, правил.
  2. Уведомление о необходимости установления такого факта.
  3. Инициирующая процесс привлечения к дисциплинарному взысканию.

Самыми распространенными видами служебных записок в деятельности юридического лица являются:

  • о неисполнении должностных обязанностей;
  • об опоздании на работу;
  • о невыходе на работу (прогул);
  • о нарушении трудовой дисциплины.

Важно указать в документе следующие данные:

  1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
  2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
  3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
  4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

Утверждая корпоративную форму, не забудьте учесть их при создании структуры. Правильная служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей находится в конце статьи.

В государственных и муниципальных бюджетных организациях и некоммерческих организациях чаще встречаются утвержденные в установленном порядке бланки, в которых можно менять только текстовую часть, изменение других реквизитов, структуры, полей, их последовательность категорически не допускается.

Что указать в служебной записке

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • название структурного подразделения;
  • адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица);
  • название вида документа;
  • дата;
  • индекс или исходящий номер;
  • место издания;
  • заголовок (краткое содержание, например, об опоздании, о прогуле, о невыполнении обязанностей по охране труда);
  • текстовая часть;
  • приложения если есть;
  • подпись, визы.

Можно ли отменить наказание

После того как служебная записка о невыполнении служебных обязанностей оформлена, решение об издании приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принято, может возникнуть необходимость его досрочной отмены.

В соответствии со статьей 194 ТК РФ, если в течение года со дня объявления работник не будет подвергнут дисциплинарному взысканию, то оно считается снятым.

Таким образом, работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Отсутствие непогашенных дисциплинарных взысканий в Положениях об оплате труда бюджетных и некоммерческих организаций и учреждений, как правило, является обязательным условием для начисления различных стимулирующих выплат, премии по результатам работы за год, представлению к наградам, переводу на вышестоящую должность.

Образец служебной записки об отмене наказания

Докладная о снятии дисциплинарного взыскания оформляется в свободной форме, ответственным лицом компании и согласовывается с руководителем.

В случае положительного решения руководства, оформляется соответствующий приказ о досрочном снятии взыскания.

Скачать

.

Источник: https://astbusines.ru/%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D0%B4%D0%BD%D0%B0%D1%8F-%D0%BE-%D0%BD%D0%B5%D0%B8%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8-%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%B0/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.