Служебная записка о направлении в командировку образец

Служебная записка на командировку: образец 2020 года | Юридическая консультация онлайн

Служебная записка о направлении в командировку образец

Порой появляются обстоятельства, вынуждающие работодателя направить того или иного сотрудника в служебную поездку для решения срочных вопросов.

В том случае, если командировка предполагалась заблаговременно, то распорядительный документ начальника будет издан на основании ранее разработанного трудового плана.

Если же выезд в другой населенный пункт внеплановый, то для возможности издания соответствующего Приказа следует изначально разработать служебную записку на командировку, образец и структуру составления которой рассмотрим в данной статье.

Даты направления и возвращения сотрудника из командировки фиксируются в документации на основании сведений, содержащихся в проездных билетах сотрудника, которые в обязательном порядке следует предъявить работодателю по факту прибытия из поездки.

Если же работник выезжал в другую местность на собственном транспорте и никаких билетов на себя не оформлял, то период командирования устанавливается на основании информации, предоставленной в служебной записке, при условии, что к ней прилагается соответствующая оправдательная документация, подтверждающая использование личного авто.

Таким образом, оформление рассматриваемого документа требуется в случаях:

  1. Когда трудящийся уезжает в деловую поездку на личном/служебном или же арендованном автотранспорте;
  2. Когда гражданин не может представить своему начальнику иные доказательства выполнения возложенной на него задачи, из-за которой он, собственно, и был отправлен в командировку.

Служебная записка является тем самым документом, на основании которого работодатель обязан выплатить подчиненному суточные начисления, а также предоставить, при необходимости, материальное возмещение личных расходов лица, понесенных на служебные нужды.

Форма и структура заполнения служебной записки

В законодательных актах не зафиксировано каких-либо строгих требований, которые должны быть выполнены работником при оформлении служебной записки на командировку.

В связи с этим, трудящийся имеет право по собственному усмотрению заполнить данную отчетность. Как правило, записка оформляется на фирменном бланке, разработанном в компании, а если такового нет, то на обычном чистом листе формата А-4.

К основным правилам внесения сведений, которые требуют соблюдать работодатели, относятся:

  • В шапке документа (в правом верхнем углу), располагаются личные сведения о нанимателе: ФИО, а также занимаемая им должность, указывается наименование компании;
  • Далее указывается структурное подразделение, руководитель которого стал инициатором для направления подчиненного в командировку;
  • В противоположном верхнем левом углу, перечисляются все подразделения организации, которые тем или иным образом примут участие в организации деловой поездки сотрудника;
  • Наименование документа;
  • Индивидуальный номер, который необходимо присвоить служебной записке;
  • Дата оформления документа;
  • Обращение к руководителю организации, например: «Уважаемая Ирина Константиновна»;
  • Текстовая часть служебной записки должна содержать подробное изложение обстоятельств, на основании которых сотрудник обязан отбыть в деловую поездку, обозначается личность командируемого, длительность выезда, а также сумма финансов, которую следует предоставить лицу для покрытия нужд в отъезде;
  • ФИО обращающейся стороны, его должность и личная подпись.

Образец и правила заполнения служебной записки в зависимости от ее разновидности

Ранее упоминалось, что служебные документы на отбытие в деловую поездку могут быть двух разновидностей: записки, на основании которых оформляется Приказ о направлении сотрудника, а также записки, оформляемые по прибытию лица из поездки, в которых отображается результат выполнения поставленной задачи. Рассмотрим более подробно примеры таких служебных записок:

  1. О командировании сотрудника

Разновидность записки, которая оформляется непосредственно для издания распоряжения от имени руководителя организации. Как правило, документ составляется начальником структурного подразделения, которому необходимо отправить подчиненного в поездку для выполнения определенной задачи. Целью такой служебной записки является подробная и четкая аргументация необходимости командировки.

  1. На необходимые расходы в процессе поездки

Перед каждой командировкой, наниматель обязан предоставлять сотруднику определенную сумму денежных средств, которой ему должно хватить на покрытие необходимых нужд в период отъезда: на проезд, проживание и покупку продуктов. Данная разновидность служебной записки оформляется по прибытию лица обратно в организацию.

В документе сотрудник обязан письменно отчитаться о всех расходах, приложить к записке оправдательную документацию: полученные чеки или квитанции за продукты/услуги, а также указать: цель своего командирования, даты выезда и возвращения обратно, сведения о личном авто, при условии, что он выезжал на собственном транспорте.

Случаются ситуации, когда ранее требовавшаяся командировка отменяется вследствие определенных возникших обстоятельств. Оформление служебной записки требуется тогда, когда командируемый работник уже получил на руки аванс, предоставляемый на потребности в поездке. В документе следует зафиксировать прошение об отмене деловой поездки сотрудника, а также обозначить причину такой меры.

Нюансы составления служебной записки на деловую поездку

Направление сотрудников в деловые поездки может осуществляться как по территории России, так и за границу.

При составлении служебной документации данный факт не учитывается, различия будут лишь в размере служебных издержек, понесенных работником в нашей стране и за рубежом.

Поэтому при передаче гражданином отчетности, работодатель и бухгалтер должны учитывать местность, откуда он вернулся и высчитывать суточные и авансовые выплаты по тарифам той страны.

Некоторым трудящимся комфортнее отправляться в командировки на личном автотранспорте, особенно в том случае, когда предполагаются многократные переезды.

На такое решение гражданина законодатель не устанавливают никаких ограничений, а работодатель не может этому препятствовать.

В случае выезда на служебном или личном авто, по приезду командируемый должен приложить к служебной записке путевой лист, а также предъявить начальнику оправдательные документы о понесенных расходах на бензин, которые должны быть лицу компенсированы.

Процедура направления в командировку руководителя организации, не имеет значимых отличий от командирования штатного сотрудника, все положения законодательства распространяются на него аналогичным образом, соответственно, от начальника также требуется составление соответствующих служебных записок.

Однако мнение представителей Роструда гласит о том, что руководство должно быть освобождено от оформления подобной документации, так как в его обязанности и так входит подписание распорядительной документации о направлении в командировку.

Для того чтобы избежать каких-либо противоречий, рекомендуется в локальных актах организации прописать положение, согласно которому представители руководящего состава будут освобождены от составления служебных записок.

Ещё нет оценки

Источник: https://infotrud.ru/komandirovka/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazec/

Служебная записка о пребывании в командировке образец

Служебная записка о направлении в командировку образец

Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В каких именно? И нужна ли она вообще?

Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Нормативная база

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Что это за документ?

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

Служебная записка потребуется в следующих случаях:

  • если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
  • если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

Для чего требуется?

В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

Какие документы заменяет?

Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

Требования к документу

Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

Форма и структура

Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

  • В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
  • В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
  • В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
  • Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

Образец заполнения (пример)

Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2019) можно здесь:

Кто подписывает и согласовывает?

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы

Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

  • путевой лист;
  • подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
  • прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

Нюансы составления

При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

Поездка за границу

Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

  • путевой лист;
  • чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
  • документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

Командировка директора

Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

По сути, записка будет дублировать приказ.

Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.

Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.

Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

Командировка предпринимателя

Источник: https://zealint.ru/sluzhebnaja-zapiska-o-prebyvanii-v-koma

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.