Служебная записка на сотрудника

Содержание

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: как правильно составить

Служебная записка на сотрудника

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также  составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания.

Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание.

В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

бухпроффи

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Кто должен составить докладную

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

Дальше посередине листа проставляется название документа. Рядом можно предусмотреть графу для проведения регистрации — входящий номер и дата получения.

В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».

После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.

Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.

Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.

Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/dokladnaya-zapiska-ob-otsutstvii-rabotnika.html

Служебная записка — как правильно написать для разных случаев

Служебная записка на сотрудника

1001urist.ru > Бизнес > Служебная записка — как правильно написать для разных случаев

Служебная записка, пример написания которой будет предложен в данной статье, – это возможность корректного заполнения документации без привлечения уполномоченного сотрудника.

Требуется при проведении ряда мероприятий по служебным обязанностям.

  • Служебная записка – определение
  • Виды служебных записок
  • Форма и шаблон служебной записки
  • Как правильно написать служебную записку
  • Образец служебной записки на премирование сотрудника
  • Образец служебной записки о невыполнении обязанностей
  • Образец служебной записки о повышении заработной платы
  • Образец служебной записки на приобретение материалов
  • Образец служебной записки о выделении / возврате денежных средств
  • Чем отличается служебная записка от докладной

Служебная записка – определение

Это документация информационносправочного характера во внутренней переписке конкретной организации.

Применяется при обосновании позиции. Часто содержит слова «Довожу до сведения».

Применяется при разговоре о нарушениях, при увеличении доплат на командировку.

Она направляется директору или руководителю, и в тексте это прописывается. Выдача бланка проводится бригадиром или кадровой службой. Примерный текст также выдается представленными сотрудниками.

Виды служебных записок

Записка такого характера составляется в свободном формате.

Наиболее частые причины для заполнения:

  1. От работника на работника.
  2. На списание материальных ценностей.
  3. На дополнительное премирование.
  4. На отправление в командировку.
  5. Директору по различным основаниям. Например, на обучение, премию, увеличение поощрения, на проведение покупок.

Форма и шаблон служебной записки

Оформление и составление предполагают определенные правила. Законных характеристик у данной документации не имеется.

Создавать можно как от руки, так и в электроном формате. Главное, чтобы по окончании содержалась подпись заявителя с расшифровкой, выполненная синей ручкой.

Некоторые служебные записки обязательно заверяются ответственными гражданами в этой области.

Как правило, создается в единственном экземпляре. При необходимости подтверждения данного действия требуется снять копию.

В обязательном порядке отражается:

  • название организации;
  • период составления и подписания;
  • сведения о работнике, который создал данный тип документа;
  • уполномоченное лицо, которому направлен данный бланк.

Как правильно написать служебную записку

Корректное заполнение служебной записки – это получение ответа в короткий промежуток времени и проведение ряда мероприятий, отраженных в требовании заявителя.

В бланке должна точно отражаться проблема, которая должна быть устранена в оговоренный период времени. Возможно так же уточнить пути решения.

При создании бланка обычным сотрудником документ заверяется руководством подразделения. Это означает, что он согласен с приведенной проблемой и алгоритмом решения.

После корректного заполнения, документация регистрируется в специальном реестре для минимизации рисков утери особо важной справки.

Вне зависимости от того, что как такового бланка по заполнению не имеется, здесь должны соблюдаться правила документооборота:

  1. Вверху документации справа пишется «шапка», где отражается, от кого документ и кому направлен.
  2. Посередине — отмечается название документации, подпись с расшифровкой и датирование.
  3. Также допустимо указание нумерации во внутреннем реестре.
  4. Второй этап заполнения предполагает изложение проблематики. Здесь указываются все причастные уполномоченные граждане и пути решения проблематики.

Образец служебной записки на премирование сотрудника

Бумага на премирование сотрудника содержит аналогичные реквизиты, что и при стандартном заполнении. Единственное, здесь указывается финансовое вознаграждение за конкретное действие.

Составить документ может человек в должности выше того, кому выписывается вознаграждение.

Образец служебной записки о невыполнении обязанностей

Заполняется руководством подразделения при невыполнении или некорректном выполнении обязанностей человеком. Часто это влечет за собой выговор или увольнение сотрудника.

Предполагает аналогичный алгоритм заполнения, но с обоснованием иной причины.

Образец служебной записки о повышении заработной платы

Сотрудник, стоящий выше по должности, вправе составить служебную записку о повышении окладной части необходимому работнику.

Для этого заполняются основные реквизиты, а далее прописывается основания и конкретные люди, подходящие под это положение.

Образец служебной записки на приобретение материалов

Приобретение материалов подразумевает определенные финансовые затраты. Исходя из этого, создание служебной записки – необходимое действие.

Оформляется на имя руководства с уточнением вышеуказанных реквизитов и оснований с перечислением необходимых приобретений.

Образец служебной записки о выделении / возврате денежных средств

Такой тип служебной записки часто приводится при направлении средств на закупку, на командировочные. При остатке средств или же для выделения оформляется записка такого типа. Реквизиты аналогичны стандартным, но основания прописываются конкретные – на указанное целевое использование.

Обратите внимание: если это возврат средств, то прикладываются квитанции и чеки, подтверждающие это право.

Их несколько:

  1. В отличие от докладной, служебная составляется в свободном формате с изложением просьбы. Докладная предполагает уведомительный характер для предупреждения, а служебная носит информационный характер.
  2. Докладную используют во внешнем документообороте, например, при взаимодействии с юридическими лицами, служебная же используется во внутреннем обороте документации предприятия.
  3. Докладная всегда пишется на имя начальника, а служебная — от одного сотрудника другому.



Источник: https://1001urist.ru/biznes/sluzhebnaya-zapiska-primer.html

Как написать докладную записку о неисполнении служебных обязанностей на нерадивого сотрудника

Служебная записка на сотрудника

Некорректное поведение недопустимо в отношениях сотрудника с коллегами и клиентами. Оно ведет к негативным последствиям. Руководство обязательно должно быть проинформировано о таком поведении сотрудника для того, чтобы оградить коллектив от последствий:

  • плохое настроение;
  • эмоциональная нестабильность;
  • снижение работоспособности;
  • допущение ошибок.

Также упомянутые пункты, относящиеся к сотруднику, стоит знать для того, чтобы в ответ на жалобу о некорректном поведении сотрудника были приняты меры для пресечения такого поведения. Это, в свою очередь, поспособствует стабильности внутри предприятия.

Что следует понимать под некорректным поведением

Поскольку определение некорректного поведения, а также применение ответственности не прописаны в соответствующих законодательных актах, для того чтобы расценивать такое нарушения, соотнося его с определенной категорией нарушений, следует внести вышеуказанные нюансы в локальные нормативные акты конкретного предприятия. Это могут быть правила трудового распорядка, коллективный договор, прочее.

В качестве некорректного поведения рассматривают следующие действия:

  • оскорбительные замечания в адрес коллег и клиентов компании;
  • использование ненормативной лексики, как просто в разговорной речи, так и в отношении сотрудников;
  • грубое и навязчивое поведение;
  • неприличные жесты в адрес коллег и клиентов компании, прочее.

Кроме вышеуказанных бестактных поступков, сюда также можно отнести ношение одежды, несоответствующей установленному в компании дресс-коду.

Внесение пункта, связанного с некорректным поведением, в один из предполагаемых локально-нормативных документов предприятия, а также ознакомление с ним сотрудников необходимо для того, чтобы руководство предприятия было вправе наказать сотрудника, совершившего определенный проступок.

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.
Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

  • опоздание без уважительной причины;
  • преждевременный уход с работы;
  • прогул;
  • появление в нетрезвом виде;
  • некорректное выполнение своих обязанностей;
  • бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
  • некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

  1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
  2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

  1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
  2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
  3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
  4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
  5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
  6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
  7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

  • генерального директора;
  • его заместителя;
  • начальника филиала;
  • бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности.

То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя.

На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

  1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
  2. Составляется текст записки.
  3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
  4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
  5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

  • В общем варианте за основу можно взять такой бланк:
  • Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

  1. Письменное замечание.
  2. Составление выговора.
  3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

  1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
  2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
  3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
  4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Источник: https://cz-kch.ru/drugoe/dokladnaya-ob-opozdanii-na-rabotu-obrazec.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.