Служебная записка как правильно

Содержание

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка как правильно

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка

05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://news.myseldon.com/ru/news/index/228730165

Что такое служебные записки и как правильно их писать: цели и основания составления, образец

Служебная записка как правильно

В процессе трудовой деятельности оформляется немало документации и оформление служебных записок тому не исключение. , прописанное в них, обеспечивает взаимодействие между сотрудником и руководителем. Как правильно писать служебные записки, а также образец их составления будут рассмотрены в данной статье.

Цель оформления документа

Для чего составляют служебную записку

Служебная записка облечена в форму документа, которая принята на предприятии. С ее помощью решение производственных задач осуществляется намного быстрее. Извещение руководителя об имеющейся проблеме с предложениями о дальнейших действиях становится свойственным при решении задач.

К примеру, в служебной записке работник известил руководство об опасности используемого в техпроцессе оборудования, а именно об отсутствии заземления и параллельно предложил способ устранения данной проблемы. В бумажном варианте обозначена проблема, которую необходимо устранить в ближайшее время, а приступать к выполнению работ сотрудник не имеет права до устранения нарушения.

Установленной формы записок не предусмотрено, они оформляются произвольно: набираются на компьютере или вручную. Неважно, какая будет направлена версия руководителю: электронная или в виде записки, руководство должно прореагировать на изложенную в ней информацию.

Разновидности документа

Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.

Служебные записки подразделяются на:

  1. О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
  2. Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
  3. Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.

В служебных записках можно освещать разные моменты:

  • материальное обеспечение;
  • снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
  • какие производственные задачи необходимо решить;
  • кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
  • просьбы о премировании работников;
  • жалобы на другого работника.

Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.

Какие основания для оформления записки

В каких случаях составляют служебную записку

Чтобы грамотно составить служебную записку следует придерживаться основных рекомендаций.

Записка состоит из двух частей:

  • первая — содержательная, то есть в ней указывается информация о факте произошедших событий;
  • вторая — это предложение или просьба что-либо выполнить.

Подготовка служебной записки рекомендована в случаях:

  • допущенные нарушения либо халатность сотрудника привели к неблагоприятным последствиям;
  • недостаточное выделение финансовых средств на реализацию нужного мероприятия;
  • если сотрудник совершил прогул или явился на работу в нетрезвом виде;
  • по результатам трудовой деятельности сотрудника нужно премировать;
  • отправление в командировку работника в связи с производственной необходимостью;
  • требуется вызвать работника из отпуска или необходим его выход в выходной день;
  • иные возможные ситуации, которые требуют, чтобы руководитель был задействован.

Служебная записка пишется одинаково, применительно ко всем случаям, но в ней важно указать все возможные нюансы.

Пример составления записки

Сотрудникам необходимо владеть элементарными знаниями по написанию документа, при этом отразив в нем все сведения.

Требования к написанию:

  1. Обозначение адреса, то есть, кому направляется записка на рассмотрение. В правом углу сверху пишутся: должность; фамилия — полностью, инициалы — можно сократить, а также от кого направляется обращение.
  2. Номер документа и его название прописываются ниже.
  3. После излагается существующая проблема подробно.
  4. Предложения по выходу из сложившейся ситуации.
  5. Далее обозначается автор записки, его инициалы и должность, а также подпись и дата составления.

Тонкости заполнения

Особенности составления служебной записки

Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:

  1. Записка составляется на 11 формате.
  2. Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
  3. При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
  4. Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
  5. Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.

Для конкретного предприятия могут быть установлены и иные нормативы.

Форма электронного документа

Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.

Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.

Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.

Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.

Важные критерии

При составлении документа необходимо принять во внимание следующее:

  1. Если это ходатайство, то его обязательно написать на имя руководителя.
  2. Обозначение в цифрах количества продукции, ее назначения и количества.
  3. Если в записке указывается много работников, то обязательно ее подготовить непосредственным их руководителем.
  4. На основании каких достижений премируется работник.
  5. При ходатайстве о повышении в должности, следует указать обстоятельства.
  6. Если это жалоба, то указать ее причины: неуплату положенной суммы, некачественное выполнение работ и иные.
  7. При выходе из строя оборудования нужно проинформировать по какой причине это произошло.
  8. Если жалоба подготавливается о несвоевременном предоставлении отчета, то обязательно следует указать за какой период времени.

При соблюдении основных рекомендаций подготовка служебной записки будет грамотной и лаконичной.

Рассмотрение и хранение записки

Как хранят служебные записки

Рассмотреть информацию, изложенную в записке, руководитель должен в день ее получения. А принимать решение в срок, установленный нормативными документами на предприятии. Но при этом обязательно должна быть резолюция о положительном, либо об отрицательном решении.

Хранится документ совместно с входящей документацией на предприятии, а уничтожается в плановом порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Подробнее о служебных записках смотрите в этом видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/kak-pravilno-pisat-sluzhebnye-zapiski-obrazets.html

Служебная записка: образец написания, правила составления

Служебная записка как правильно

Последние изменения: Январь 2021

В деловом общении между структурными подразделениями используется служебная записка, образец составления которой зависит от излагаемой сути. Документ отличается краткостью, чёткостью обозначенной проблемы и улучшает совместную работу отделов, помогая в быстром решении производственных вопросов.

Цель составления

 Формат служебной записки, как и сам документ, отсутствует в общероссийском классификаторе.

В деловой практике рекомендуется составлять в соответствии с общими требованиями, выдвигаемыми стандартами по отношению к документации.

Отличительная особенность служебной записки – направление по «горизонтали» для обеспечения коммуникаций между подразделениями. Как правило, адресат и адресант занимают равнозначные должности в иерархической структуре.

Текст служебной записки содержит:

  • просьбу об обеспечении материальными ресурсами, о предоставлении необходимой информации, об уточнении рабочих моментов;
  • предложения относительно дальнейшего взаимодействия, удобного для подразделений в связи с произошедшими кадровыми изменениями и перестановками;
  • сообщения о служебной информации, ставшей известной автору и касающейся подразделения адресата.

Составление служебной записки необходимо для взаимодействия между отделами, не требующего вмешательства руководства и принятия управленческого решения.

Возникший производственный вопрос начальник одного отдела решает с коллегой из другого отдела.

Служебная записка директору от подчинённого сотрудника по существу является докладной, а разъясняющая несвоевременное выполнение поставленных задач – объяснительной.

Шаблон написания служебной записки

Унифицированной формы документа не существует. Однако образец служебной записки должен отличаться краткостью, лаконичностью изложения, чёткостью формулировки вопросов и предложений по их решению.

Шаблон написания следующий:

  1. Шапка с указанием структурного подразделения, занимаемой должности и ФИО адресата, даты составления и присвоенного номера исходящей корреспонденции.
  2. Наименование и краткий заголовок, указывающий на суть. Например, «Об обеспечении канцелярскими принадлежностями», «О предоставлении информации о движении денежных средств» и т.д.
  3. Повествовательная часть, излагающая суть проблемы, требующей решения на уровне подразделений.
  4. Предлагаемые автором варианты решения или просьба организоваться в кратчайшие сроки с указанием конкретных дат в случае необходимости.
  5. Указание адресанта (ФИО, должность и структурное подразделение или отдел).

Написать служебную записку можно на бумажном носителе формата А4 или отправить по электронной почте получателю. Целесообразно в соответствии с принятым регламентом документооборота получить подтверждение о прочтении.

При отправке в электронном формате важно запрашивать уведомление о получении отправленного сообщения, проставляя отметку в соответствующем окне. Уведомление послужит гарантией отправителю о действительной отправке письма конкретному адресату в требуемые сроки и сформулированной проблемой и предложенными путями решения.

Рекомендации по составлению

 

Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю.

Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части.

Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.
Желаемый объём текста не должен превышать 6-7 строк. Тестовые обороты, не несущие смысловой нагрузки, типа «довожу до вашего сведения», «учитывая вышеизложенное» желательно исключить. Как начать служебную записку без шаблонных фраз и как закончить? Важно сразу обозначить проблему, не отвлекая на «словесный мусор» внимание получателя, а в завершении сформулировать ясно сроки и желаемые действия коллеги.

Краткое изложение фактов без отвлечения на не имеющие прямого отношения к делу детали – залог для продуктивной совместной работы с сотрудником и одновременно возможность разделить ответственность в случае возникновения негативных последствий. От того, как выглядит служебная записка, насколько чётко обозначены задачи, зависит дальнейшее принятие решения руководством при последующем разбирательстве.

Служебные записки наряду с докладными и объяснительными относятся к документам внутренней деловой переписки и подлежат хранению в архиве предприятия в течение пяти лет. Поэтому при проверках на протяжении данного периода и выявлении нарушений автор может доказать максимум приложенных усилий со своей стороны.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2021 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/sluzhebnaya-zapiska/

Как правильно написать служебную записку.Пример и образец

Служебная записка как правильно

Доброго дня мои читатели! Я поделюсь с вами своим опытом и расскажу как правильно написать служебную записку. Опыт  составления и правильного оформление служебной записки поможет вам выделиться следи рядовых работников.

Как правильно написать служебную записку самому и без подсказок руководителя?

Еще совсем недавно (несколько лет назад) я тоже думал что составить и написать служебную записку совсем не сложно. Но как оказалось на самом деле это совсем не так легко. Я уже много лет (более 14) работаю на предприятии и написал уже ТЫСЯЧИ бумаг «служебок» и для меня это раз плюнуть.

Но для инженера технолога который недавно закончил ВУЗ и пришел в технологическое бюро получать знания на производстве — это непосильная задача.

В этом посте я постараюсь подробно, с тактом и расстановкой объяснить вам про алгоритм и структуру правильного написания служебной записки. Собственно говоря ПОЕХАЛИ!

Вот пример классической служебной записки которую я скачал в интернете

1. «Шапка» служебной записки

Шапкой служебной записки называют верхнюю ее часть. Там располагается информация о том кому вы пишите, с указанием должности и ФИО, а так же исходящий номер (который вы присваиваете ей в журнале регистрации исходящей документации). В нашем случае это начальник отдела и главный бухгалтер.

ВАЖНО! Всегда пишите должность с большой буквы и старайтесь не использовать сокращения, тип Гл. бухгалтер и нач. отдела. Это не красиво и противоречит правилам правильного составления служебной записки.

Самый прикол, что когда я пришел на завод, то меня просто бесила эта регистрации всяких бумаг. В моем понимании (тогда) это было пустая трата драгоценного рабочего времени. Ведь его можно было потратить на игру в шарики на компьютере или разложить пасьянс. Шучу конечно.

С годами когда я возглавил технологическое бюро, я понял, что регистрации служебных записок просто необходима.

Вот представьте момент. Вы направили свою служебную записку в адрес своих коллег по работе года или два назад. ДА ДА бывает, что необходимо найти даже такие старые документы.

И секретарь на том конце провода (если вы ей звоните по телефону) спрашивает, когда и под каким номером вы направляли служебную.

Вы чешите репу и вспоминаете, что есть журнал регистрации достаете его, перелистываете и ВУАЛЯ, находите номер и соответственно всю информацию о данной служебной.

Да и положено такт по стандартам. Регистрируйте служебные правильно.

3. Краткое описание смысла служебной записки

Это описание необходимо, для руководителя который будет читать вашу записку первым. Ведь обычно шеф отписывает служебную специалисту по назначению. Например если написано «Касается топливных насосов», то служебка попадает тому кто ими занимается. А уже этот специалист ней работает.

На свободном поле начальник цеха (например) пишет : Иванову разобраться с насосами и дать ответ в срок март 2018.

Вообще такая часть как описание не особо важна и не принципиальна для составления качественной служебной записки. К примеру я его пишу через раз или два.

Читайте еще:  Точка росы. Что это? Как определить и избежать последствий.

4. Как правильно написать служебную записку. Основное ее содержание

Вот мы и добрались до основной части. Тут не ограничивайте свой полет мысли. Но и не забывайте, что краткость сестра таланта. Но это не обязательное правило. Тут все зависит от темы вашей служебной записки. Если вы, хотите что то попросить у вышестоящего руководства, то начинайте текст с просьбы. Например

Прошу вас выделить автопогрузчик ……

Ну и далее по тексту. Заканчиваете описанием как вам это необходимо.

Если служебная пишется для описания какого то события или донесения информации, то здесь необходимо не думать про объем текста, а не терять смысл и раскрыть его в служебке. У меня в практике бывали объемы текста доходили до 3 листов, но это очень редкие случаи.

Запомните! Пишите служебную так, что бы и дурак мог разобраться. Избегайте специальных терминов и витиеватых выражений

Когда основной этап написания служебной записки позади, переходим к завершению. Заключительной ее частью станет подпись должностного лица которое будет ее подписывать. Как правило это ваш начальник или вышестоящий руководитель.

6. Исполнитель служебной записки

Ну вот вы и смогли  правильно написать служебную записку. Завершающей стадией станет отображение в ней вашего авторства. Это необходимо, для получателя записки.

К примеру она пришла адресату и он ее прочитал и у него появились вопросы. КОМУ ИХ ЗАДАТЬ?

Конечно вам (исполнителю).

Ведь если по всем служебным запискам будут звонить тому, кто их ПОДПИСАЛ, а не тому кто составил, то ваш шеф сойдет с ума. После всего текста и подписи начальника в левом нижнем углу напишите свои ФИО и телефон для связи.

Источник: http://mextexnologii.ru/nauka-i-obrazovanie/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets/

Как правильно написать служебную записку – образец и правила оформления

Служебная записка как правильно

При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде. При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.

Основания для составления и цели записок

Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  • официально предложить внести поправки в план работы;
  • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

Важные особенности и формулировки

Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

Электронные служебные записки

С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

Бланк служебной записки (образец по ГОСТу)

Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

  • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
  • наименование документа;
  • дата написания и порядковый номер;
  • описание ситуации, просьба;
  • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.

Скачать документ бесплатно в Word [28.00 KB]

После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

Виды служебок

В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

Директору или руководству предприятия

Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

На командировку

Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.

2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует.

Единственный значимый документ, которым должен сопровождаться отъезд сотрудника в командировку – это служебная записка.

Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

Отзыв из отпуска

Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

На обучение сотрудников

Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.

На совмещение должностей

Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

На отгул

Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании.

При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца.

В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи. В этом случае к документу нужно приложить справки.

На закупку оборудования

Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

О проведении мероприятий

О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству. Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц. Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.

На ремонт оборудования

Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность.

Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием.

Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

На увольнение сотрудника

В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку. Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.

Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

  • ключевая мысль, формирование запроса;
  • важные детали;
  • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

При дисциплинарном проступке

Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

О необходимости нового сотрудника

Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника. В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.

На сверхурочные работы

При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

На списание ТМЦ

Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки. В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

Срок хранения служебной записки

Источник: https://trud.guru/dokumenty/sluzhebnaya-zapiska.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.