Служебная записка главному бухгалтеру

Служебная записка от главного бухгалтера директору образец

Служебная записка главному бухгалтеру

Иначе взыскать с работника переплату компания будет вправе только через суд. Докладную записку стоит оформить в тот же день, когда обнаружена ошибка.

Для издания приказа или распоряжения об удержании из зарплаты есть предельный срок – один месяц со дня окончания срока для возвращения аванса по подотчетным суммам или со дня совершения счетной ошибки.

Если компания в этот срок не уложится, то останется либо надеяться на порядочность сотрудника, который добровольно вернет средства даже при просрочке, либо обращаться в суд.

Отметим, что в трудовом законодательстве не разъясняется, какую ошибку можно признать счетной.

Мы считаем, что под ней можно понимать только арифметическую погрешность, то есть неточность в вычислениях. Аналогичного мнения придерживаются и судьи (определение Московского областного суда от 12.10. 10 № 33-19764). Если же ошибка в расчете зарплаты связана, к примеру, с неверной трактовкой законодательства, то счетной она не является.

Переплату, возникшую в такой ситуации, компания удерживать у работника не вправе (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Возвратить деньги сотрудник может только по своему желанию (п.

3 ст. 1109 ГК РФ). Генеральному директору ООО «Компания» Иванову И.И.

Петровой А.П. письменно уведомить Михайлова М.М. об излишне выплаченной зарплате и получить согласие на удержание зарплаты или возврат 1018 руб. наличными в кассу _____________________ Иванов И.И.

06.02.2012 6 февраля 2012 г. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Довожу до вашего сведения, что 6 февраля 2012 г.

менеджеру отдела маркетинга Михайлову Михаилу Максимовичу (таб. № 000006) по причине счетной ошибки была излишне выплачена заработная плата за январь 2012 г.

в сумме 1018 руб. 00 коп. (одна тысяча восемнадцать рублей 00 копеек).

На основании статьи 137 Трудового кодекса

Служебная записка: образец

Например, требование о составлении и образец служебной записки могут быть утверждены в составе соответствующего локального документа или просто приказом руководителя.

Благодаря тому, что ситуация представлена в письменном виде, у составителя есть возможность подобрать наиболее точные формулировки и исключить искажение информации, двусмысленность или недосказанность.

Данные факторы способствуют принятию верных решений, а это положительно сказывается на коммерческой деятельности фирмы. Чтобы факт был принят к рассмотрению, необходимо правильно составить основной текст.

Как писать служебную записку, законодательство не определяет. Главное – чтобы из текста было ясно:

  1. какие обстоятельства требуют внимания лица, которому адресован документ;
  2. в связи с чем составлен документ;
  3. какие документы прилагаются в подтверждение изложенных фактов.

В любом случае, независимо от причины ее оформления служебная записка это документ, имеющий общие структурные элементы. Образец служебной записки, адресованной руководителю подразделения, включает следующие реквизиты:

  1. его должность, собственноручную подпись и расшифровку подписи;
  2. название фирмы — работодателя;
  3. название документа;
  4. дата его составления;
  5. фамилию и инициалы сотрудника, составившего документ;
  6. детальное изложение произошедшего факта и всех сопутствующих ему обстоятельств;
  7. указание на факт, на который обращает внимание автор документа;
  8. опись прилагаемых подтверждающих документов.

документа зависит от того, в связи с каким фактом он составлен и кому адресован.

Служебная записка на главного бухгалтера по дополнительному выполнению объема работ

Иначе взыскать с работника переплату компания будет вправе только через суд. Докладную записку стоит оформить в тот же день, когда обнаружена ошибка. Для издания приказа или распоряжения об удержании из зарплаты есть предельный срок – один месяц со дня окончания срока для возвращения аванса по подотчетным суммам или со дня совершения счетной ошибки.

Если компания в этот срок не уложится, то останется либо надеяться на порядочность сотрудника, который добровольно вернет средства даже при просрочке, либо обращаться в суд. Отметим, что в трудовом законодательстве не разъясняется, какую ошибку можно признать счетной.

Мы считаем, что под ней можно понимать только арифметическую погрешность, то есть неточность в вычислениях. Аналогичного мнения придерживаются и судьи (определение Московского областного суда от 12.10. 10 № 33-19764). Если же ошибка в расчете зарплаты связана, к примеру, с неверной трактовкой законодательства, то счетной она не является.

Переплату, возникшую в такой ситуации, компания удерживать у работника не вправе (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Возвратить деньги сотрудник может только по своему желанию (п.

3 ст. 1109 ГК РФ). Генеральному директору ООО «Компания» Иванову И.И.

Петровой А.П. письменно уведомить Михайлова М.М. об излишне выплаченной зарплате и получить согласие на удержание зарплаты или возврат 1018 руб.

в сумме 1018 руб. 00 коп. (одна тысяча восемнадцать рублей 00 копеек). Ошибка произошла вследствие того, что зарплата за январь была рассчитана исходя из 16 рабочих дней.

В то время как фактически Михайлов М.М.

в январе отработал 14 рабочих дней, а два рабочих дня (с 30 по 31 января) находился на больничном. На основании статьи 137 Трудового кодекса

Служебная записка. Образец написания

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

    о наименовании предприятия, дате ее составления, сотруднике, который пишет записку, должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника).

Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту.

Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).

Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы.

Отделения и банкоматы АО «Россельхозбанк»

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

    о наименовании предприятия, дате ее составления, сотруднике, который пишет записку, должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника).

Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.

Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.

После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).

Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы.

Как служебная записка поможет защитить бухгалтера компании

, этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.

Бухгалтер обязан письменно информировать его о существующих проблемах.

Свое мнение о разногласиях между главбухом и руководством Минфин высказывает не первый раз.

Например, в пункте 14 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н была отмечена аналогичная норма, регулирующая действия должностных лиц при наличии разногласий. Таким образом, действующие нормы законодательства прямо указывают на необходимость составления главбухом служебной записки при несогласии с указаниями руководителя компании.

Только такой документ позволит бухгалтеру нивелировать риски привлечения его к административной (ст.

15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ) и материальной ответственности.

По мнению Пленума Верховного суда РФ, при разрешении вопроса о привлечении к административной ответственности необходимо руководствоваться тем, что директор несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета.

А главбух – за его ведение и своевременное представление отчетности (п. 24–26 постановления от 24.10.06 № 18).

Кроме того, в зависимости от ситуации и тяжести допущенных нарушений ответственность может быть и уголовной (ст. 199, 199.1, 199.2 УК РФ). К субъектам преступления по статье 199 УК РФ относятся руководитель, главбух, а также иные лица, уполномоченные на подписание отчетной документации.

Способами уклонения считаются действия в виде умышленного включения в декларацию или иные документы заведомо ложных сведений. А также бездействие, выражающееся в умышленном непредставлении декларации. Под иными документами понимаются любые документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов.

В каком виде составляется.

Докладная записка образец главного бухгалтера

Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом.

Согласно ст. 193 ТК РФ, перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Данный факт был выявлен начальником охранной службы Горьких Л.А. Савельев Н.С. не смог объяснить данный поступок, отказываясь от показаний.

Прошу Вас назначить комиссию и осуществить инвентаризацию складского помещения, где хранится готовая продукция, и отстранить Савельева Николая Степановича от рабочей деятельности, пока не будут выяснены обстоятельства и определена степень его вины. Начальник отдела охраны / подпись / Горьких Л.А. Докладная формируется для передачи информации по поводу нарушения трудового порядка и относится к внутренней документации, не выходящей за границы определенной компании.

  1. инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
  3. отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
  1. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
  1. внешняя – направляется руководству другого учреждения;
  2. внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ!

Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

Для начала работнику дается время для исправления своих просчетов. В противном случае руководитель соответствующей службы в присутствии 3 свидетелей о том, что данный работник не выполнил задание в предложенные сроки.

Нарушитель должен после этого написать объяснение по всей форме с указанием причин. Сотрудник может этого и не делать.

Как главному бухгалтеру избежать ответственности за обналичку — Audit-it.ru

Служебная записка главному бухгалтеру

Наталья Нагорнова, главный редактор «Блога о налогах Турова Владимира»

Марья Ивановна работает главным бухгалтером уже 30 лет. Она главбух от природы: любит четкости и слаженности в работе, иногда «дает втык» за несвоевременно предоставленные документы менеджерам и отделу кадров, сдает отчетность тютелька в тютельку. Она чтит Налоговый кодекс, знает наизусть все бухгалтерские проводки, всегда следует в ногу со временем в своей профессиональной области.

Но есть за Марьей Ивановной один «грешок»: иногда ей приходится проводить странные операции.

Боязно, конечно, но что делать? Она человек поднаемный, а хозяин – барин… Была б ее воля, она бы все делала по закону: и зарплату белую платила, и опасной обнальной ерундой не занималась, и виртуальных остатков бы в помине не было. Но ей приходится безукоризненно выполнять поручения руководства, ведь пенсия уже не за горами.

Марья Ивановна, пыталась донести до руководства, что оптимизировать НДС через обнальные конторы становится сверхопасно: показывала и судебные решения с плачевным исходом, приводила статистику заведенных уголовных дел по ст.

199 УК РФ, цитировала 401-ФЗ… Но все ее старания оказались бесполезными. Руководству по барабану, что происходит с другими бизнесменами, ведь их обнальщики – проверенные, легальные и безопасные. И вообще – «все схвачено».

Марья Ивановна – умная женщина, и не хочет коротать старость на тюремных нарах. Поэтому она решила прибегнуть к законным «хитростям»: «Раз не хотите работать по-честному, огородите меня от всего этого криминала.

А лучше и опытнее меня, вы точно не найдете. Грамотный бухгалтер на такие риски, которыми вы занимаетесь ни за какие деньги не пойдет.

Я вашу «кухню» знаю, но давайте, знать буду в уме, а по бумагам ни сном, ни духом о вашей деятельности?»

Наш главбух решила сравнить работу по ТК РФ и по договору аутсорсинга. Как в нынешних условиях яростной охоты на обнальные связи главным бухгалтерам выйти сухими из воды?

Хитрость №1: служебная записка

Марья Ивановна работает по трудовому договору. Если она будет продолжать сотрудничество с работодателем в соответствии с ТК РФ, то, как минимум, при выявлении сомнительных операций необходимо писать служебные записки на имя руководителя компании.

Мария Морозова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Таким образом, при возникновении разногласий у бухгалтера должно быть письменное распоряжение руководителя. Если же главбух не может представить такой документ, избежать ответственности будет сложно.

Несмотря на то, что служебная записка в данной ситуации не освободит бухгалтера от ответственности за экономические преступления (ст.

199 УК РФ), этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.

Хитрость №2: частичное снятие обязанностей

Еще один вариант, который рассматривает Марья Ивановна, это внести изменения в свои обязанности. А если быть точнее, то переложить часть трудового бремени на генерального директора. Например, выпустить соответствующий приказ, в котором прописать «Возложить обязанности по ведению бухучета на директора». Таким образом, наш главбух будет простым исполнителем.

Плюс ко всему, все операции, которые ей кажутся подозрительными, Марья Ивановна будет проводить только после письменного согласования с директором (служебная записка + письменное распоряжение на выполнение подозрительной операции от генерального директора).

Однако, насколько такие меры спасут главбуха в реальности? Помогут ли они доказать непричастность бухгалтера в уклонении от уплаты налогов?

Мария Морозова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Вышеуказанные действия определенно помогут бухгалтеру доказать свою непричастность к неправомерным махинациям компании, но имейте в виду, если в реальности бухгалтер все-таки осуществляет функции полноценного главбуха, в ходе разбирательства — это может стать очевидным. И тогда, несмотря на то, что по документам главбух у нас директор, под ответственность могут попасть оба. Еще раз напоминаю, что самая безопасная сделка – это реальная сделка.

Хитрость №3: заключить договор аутсорсинга

Марья Ивановна прекрасно понимает, что работать по трудовому договору, даже соблюдая выше перечисленные меры подстраховки, не гарантирует 100% безопасность.

Изучив многочисленные судебные решения, в которых фигурирует ст.199 УК РФ, любознательный главбух не раз натыкалась на следующий вывод судов:

«Согласно п.7 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006г. №64 к субъектам преступления, предусмотренного ст.

199 УК РФ, могут быть отнесены руководитель организации-налогоплательщика, главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера), в обязанности которых входит подписание отчетной документации, представляемой в налоговые органы, обеспечение полной и своевременной уплаты налогов и сборов, а равно иные лица, если они были специально уполномочены органом управления организации на совершение таких действий. К числу субъектов данного преступления могут относиться также лица, фактически выполнявшие обязанности руководителя или главного бухгалтера (бухгалтера)».

Поэтому, взвесив все за и против трудовых отношений, она убедила руководство в выгодах аутсорсинга. Конечно же, нужно все хорошенечко продумать: просто уволиться, подписать договор аутсорсинга и преспокойно работать, не получится.

Во-первых, вывод бухгалтера на аутсорсинг должен сопровождаться определенными деловыми целями. Например:

  • можно указать на разный функционал штатной бухгалтерии и аутсорсинга;

  • штатные бухгалтеры не справляются со своими должностными обязанностями;

  • бухгалтерия на аутсорсинге более выгодна в экономическом плане, т.к. снижает расходы компании (транспортные, различного рода компенсации, предоставляет более дешевые услуги в сравнении со штатными бухгалтерами и т.д.);

  • выведение бухгалтерии на аутсорсинг было предусмотрено планом развития компании;

  • повышение эффективности работы бухгалтерии, упрощение учета, повышение качества обслуживания клиентов (Постановление ФАС Московского округа от 14.02.2007 №КА-А40/467–07, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.03.2012 №А03-8363/2011).

Во-вторых, Марье Ивановне для отвода подозрений налоговиков о несамостоятельности и взаимозависимости желательно вести бухгалтерию еще какой-нибудь сторонней компании.

И желательно, но не обязательно, чтобы, например, эти 2 компании, никак не соприкасались в работе. Желательно, но не обязательно, например, в Постановлении АС Волго-Вятского от 21.08.2014г.

№А29-6059/2013 взаимозависимость аутсорсинговой и основной компаний не может указывать на недобросовестность налогоплательщиков.

В-третьих, исключить возможность признания трудовых отношений. В договоре на аутсорсинг любой неправильно сформулированный или непрописанный пункт может указать на трудовые отношения.

Мария Морозова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Главные признаки трудового договора:

  • отсутствие перечня и объема работ или услуг в договоре (Постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2016 №Ф10-469/2016);

  • социальные гарантии исполнителю (Постановление АС Дальневосточного от 26.03.2015 №Ф03-559/2015);

  • прием на работу по личному заявлению, издание соответствующего приказа, включение должности в штатное расписание (Постановление АС Московского округа от 28.01.2015 №Ф05-16264/2014).

При возникновении претензий целесообразно предъявить акты о приемке выполненных работ и платежные документы. Из них должно следовать, что компания рассчиталась с исполнителем только после сдачи работы и в том размере, который стороны оговорили при заключении договора (Постановление АС Северо-Западного от 16.03.2015 № Ф07-697/2015).

В ходе допросов исполнитель может признаться, что он несамостоятелен, выполняет указания руководства или считает себя штатным работником компании. Это один из главных признаков трудовых отношений. При наличии таких показаний суд, скорее всего, встанет на сторону проверяющих (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.07.2012 №А43-14361/2011).

6 пунктов, которые необходимо прописать в договоре аутсорсинга

Договор аутсорсинга на бухгалтерское обслуживание заключается в соответствии с гл.39 ГК РФ.

Как и в любом другом договоре, необходимо четко и подробно прописывать все пункты: сроки, суммы, систему отчетности и контроля, документооборот, каналы коммуникации, ответственность сторон и т.

д. Специфические пункты, которые защитят главбуха, должны быть примерно следующего содержания:

  1. Исполнитель (главбух) не отвечает перед заказчиком (компания) за подбор контрагентов и клиентов в интересах заказчика. Заказчик самостоятельно на свой страх и риск осуществляет эту работу;

  2. Исполнитель не занимается проверкой контрагентов заказчика на предмет самостоятельности, добросовестности и выполнения обязанностей налогоплательщиков и плательщиков страховых взносов;

  3. Исполнитель не обязан проявлять в интересах заказчика должную осмотрительность при выборе контрагентов. Заказчик делает это самостоятельно;

  4. Исполнитель по поручению заказчика ведет первичку, регистры и отчетность исключительно на основании данных, поступивших от заказчика, и в строгом соответствии с НК РФ, 402-ФЗ, ПБУ и т.д.;

  5. По поручению заказчика исполнитель может подписью своего сотрудника подтверждать качество ведения документооборота и отчетности, но только на основании данных полученных от заказчика на бумажных носителях или по телекоммуникационным каналам. Тогда заказчик обязан выдать на сотрудника исполнителя доверенность с указанием перечня полномочий;

  6. По поручению заказчика исполнитель может осуществлять платежи и управлять расчетными счетами в интересах заказчика.

    В этом случае исполнитель обязан выделить из числа своих сотрудников человека, согласовать его кандидатуру с заказчиком и подписать с ним соответствующий договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

    Так же заказчик обязан выдать данному сотруднику доверенность на право управления счетом и оформить на него право второй подписи в банках.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/court/a52/899413.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.