Служебная записка это википедия

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними – Что лучше

Служебная записка это википедия

Среди разнообразных видов делового общения важной частью офисной жизни является переписка. Ее главный инструмент – это всем известные служебные записки, которые, в зависимости от содержания, бывают объяснительными, докладными и пр.

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов.

Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк.

В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику.

Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр.

Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д.

Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства.

Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

  • «Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
  • Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
  • Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале.

Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия.

В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

  • Документ составляется на фирменном бланке организации.
  • Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
  • Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
  • Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
  • Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

  1. Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
  2. Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

  1. Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
  2. Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
  3. Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
  4. Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Источник:

Чем отличается служебная записка от докладной — в каких случаях и как писать

Существуют правила написания документов, регламентирующих деятельность работодатель-работник. Именно поэтому, необходимо знать, чем отличается служебная записка от докладной, в каких случаях они пишутся.

Что такое служебная записка, когда она пишется

Не всегда устное обращение позволяет решить вопрос. Поэтому необходимо знать, правила письменного обращения с просьбой, предложением к начальству.

Служебная записка — внутренняя, внешняя — зависит от адресата, функций, несущих на себе. Адресовывается вышестоящему начальнику.

Может содержаться просьба, замечание или предложение.

Классификация:

  • докладная;
  • объяснительная;
  • пояснительная;
  • аналитическая.

Написанная бумага не только оговаривает суть проблемы, но и указанное подробное описание, пути решения.

Суть написания заключается — сообщение вышестоящему руководящему составу о возникших ситуациях.

Четких требований к ее написанию нет, составляется документ в произвольной форме. В шапке требуется указать адресата, к которому она должна будет попасть.

задача — изложить, все, что волнует, не устраивает, дать варианты решения.

Для уверенности, что документ будет получен начальствующим составом, лучше составить в двух экземплярах.

Передавая записку, на копии прописывается дата, время приема, личные данные и роспись. Кроме того, ставится печать компании. Копия сохраняется, пока не будет решен вопрос полностью.

Бывает ситуация, когда это единственное средство общения между отдаленными подразделениями. Тогда прописываются адреса стороны, написавшей его и получателя. При написании используется формат А4.

Что такое докладная, кем и когда пишется

Наиболее популярный вид, адресованный главному бухгалтеру, директору, вышестоящему руководству. Имеет юридическую силу, всегда направляется только вышестоящему управляющему. Главной задачей является — информирование руководящего состава о сложившейся ситуации. Возможно указание на возможность решения проблемы.

Пишется любым сотрудником организации. Могут быть отчетными, информационными, внештатными.

Функции:

  • урегулирование проблемы;
  • предложение по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководящего состава мнения коллектива;
  • при конфликтной ситуации изложение своей позиции;
  • отчет о ходе выполненной работы;
  • информирование руководства о нарушении трудовой дисциплины.

Пишется в любом случае, когда требуется реакция руководства и его вмешательства в работу организации изнутри.

Основные отличия документов

Несмотря на всю схожесть, стоит сказать о том, что есть и отличия:

СлужебнаяДокладная
Может быть написана на имя любого сотрудникаАдресована только вышестоящему начальству
Внутренний вариантВнешний, используется для переписки между юридическими лицами разных компаний
Не имеет юридической силыИмеет юридическую силу
Составляется на обычном листке бумагиИспользуется фирменный бланк, регистрационный номер и обязательные элементы официальной переписки

Как правильно составить: образцы и бланки

При составлении одного и другого пояснения, можно писать все самостоятельно, без использования подсказок. Лучше, воспользоваться образцами, чтобы она была принята, зарегистрирована как входящая документация.

Рекомендуем прочитать: чем отличается средне специальное образование от средне профессионального — какие учебные заведения дают?

Положение и регламент: что это такое простыми словами, определение, в чем разница? Смотрите информацию здесь.

Чем отличается импорт и экспорт и что это такое — gderaznica.ru/social/import-i-eksport.html

  • Образцы можно скачать, перейдя по ссылке:
  • Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины. doc
  • Скачать пустой бланк служебной записки. doc
  • Независимо, что пишется, юридически это должно быть оформлено правильно.
  • Смотрите видео, в чем разница между докладной и служебной запиской:

Источник:

Разница между докладной и служебной запиской

Взаимодействие сотрудников корпорации друг с другом может осуществляться посредством использования докладных и служебных записок. В чем их особенности?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

  • заголовка;
  • даты составления;
  • ФИО и должности лица, которому направляется документ;
  • текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
  • текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
  • текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
  • ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

Что представляет собой служебная записка?

Под служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

  1. составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;
  2. руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
  3. руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким. Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.

Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения. Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще.

Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается.

Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской. Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении. Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.

Источник: https://sosh16zernograd.ru/eda-i-napitki/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznitsa-mezhdu-nimi.html

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? – Электронный кабинет

Служебная записка это википедия

Основной объем документов, обеспечивающихинформационный обмен между организациями и структурными подразделениями,составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки,отчеты, акты, письма, телефонограммы.

Информация, содержащаяся в этихдокументах, может побуждать к действию или может быть лишь принятак сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладныхзаписок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, какправило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характерпо отношению к организационно-распорядительным документам.В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанномГлавархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этихдокументов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

·        Докладная записка —документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопросс выводами и предложениями составителя.

·        Служебная записка —записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностнымлицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД)составляется с целью информировать руководство о сложившейсяситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятиюопределенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер.Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнениякаких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнениизаданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечиваютсвязь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх,то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящемудолжностному лицу.

https://www.youtube.com/watch?v=3Cd_dVDc4Hg

В зависимости от адресата докладныезаписки могут быть:

·        внутренними,т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

·        внешними —адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартномлисте бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенныхв соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

·        наименованиеструктурного подразделения;

·        виддокумента (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

·        дата;

·        регистрационныйномер;

·        заголовокк тексту;

·        текст;

·        адресат;

·        подписьсоставителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документаоформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной запискипользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако этотребование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутреннейдокладной записки двумя способами:

 

Во внутренней докладной запискев верхнем левом углу располагается наименование структурногоподразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами(ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру илиот границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способрасположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутсяна одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006,или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешнейдокладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки.Датой внутренней докладной записки будет дата составленияи подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладнойзаписке проставляется либо по месту составления, либо по меступолучения, в зависимости от постановки системы регистрации, котораядействует в организации.

При рассмотрении докладной запискизаинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования,а после принятия решения — резолюция руководителя.

Вынесениерезолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрываетсодержание документа. Заголовок докладной записки формулируетсяпо общим правилам составления заголовков к документам: с помощьюпредлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже.Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четковыделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводомдля составления документа, а во второй — излагаются конкретныевыводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки можетсостоять и из трех частей.

В этом случае в первой части(констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившиеповодом для ее написания, во второй части — анализ сложившейсяситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводыи предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять,по мнению составителя докладной записки.

Докладная запискаможет быть представлена в текстовом и табличном варианте илиих сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о немделается до оформления подписи:

Пример 2

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланкеи подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенноенаименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации.Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческихдокументов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка».Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике.

В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствиис требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД.

Требования к оформлениюдокументов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок,обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то естьсоставляются работником или руководителем подразделения на имяруководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебныезаписки направляются обычно от одного руководителя к другому илиот одного сотрудника к другому только в случаеих равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладнаязаписка.

Как правило, служебные записки составляютсяпо вопросам материально-технического, информационного, организационногои хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своегорода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержатопределенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же,как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом,как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — этодокумент, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов илисобытий, в том числе биографического или служебного характера; в отличиеот докладных записок она не требует принятия каких-либо действийот руководителя.

В зависимости от целей составления справкимогут быть:

·        аналитические,

·        отчетные или

·        информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросуили проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеютзначительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справкисостоит из трех частей. В первой части излагается основаниесоставления, во второй — анализ ситуации или вопроса,в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведенияо результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включаетуказание на период времени, к которому относятся изложенныев справке сведения, например: Справка об объеме документооборотапредприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с цельюинформировать руководство о положении дел и могут иметь, например,следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договорус ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляютсяв установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могутбыть:

·        внешними и

·        внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации,подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты,что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумагианалогично внутренней докладной записке и подписываются руководителемструктурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в видетаблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутреннейсправки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимотщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

·        полнотыи достоверности фактов и сведений;

·        правильностиоформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);

·        точностидатирования;

·        соблюденияуровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справкане вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительнойпереписки.

Справки биографического или служебного характераслужат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например,о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, местепроживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки,являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретныебланки.

Текст справки биографического характераначинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчествалица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справкине должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа«настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справкидается название учреждения, куда она представляется.

Подписывают справку лица,ее составившие и несущие ответственность за представленныеданные. В зависимости от назначения справки это могут бытьруководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организациии начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатьюорганизации.

Пример оформления справки служебного характера:

Источник: https://www.sites.google.com/site/sazdelo/home/dokumentacionnoe-obespecenie-upravlenia/1-2/1-1

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.