Служебная записка что это такое

Содержание

Что такое служебная записка

Служебная записка что это такое

Из этой статьи вы подробно узнаете, что это за документ – служебная записка, чем она отличается от иной документации на работе, какой отдел отвечает за “служебки” и кто из сотрудников может их подавать.

В материале мы приводим актуальный ГОСТ написания и оформления данного документа. Правила оформления служебных записок на бланке организации, их регистрация и маршруты движения. Примеры служебных записок.

Почему организации игнорируют служебные записки?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет.

Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Как написать служебную записку?

Ее текст зависит от того, с какой целью она была написана. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется. После этого составитель указывает собственные данные. Внизу с новой строки в произвольной форме излагается суть проблемы.

Если текст большой, он должен быть разделен на несколько абзацев. В первом описывается проблема, а во втором указывается просьба или предложение.

Если просьба исходит от коллектива, в третьем абзаце указывается место их работы (цех, отдел, бригада) и фамилии работников, составивших документ.

Свою подпись с расшифровкой ставит руководитель подразделения, а подписи остальных сотрудников могут быть приложены на отдельном листе. В конце документа проставляется дата составления.

Подпись должна быть собственноручной, а не отснятой на ксероксе, даже если документ напечатан на компьютере. Желательно, чтобы он имел свой порядковый номер.

Документ составляется в тех случаях, когда возникает необходимость известить ответственных или руководящих сотрудников о разного рода проблемах, возникших или имеющих высокий риск возникнуть в производственной деятельности и отрицательно сказаться на ее качестве.

Причем факт этого оповещения при составлении записки будет официально подтвержден, если соблюсти правила составления и регистрации документа (о чем будет сказано ниже).

Несмотря на то, что служебная записка предназначена для конкретной цели — устранения неполадок в рабочем процессе, по своему исполнению она может быть:

  1. аналитической (содержит анализ сложившейся ситуации);
  2. докладной (извещает о возникших трудностях);
  3. объяснительной (раскрывает взгляд специалиста на причины проблемы);
  4. пояснительной (в которой изложены нюансы производственного процесса, знание которых необходимо для оперативного и качественного разрешения затруднений).

Чаще всего служебные записки применяются как форма общения между отделами одной организации как способ горизонтальной коммуникации. Гораздо реже подобные документы направляются в адрес сторонних организаций, в этом случае документ называется внешней служебной запиской.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р , которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Что такое служебная записка?

Это внутренний документ, при помощи которого можно:

  • быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
  • уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
  • внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
  • согласовывать намеченные действия;
  • запросить нужную информацию или получить инструкцию;
  • сопроводить иное сообщение;
  • списать денежные средства;
  • сделать необходимое объявление.

Благодаря служебной записке должностное лицо сможет показать, что возникшая ситуация находится под его непосредственным контролем

Что такое служебные записки и как правильно их писать: цели и основания составления, образец

Служебная записка что это такое

В процессе трудовой деятельности оформляется немало документации и оформление служебных записок тому не исключение. , прописанное в них, обеспечивает взаимодействие между сотрудником и руководителем. Как правильно писать служебные записки, а также образец их составления будут рассмотрены в данной статье.

Цель оформления документа

Для чего составляют служебную записку

Служебная записка облечена в форму документа, которая принята на предприятии. С ее помощью решение производственных задач осуществляется намного быстрее. Извещение руководителя об имеющейся проблеме с предложениями о дальнейших действиях становится свойственным при решении задач.

К примеру, в служебной записке работник известил руководство об опасности используемого в техпроцессе оборудования, а именно об отсутствии заземления и параллельно предложил способ устранения данной проблемы. В бумажном варианте обозначена проблема, которую необходимо устранить в ближайшее время, а приступать к выполнению работ сотрудник не имеет права до устранения нарушения.

Установленной формы записок не предусмотрено, они оформляются произвольно: набираются на компьютере или вручную. Неважно, какая будет направлена версия руководителю: электронная или в виде записки, руководство должно прореагировать на изложенную в ней информацию.

Разновидности документа

Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.

Служебные записки подразделяются на:

  1. О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
  2. Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
  3. Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.

В служебных записках можно освещать разные моменты:

  • материальное обеспечение;
  • снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
  • какие производственные задачи необходимо решить;
  • кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
  • просьбы о премировании работников;
  • жалобы на другого работника.

Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.

Какие основания для оформления записки

В каких случаях составляют служебную записку

Чтобы грамотно составить служебную записку следует придерживаться основных рекомендаций.

Записка состоит из двух частей:

  • первая — содержательная, то есть в ней указывается информация о факте произошедших событий;
  • вторая — это предложение или просьба что-либо выполнить.

Подготовка служебной записки рекомендована в случаях:

  • допущенные нарушения либо халатность сотрудника привели к неблагоприятным последствиям;
  • недостаточное выделение финансовых средств на реализацию нужного мероприятия;
  • если сотрудник совершил прогул или явился на работу в нетрезвом виде;
  • по результатам трудовой деятельности сотрудника нужно премировать;
  • отправление в командировку работника в связи с производственной необходимостью;
  • требуется вызвать работника из отпуска или необходим его выход в выходной день;
  • иные возможные ситуации, которые требуют, чтобы руководитель был задействован.

Служебная записка пишется одинаково, применительно ко всем случаям, но в ней важно указать все возможные нюансы.

Пример составления записки

Сотрудникам необходимо владеть элементарными знаниями по написанию документа, при этом отразив в нем все сведения.

Требования к написанию:

  1. Обозначение адреса, то есть, кому направляется записка на рассмотрение. В правом углу сверху пишутся: должность; фамилия — полностью, инициалы — можно сократить, а также от кого направляется обращение.
  2. Номер документа и его название прописываются ниже.
  3. После излагается существующая проблема подробно.
  4. Предложения по выходу из сложившейся ситуации.
  5. Далее обозначается автор записки, его инициалы и должность, а также подпись и дата составления.

Тонкости заполнения

Особенности составления служебной записки

Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:

  1. Записка составляется на 11 формате.
  2. Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
  3. При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
  4. Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
  5. Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.

Для конкретного предприятия могут быть установлены и иные нормативы.

Форма электронного документа

Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.

Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.

Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.

Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.

Важные критерии

При составлении документа необходимо принять во внимание следующее:

  1. Если это ходатайство, то его обязательно написать на имя руководителя.
  2. Обозначение в цифрах количества продукции, ее назначения и количества.
  3. Если в записке указывается много работников, то обязательно ее подготовить непосредственным их руководителем.
  4. На основании каких достижений премируется работник.
  5. При ходатайстве о повышении в должности, следует указать обстоятельства.
  6. Если это жалоба, то указать ее причины: неуплату положенной суммы, некачественное выполнение работ и иные.
  7. При выходе из строя оборудования нужно проинформировать по какой причине это произошло.
  8. Если жалоба подготавливается о несвоевременном предоставлении отчета, то обязательно следует указать за какой период времени.

При соблюдении основных рекомендаций подготовка служебной записки будет грамотной и лаконичной.

Рассмотрение и хранение записки

Как хранят служебные записки

Рассмотреть информацию, изложенную в записке, руководитель должен в день ее получения. А принимать решение в срок, установленный нормативными документами на предприятии. Но при этом обязательно должна быть резолюция о положительном, либо об отрицательном решении.

Хранится документ совместно с входящей документацией на предприятии, а уничтожается в плановом порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Подробнее о служебных записках смотрите в этом видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/kak-pravilno-pisat-sluzhebnye-zapiski-obrazets.html

В чем разница? служебные, докладные и объяснительные записки

Служебная записка что это такое

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  • Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.

3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

https://www.youtube.com/watch?v=pR_iPHhYnRY

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  • Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  • Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  • Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  • Дата написания
  • ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103

Служебная записка: как правильно оформить, образец текста 2021 года

Служебная записка что это такое

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2021 года в 14-00.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2021 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Как и сколько хранить

Источник: https://fsb9.ru/drugoe/sluzhebnaya-zapiska-kak-pravilno-oformit-obrazecz-teksta-2020-goda.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.