Служебная письмо образец

Содержание

Как писать деловые письма в 2020 году? Примеры из книги

Служебная письмо образец

Официально-деловой стиль, как и многое другое, претерпевает изменения: с появлением интернета, диджитал-мира и онлайн-коммуникаций количество (и качество) общения между людьми выросло и достигло небывалых размеров.

Сейчас вместо того, чтобы по шаблону писать стандартное заявление на отпуск с перечислением всех титулов начальника по правую сторону листа (перепутаешь стороны – будешь переписывать), во многих компаниях достаточно открыть мессенджер на телефоне и написать начальнику лично с просьбой перенести отпуск на попозже (или на пораньше).

Пример №1Пример №2

Укорачивание слов и использование смайлов вместо официально-делового тона не делает письмо менее уважительным – наоборот, сближает сотрудников, подчиненных и начальников, клиентов и менеджеров.

Важно понимать, что ситуации бывают разные, люди тоже, поэтому современный стиль делового общения подойдет только тогда, когда вы убедитесь, что в компании простое общение без вычурности предпочитают официозу, а не наоборот.

Чтобы быть в своей статье более убедительной и конкретной, помимо текстов о современном русском языке и деловом общении я прочитала книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой “Новые правила деловой переписки”.

Несмотря на то, что их предыдущий бестселлер “Пиши, сокращай” мне остался не совсем понятен (рецензия на “Пиши, сокращай”), книга про деловую переписку мне понравилась.

Я согласна со всеми основными тезисами, поэтому держите, рассказываю:

Уважительность

Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении – и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки.

  • Здороваться в начале письма обязательно – но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;

Так не надо

  • Расставлять знаки препинания – нужно;
  • Писать грамотно, без ошибок и опечаток – тоже нужно;
  • Обращаться к человеку так, как он представился вам;
  • Писать письма только в адекватные временные рамки – стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов. Если дело срочное, нужно обозначить это.

Ошибки, опечатки, без запятых – неуважение к коллеге. Читать трудно, согласитесь?

Ясность

Если ваше письмо, сообщение будет запутанным и сложносочиненным – вам мало того, что не помогут, но еще и разозлятся на вас из-за траты лишнего времени.

  • Одно письмо – один вопрос. В одном сообщении можно расписать несколько вопросов в том случае, если все они на одну тему.
  • Если вы используете почту, обязательно указывайте тему письма. Если мессенджеры – напишите, о чем хотите узнать, в первых строках и дальше объясняйте ситуацию.
  • Даже если общение переходит на эмоциональный уровень – держитесь и не переходите. Будь это агрессия или восхищение, для выражения своих эмоций лучше использовать телефон или живое общение. В письме нужно кратко изложить суть вопроса, удерживаясь нейтрального тона.
  • Долгие вступления и долгие прощания – не самая необходимая и уж точно не самая важная часть письма.

Хороший пример из книги

Забота

Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.

  • Если вы даете задание сотруднику на выходные, дайте понять, что это не войдет в постоянную практику, а случай из ряда вон – и покажите это поступком. Похвалите сотрудника на собрании или отпустите пораньше в другой день.
  • Если из-за вас (или не из-за вас) вашему коллеге придется до ночи исправлять готовый материал, будьте рядом: спрашивайте, чем вы можете помочь, проявляйте эмпатию и сострадание – даже от пары слов задание будет делаться легче и быстрее.
  • Не поторапливайте коллегу фразой “Привет, Вить, долго еще ждать отчет? Босс не девчонка, ждать не будет”. Лучше “поторопить” вежливо: “Привет, Вить. Нужна помощь с отчетом? Боюсь, Олег Викторович будет недоволен сроками”. Помощь, скорее всего, не понадобится, но Витя ускорится.
  • “Заранее спасибо за ответ” – так вы не оставляете коллеге возможности отказать вам в просьбе, что сразу ставит человека в неудобное положение.

Краткость

Краткость – сестра таланта

  • Если вас выручили, не стоит в отдельном письме (если мы говорим про почту) писать “Спасибо”. Лучше потом сказать это лично, или добавить к сообщению “Спасибо! Кстати, в четверг празднуем день рождения помощника начальника. Приходите в гости!”

Так не надо

Оформление

Оформление необходимо в любом тексте – и в деловом сообщении тоже. При грамотном оформлении письма вы сокращаете коллеге время на чтение, увеличивая себе шансы получить ответ.

  • Отдельная строка для приветствия
  • Делить текст на абзацы (по смыслу)
  • Оставлять контакты
  • Кратко о должности

Пример хорошо оформленного письма

Холодное письмо

Если ваше письмо обращено к потенциальному клиенту, работодателю, сотруднику, и пишите вы первый раз с целью предложить свои услуги или товар, такое письмо называется холодным. Главный принцип холодного письма, о котором говорят все копирайтеры – броскость, цепляемость, запоминаемость.

Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее. Заголовки вроде “СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК” или “Хочешь научиться фотографии? А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?” уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же.

  • Старайтесь придумать заголовок, который будет отличать ваше письмо от сотни других.
  • Не спешите с фамильярностью. Никто не любит, когда незнакомые люди обращаются на “ты”.
  • Если вы хотите продать свои услуги или товар, или даже себя (в качестве работника) – сразу покажите выгоду, которую получит человек благодаря вам и вашему письму. Если у вас сезон скидок – напишите это в первых строчках, если вы владеете навыками, нужными для конкретной должности – укажите это сразу.

Пример из книги

Согласны ли вы с этими пунктами, взятыми из книги “Новые правила деловой переписки”? Чем пользуетесь сами?

Источник: https://zen.yandex.ru/media/redactorispeterburga/kak-pisat-delovye-pisma-v-2020-godu-primery-iz-knigi-novye-pravila-delovoi-perepiski-5ed504201c0953656663e657

Пример служебного письма. Требования к служебным письмам

Служебная письмо образец

Письмо — это письменная форма речи, адресованная одному человеку или нескольким людям. В зависимости от получателя (то есть лица, которому адресовано письмо) или жизненной ситуации отправителя, письмо может принимать различные формы. Это может быть служебный, официальный, личный характер.

Личные списки могут быть в любой форме. Однако если письмо должно иметь более формальную форму, следует придерживаться нескольких принципов, представленных ниже.

Понятие

Служебное письмо относится к документам, различаемым по содержанию, теме. Оно используется для связи между организациями, организационными подразделениями в компании, клиентами и коллегами по бизнесу. Письма предоставляют адресату различные данные: они информируют, предупреждают, напоминают и т. д.

Обмен подобными письмами является одним из видов делового общения. Поэтому следует направить внимание на стиль выражения и написания в письме, так как в зависимости от этого создается общее впечатление о получателе. Однако есть шаблоны, формирующие официальные письма. Также есть ряд деталей, которые должны быть включены в подобное письмо.

Текст каждого типа письма должен быть коротким, компетентным, содержать четкие и точные данные.

Служебное письмо — это письменный документ, который может быть:

  • ответом на более ранние запросы и документы;
  • сопроводительным элементом к прочим документам;
  • инициативным письмом.

Виды

Систематизация корреспонденции может проводиться по разным основаниям, которые могут быть связаны с назначением и содержанием документов, их значимостью и срочностью, значением при решении определенных задач, статусом автора и адресата, чертами материального носителя и способа регистрации, технологией передачи и внедрения средств связи, функцией обработки в системах управления.

Перечень обстоятельств для классификации видов служебных писем чрезвычайно широк. На разных этапах создания, передачи и использования деловой информации решаются определенные задачи и используются надлежащие атрибуты систематизации документов.

В зависимости от информации, которая представлена в подобного рода документах, выделяют следующие виды служебных писем:

  • Информационное: адресат проинформирован о чем-либо.
  • Сопроводительное: если получателю отправлены, кроме письма, остальные документы.
  • Извещение: адресат информирует отправителя о получении от него корреспонденции (документы, посылки, переводы и т. д.).
  • Гарантийное: если оно подтверждает реализацию определенных обязанностей. Данный тип официального письма имеет юридическую силу. Содержащаяся в нем информация обязана быть представлена ​​верно, без двусмысленности. В отличие от всех остальных официальных писем, обязательно проставление визы руководителя и бухгалтера, и печати компании.
  • Сообщение: направление внимания о том, что получатель предоставляет факты, которые его интересуют.
  • Приглашение: адресат информируется об организации общественных мероприятий (конференций, семинаров, конкурсов) и приглашается на них.

Эти типы официальных писем являются основными. Однако существует много других взглядов на классификацию служебных писем:

  • запрос: направляется в компанию с запросом любой информации;
  • требование: в нем требуется исполнение определенных обязательств;
  • ответ: это ответ на запрос, предложение;
  • претензия с указанием несоответствий в процессе выполнения договоров, его назначение — побудить адресата заплатить штраф, который связан с этим;
  • поздравления, отправленные во время официальных праздников;
  • благодарность: ориентирована ​​компании, ее работнику либо одному лицу в качестве ответа на любые деяния, которые имеют положительные результаты;
  • запрос является одним из более распространенных типов официальных писем, так как во время работы компании существует огромное количество ситуаций, в которых необходимо что-то просить.

Обычно служебное письмо охватывает лишь один вопрос. Один получатель получает столько писем, сколько вопросов необходимо решить. Объединение нескольких вопросов в одно письмо может быть только в том случае, если они соединены вместе.

Особенности

Среди основных особенностей служебных писем можно выделить:

  • Письмо строят по специальной определенной схеме: введение с указанием мотивов и причин написания, фактов и ссылок на события, доказательства и обоснования, заключение с изложением выводов и предложений, просьб, требований.
  • Целью письма являются определенные побудительные мотивы.
  • Отражение одного вопроса.
  • Текст излагается в третьем лице и единственном числе.

Структура и содержание

Главным условием содержания служебного письма является краткость. До того как написать письмо, необходимо продумать его содержание и представить сущность вопроса в более понятной и обычной форме. В соответствии с принятыми эталонами, служебное письмо не должно занимать более одного листа. Заглавие не должно быть написано маленькими буквами.

В примере служебного письма присутствуют две части – вступительная и заключительная. Вступительная часть открывает тему письма, предпосылки, которые побудили его составить документ.

В последней части указываются действия, которые адресат должен выполнить после прочтения письма: выполнить запрос, принять приглашение, разглядеть предложение, выполнить гарантии, сделать заключения, выполнить требование и т. д.

Есть также ситуации, когда письмо состоит лишь из обращения без каких-либо пояснений.

Чтоб облегчить работу с огромным числом писем с похожим содержанием, можно создать шаблоны, в которых определенные данные будут вводиться в пустые поля.

Образец служебного письма

Для того чтобы понять, как правильно заполнять данный документ, приведем конкретный пример.

Можно написать служебное письмо, задействуя следующий шаблон:

  • детали организации находятся в центре формы;
  • данные получателя справа вверху;
  • в середине формы необходимо обращение к получателю, задействуя оборот «Уважаемый» либо «Уважаемая»;
  • указание предпосылки, которые побудили вас написать письмо;
  • изложение действий, фактов, событий, предложений и т. д.;
  • изложение предложений на базе предшествующего абзаца;
  • подпись и инициалы.

Текст служебного письма должен быть коротким, понятным, содержать достоверные факты.

Образец служебного письма представлен на рисунке ниже. Данный образец представлен в виде гарантийного письма и отражает правильность размещения информации на документе.

Реквизиты

Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.

Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.

Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:

  • заглавие компании (организация, компания);
  • отдел, в который отправляется официальное письмо;
  • должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
  • адрес получателя;
  • дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
  • заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.

Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.

Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Основы оформления

Обычным примером служебного письма является документ формата А4, при этом детали располагаются в верхнем углу. В середине бланка реквизиты располагают редко, в основном муниципальные учреждения употребляют эту форму. В случае писем с маленьким размером текста (менее 8 строк) допускается формат A5.

При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:

  • оно должно быть написано на специальном бланке;
  • форма обязана содержать все детали организации;
  • готовое к отправке письмо должно содержать все нужные данные: дату, исходящий номер, получателя, заглавие, реальный текст, указание возможных приложений, нужные подписи, в некоторых вариантах — печать, детали официального письма также содержат примечания об одобрении и разрешении;
  • в организации, в которую было отправлено письмо, после его получения на нем располагается примечание о его направлении в архив;
  • верно представленное письмо подписывается официальным лицом;
  • вся информация, представленная в письме, обязана быть четкой;
  • письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации;
  • тип письма составляется на базе содержащейся в нем информации: письма с вопросом, письма-напоминания и т. д.

Основные требования

Среди основных требований к служебным письмам можно представить:

  • Изначально надо конкретизировать цель письма.
  • Обозначить вид или его тип.
  • Мысли надо излагать четко и ясно.
  • Прописать ожидаемые от адресата действия.
  • Определить срочность письма.
  • Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
  • Суть претензии надо излагать точно и четко.
  • Факты должны быть конкретными и реальными.
  • Правильное размещение реквизитов.
  • Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
  • Не применять категоричных выражений.

Основные правила

Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила. Среди них можно выделить:

  • составляется письмо на фирменном бланке компании, который разрабатывается заранее;
  • обязательно указание реквизитов;
  • рассмотрение только одного вопроса;
  • информация излагается кратко, но понятно;
  • при наличии нескольких адресатов сначала указывается основной, а далее — все остальные.

Основы написания

В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.

Раздел Основы написания Реквизиты Указываются: дата, номер, ссылки на документы, заголовок.Реквизиты, составляющие служебное письмо:· название компании;· структурное подразделение;· должность исполнителя;· Ф. И. О.;· адрес получателя. Введение Описание обстоятельств, из-за которых требуется написание письма. Ссылка на правовые нормы Содержательная часть Конкретные требования, разъяснения и убеждения. Можно излагать конкретные цифры Заключение Последствия, которые наступят при уклонении от требований. Приложения Приложения присутствуют тогда, когда есть ссылка на них в письме. Подписи Подписи руководства и печать

В примере служебного письма определен порядок действий при его создании:

  • изучение обстоятельств вопроса и прилагаемой информации;
  • составление проекта письма;
  • согласование текста с возможными корректировками и редактированием;
  • утверждение письма руководителем;
  • окончательное оформление и подписание документа;
  • регистрация;
  • отправка корреспонденции.

Правила набора текста

Существуют специальные правила набора текста, которые изложены ниже:

  • применяют популярный шрифт Times New Roman;
  • размер шрифта регламентирован для основного текста: 14, для отметок – 12.

В примере служебного письма определены правила размещения реквизитов:

  • междустрочный интервал — 1;
  • выравнивание текста «по ширине»;
  • автоматическая расстановка переносов;
  • промежуток от номера регистрации до заголовка составляет 2 интервала, далее до основного текста – 3 интервала.

Основные ошибки

Среди наиболее популярных ошибок при составлении писем можно назвать:

  • нет структуры документа;
  • применение неофициальной стилистики;
  • неправильное оформление документа;
  • нарушение правил делового общения;
  • подача информации неэффективна;
  • документ слишком длинный или, наоборот, слишком короткий;
  • применение разных форм при составлении одного и того же документа;
  • текст перегружен номенклатурной лексикой и аббревиатурами;
  • отсутствие цели в документе.

Выполнение всех указанных требований на практике позволит компании совершенствовать свой документооборот и упростить задачу службам по делопроизводству.

Источник: Navolne

Источник: https://klevo.net/primer-sluzhebnogo-pisma-trebovanija-k-sluzhebnym-pismam/

Как правильно написать служебное письмо

Служебная письмо образец

Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

https://www..com/watch?v=uVxl_FyP-nA

В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

  • Информационным – адресата о чем-либо информируют;
  • Сопроводительным – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
  • Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
  • Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
  • Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
  • Приглашение – адресат информируется о проведении общественных мероприятий – конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

  • Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
  • Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
  • Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
  • Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
  • Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
  • Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
  • Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

  • Название компании (организации, фирмы),
  • Отдел, куда направляется служебное письмо,
  • Должность исполняющего лица, его ФИО,
  • Адрес получателя,
  • Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
  • Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов.

В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование.

Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Как оформить служебное письмо

Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:

  • Оно должно быть написано на фирменном бланке;
  • Бланк должен содержать все реквизиты организации;

Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать. В число реквизитов служебного письма также входят пометки о согласовании и резолюция.

  • В организации, куда было направлено письмо, после его исполнения на нем проставляется отметка об этом и пометка о направлении его в архив;
  • Верно составленное письмо подписывается должностным лицом;
  • Вся информация, предоставленная в письме, должна быть достоверной;
  • Служебные письма составляются в двух экземплярах, один из которых направляется, а другой остается в организации;

Вид письма оформляют, исходя из изложенной в нем информации – письмо-запрос, письмо-напоминание и т.д.

Шаблон служебного письма

Составлять служебное письмо можно по такому шаблону:

  • По центру бланка располагают реквизиты организации;
  • Реквизиты адресата располагают с правой стороны вверху;
  • По центру бланка обращение к адресату, при этом используется оборот «Уважаемый» или «Уважаемая»;
  • Изложение причин, побудивших написать письмо;
  • Изложение фактов, событий, предложений и т.д.;
  • Предложения, исходящие из предыдущего пункта;
  • Подпись и инициалы подписавшего.

Тексту служебного письма надлежит быть кратким, понятным, содержать достоверные факты.

Как написать служебное письмо

  • Первым делом следует конкретизировать цель, с которой будет написано письмо;
  • Обозначить вид письма;
  • Излагать свои мысли кратко и понятно;
  • Четко определить действия, которых вы ожидаете в качестве исполнения письма;

Также следует указать адресату, какая срочность у вашего письма. Если оно срочное, то лучше его отправить заказным письмом или в электронном виде.

Служебное письмо (образец)

Служебная письмо образец

Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
  • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

Виды деловых писем

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

При этом необходимо учесть следующие моменты:

  1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
  2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
  3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

  • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
  • полная информация об адресате;
  • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
  • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
  • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
  • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления

Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия.

6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов.

В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
  2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата.

Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания».

Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Порядок действий

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
  2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
  4. Утверждение его руководителем.
  5. Окончательное оформление и подписание документа.
  6. Регистрация письма.
  7. Отправка корреспонденции получателю.

Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

  • для основного текста – 14;
  • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

  • интервал между строками – 1;
  • выравнивание текста производится «по ширине»;
  • переносы расставляются автоматически;
  • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

  1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
  2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
  3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
  4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

  • эмблемы и герба;
  • автора;
  • исходных данных;
  • заголовка;
  • утверждения;
  • адресата;
  • резолюции;
  • текста;
  • подписей и приложений;
  • согласования и заверения;
  • отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.