Служебная командировка за границу

Содержание

Командировочные за границу – порядок выплат, ограничения в размерах

Служебная командировка за границу

Командировочные за границу, цель поездки, выполнение определенной деятельности за пределами страны, их длительность — утверждается в приказном порядке руководителем предприятия. Вне зависимости, на какой территории проводится работа, государство гарантирует защиту гражданина в соответствии с положениями Трудового Кодекса РФ.

Общие понятия о командировках

В чем заключается цель командировки.

Командировочные за границу сопровождаются сложной процедурой в определении затрат, документального оформления, правильного и четкого, чтобы отправленный специалист в другую страну разрешал производственные вопросы без проблем.

Задачи, которые предстоит решить сотруднику, возникают разные:

  • оговариваются контрактные условия;
  • подписываются соглашения;
  • посещаются семинары, тренинги;
  • исследуется рынок сбыта;
  • проводится поиск новых партнеров и выгодных контрактов.

Представление о командировочной служебной деятельности вытекает из понятия официальной терминологии во взаимоотношениях контрагентов, где инициатором направления на работу становится руководство компании, исполнителем задания — сотрудник, а выполняется поручение не в стенах организации.

Отправление работника любого статуса за пределы государства по служебным вопросам включены в обязанность производственных служб, они состоят из моментов:

  • определяют общую сумму предстоящих расходов;
  • выплаты проводятся из расчета средней зарплаты, за весь период нахождения в служебной поездке;
  • выясняют размер суточных;
  • подготавливают и оформляют необходимые документы;
  • оплачивают страховые взносы, налоговый сбор;
  • возмещают оплату за жильё и проезд.

В обязательное возмещение затрат входят:

  • проезд и возвращение на рабочее место;
  • найм гостиничных номеров, частных жилых помещений;
  • расходы на проживание;
  • дополнительные издержки — согласуются с работодателем.

Законодатели сохранили положение о выплате суточных в денежном эквиваленте.

Согласно нормативам руководство компании, направившего специалиста в командировку, обязано возместить ему ежедневный расход на проживание в поездке.

Ограничения в количестве денег определяется предприятием. Размеры закреплены локальными нормативными актами в любой приемлемой для компании сумме.

Особенность расчетов заключена в налогообложении. Если сотрудник направлен работать на территории своего государства, то покрытые затраты в пределах 700 руб. не будут подвергаться удержанию налогов.

На заграничные поездки выделяют суммы в пределах 2500 руб. Начисление суточных может быть в любых размерах, следует вести правильный учет обязательных удержаний.

Кого направляют на работу зарубеж

В командировку могут отправить не всех.

Руководитель самостоятельно определяет, какой из специалистов справится с поставленной перед ним производственной задачей в дальней командировке.

Имеются законодательные ограничения, когда руководство не имеет право направлять зарубеж сотрудников с наличием:

  1. Беременности;
  2. Инвалидности, если имеется запрет на деятельность с разъездами;
  3. Несовершеннолетия, кроме заданий связанных с творчеством и проведением съёмок;
  4. Оформленного отпуска на учебную сессию, разрешено отправлять в командировку связанную с обучением.

Запрещается отправлять на удалённую от официального места работу без персонального согласия:

  1. Женщин с малолетним ребёнком;
  2. Мужчин, воспитывающих без матерей детей;
  3. Сотрудников из неполных семей, на содержании которых находятся ребята младше 5 лет;
  4. Родителей сыновей или дочерей, имеющих инвалидность;
  5. Опекунов и попечителей малышей;
  6. Работников, которые ухаживают за тяжелобольными родственниками, если его действия подтверждены медицинским заключением.

Прежде чем принять решение на отправку служащего работать за границей, главам фирм как крупных, так и не больших предприятий следует изучить убедительные рекомендации ТК РФ.

Порядок оформления документального пакета

Издается приказ о направлении в командировку.

Без правильно оформленных необходимых бумаг невозможно предпринять ни одно передвижение граждан в любом направлении. Командировка не исключение, к ней готовятся заранее, начиная со знакомства с приказом, созданного в администрации компании.

При этом вне зависимости от цели поездки:

  1. Поучаствовать в дебатах конференции;
  2. Изучить на выставке новейшее оборудование, его принцип работы;
  3. Выполнить конкретную производственную задачу.

На предприятии издаётся специальное распоряжение для сотрудника:

  1. Исходящее от непосредственного руководителя;
  2. Утверждённое главой фирмы;
  3. В приказе указываются мероприятия, через которые необходимо пройти, чтобы разрешить ключевые вопросы.

Создание распорядительного документа обязательно даже для однодневной командировки.

Отсутствие работника на постоянном рабочем месте отмечают в табеле, в нем фиксируют выход всех сотрудников, их занятость по времени на предприятии, регистрируют в журнале цифровым (06) или буквенным (К) обозначением.

Поэтапные рекомендации

Особый порядок направления служащего в командировку.

Отправка служащего на работу в другое государство происходит в следующей последовательности:

  1. Руководитель определенного подразделения направляет докладную вышестоящему по рангу должностному лицу, что специалисту нужно выехать за пределы страны;
  2. Издаётся приказ, в нём указана цель поездки, поставлены задачи и срок для их выполнения;
  3. Выдают командировочное удостоверение, если страна находится на территории СНГ;
  4. Знакомят командировочного с приказом;
  5. Рассчитывают предстоящие расходы, учитывают валютный курс, платят аванс.

Источник: https://naimtruda.com/vyplaty/travel/komandirovochnye-za-granitsu.html

Оформление командировки в 2020 году

Служебная командировка за границу

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на времякомандировки за работником сохраняется место (его нельзяуволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудниковИсключенияСсылкана законодательство
БеременныеИсключений нетстатья 259 ТК РФ
НесовершеннолетниеМожно, если речь идето спортсменах и творческих работникахстатья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающиепо ученическому договоруМожно, только если командировкасвязана с ученичествомстатья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностямиМожно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитациистатья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов ложится на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

Правила оформления загранкомандировки: документы, размер суточных

Служебная командировка за границу

Правила оформления поездок по рабочим нуждам за пределы территории нашего государства отличаются от отправлений, совершаемых в пределах России. Отличия заключаются в суточных начислениях, а именно в нормах их размера за границей, алгоритме оформления авансового отчета о затратах, расчете зарплаты и методе ее начислений при продолжительных поездках и т.д.

Кого запрещено отправлять в заграничные командировки

В отношении зарубежных командировок действуют ограничения, аналогичные служебным поездкам в пределах территории страны. Организациям запрещается издавать распоряжения об отправке в такие поездки в отношении следующих категорий сотрудников:

  • лица женского пола, находящиеся в положении;
  • не достигшие совершеннолетнего возраста (исключение: граждане, являющиеся профессиональными спортсменами и работающие на творческих должностях);
  • сотрудники, оформленные по ученическому договору найма;
  • члены коллектива, имеющие какую-либо группу инвалидности (если поездка помешает их действующей реабилитационной программе);
  • работники, принимающие участие в выборах (на срок их проведения).

Также в отношении иностранных направлений действуют ограничения по категориям граждан, отправка на служебное задание которых возможна только после получения их согласия:

  • женщины, имеющие одного или более детей до трех лет;
  • родители-одиночки детей до пяти лет;
  • родители, опекуны и попечители детей-инвалидов;
  • сотрудники, ухаживающие за близкими родственниками.

Другие работники вне зависимости от их трудовых функций могут быть направлены в зарубежные командировки без ограничений.

Правила оформления заграничной командировки

Различия между процедурами оформления местных и зарубежных командировок минимальны. Они заключаются в алгоритме начисления суточных выплат, их размере и некоторых других параметрах.

ВНИМАНИЕ! Командировка за границу в организацию, являющуюся филиалом или представительством фирмы, или же, наоборот, если компания, в которой трудится командируемый, сама является дочерним производством иностранного холдинга, требует официального оформления и соблюдения всех правил и требований отправки сотрудников в служебные поездки.

Образец приказа о направлении в командировку

До 2016 года перечень документации для оформления рабочих поездок, в том числе и за границу, был достаточно велик. Он включал приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и т.д. Сейчас же обязателен для составления только один документ – приказ.

Для его составления трудовым законодательством предусмотрена унифицированная форма, издаваемая под номером Т-9 или Т-9а (используется при отправлении несколько работников одновременно).

Однако ТК не обязывает организации использовать упомянутые формы. Они могут составлять приказ на самостоятельно разработанных бланках. Единственное условие в таком случае заключается в том, что в его содержании должны присутствовать все требуемые реквизиты, а обязанность применения таких форм должна быть регламентирована внутренними нормативным актами предприятия.

Рекомендуем к прочтению: Как оформить приказ на командировку?

Образец заполнения формы Т-9:

Служебное задание

Это документ, включающий в себя основные сведения о поездке. В нем указываются:

  • адрес расположения организации, которая выступает принимающей стороной;
  • продолжительность поездки;
  • сумма и учет суточных;
  • алгоритм начисления трудового вознаграждения работника;
  • подробное описание поставленных задач.

С 2016 года составление и использование служебной записки не является обязанностью предприятия. Тем не менее большинство компаний продолжают использовать документ в ходе своей деятельности, так как это позволяет оптимально систематизировать организационные моменты командировочных поездок сотрудников.

В какой валюте выдавать суточные

Помимо основного трудового вознаграждения, сотруднику также следует начислять суточные выплаты. Это денежные средства, выдающиеся сроком на один день, не требующие составления официальной отчетности об их трате. На законодательном уровне установлен размер суточных, не облагающихся подоходным налогом (то есть работник получает сумму в полном объеме без каких-либо удержаний):

  • по территории России – 700 р.;
  • на территориях других государств – 2500 р.

По правилам, размер суточных при заграничных командировках не может быть меньше указанного значения. Работодатель обладает правом увеличения их размера на свое усмотрение.

ВАЖНО! Суточные при командировке за рубеж должны начисляться в национальной валюте страны, куда направляется сотрудник. Однако в период его пребывания в России (день отъезда и сутки прибытия) выплата начисляется в рублях.

При этом организация не обязана выдавать средства из кассы сразу в нужной валюте. Бухгалтерский отдел может направить перевод в рублях, а уже после получения финансов сотрудник сможет докупить нужную валюту. В такой ситуации обязательным будет являться предоставление чеков или квитанций о совершенном обмене валют с указанием курса.

Как оформить подтверждение расходов

При поездках за границу работник обязан отчитываться за трату денежных средств, выданных авансом не только на стандартные расходы (питание, проживания, стоимость топлива при передвижении на личном транспортном средстве и т.д.), но и на следующие операции:

  • оплата государственного налогового сбора за оформление и изготовление загранпаспорта;
  • различные пошлины, уплаченные визовому центру;
  • аэропортовые сборы.

Процедура их оформления аналогична стандартной.

Все расходы также учитываются в авансовом отчете, который составляется и предъявляется главному бухгалтеру организации в течение трех рабочих суток с момента возвращения работника из командировки.

При этом следует учитывать, что к документу следует прикладывать чеки, копии страниц заграничного паспорта, в которых проставляются отметки по таможенному контролю о пересечении границ страны и другие виды отчетных квитанций.

Длительность командировки

Как и в случае с местными поездками, на законодательном уровне командировка за рубеж никак не ограничивается по срокам ее продолжительности. Она может быть оформлена и на минимальный период в один день, а условий, касающихся максимального возможного периода, не установлено.

Вам может быть интересно: Возможно ли отказаться от служебной командировки и по каким причинам?

Особенности оформления заграничной командировки в бюджетных организациях

Зарубежная командировка работников бюджетной сферы в целом никак не отличается от общего порядка. Существует лишь несколько нюансов.

Во-первых, это срок составления и подачи авансового отчета – сотрудник обязан предоставить его сразу же в день возвращения. Во-вторых, в отношении бюджетных служащих возможно начисление суточных принимающей стороной.

Если же ею компенсируется только питание, то данные суммы выплачиваются основным предприятием, в котором трудится гражданин, в уменьшенном размере – 30% от нормы.

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/komandirovka-za-granitsu

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

Служебная командировка за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/232

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.