Служебка директору

Содержание

Служебная записка: образец написания, правила составления

Служебка директору

Последние изменения: Январь 2021

В деловом общении между структурными подразделениями используется служебная записка, образец составления которой зависит от излагаемой сути. Документ отличается краткостью, чёткостью обозначенной проблемы и улучшает совместную работу отделов, помогая в быстром решении производственных вопросов.

Цель составления

 Формат служебной записки, как и сам документ, отсутствует в общероссийском классификаторе.

В деловой практике рекомендуется составлять в соответствии с общими требованиями, выдвигаемыми стандартами по отношению к документации.

Отличительная особенность служебной записки – направление по «горизонтали» для обеспечения коммуникаций между подразделениями. Как правило, адресат и адресант занимают равнозначные должности в иерархической структуре.

Текст служебной записки содержит:

  • просьбу об обеспечении материальными ресурсами, о предоставлении необходимой информации, об уточнении рабочих моментов;
  • предложения относительно дальнейшего взаимодействия, удобного для подразделений в связи с произошедшими кадровыми изменениями и перестановками;
  • сообщения о служебной информации, ставшей известной автору и касающейся подразделения адресата.

Составление служебной записки необходимо для взаимодействия между отделами, не требующего вмешательства руководства и принятия управленческого решения.

Возникший производственный вопрос начальник одного отдела решает с коллегой из другого отдела.

Служебная записка директору от подчинённого сотрудника по существу является докладной, а разъясняющая несвоевременное выполнение поставленных задач – объяснительной.

Шаблон написания служебной записки

Унифицированной формы документа не существует. Однако образец служебной записки должен отличаться краткостью, лаконичностью изложения, чёткостью формулировки вопросов и предложений по их решению.

Шаблон написания следующий:

  1. Шапка с указанием структурного подразделения, занимаемой должности и ФИО адресата, даты составления и присвоенного номера исходящей корреспонденции.
  2. Наименование и краткий заголовок, указывающий на суть. Например, «Об обеспечении канцелярскими принадлежностями», «О предоставлении информации о движении денежных средств» и т.д.
  3. Повествовательная часть, излагающая суть проблемы, требующей решения на уровне подразделений.
  4. Предлагаемые автором варианты решения или просьба организоваться в кратчайшие сроки с указанием конкретных дат в случае необходимости.
  5. Указание адресанта (ФИО, должность и структурное подразделение или отдел).

Написать служебную записку можно на бумажном носителе формата А4 или отправить по электронной почте получателю. Целесообразно в соответствии с принятым регламентом документооборота получить подтверждение о прочтении.

При отправке в электронном формате важно запрашивать уведомление о получении отправленного сообщения, проставляя отметку в соответствующем окне. Уведомление послужит гарантией отправителю о действительной отправке письма конкретному адресату в требуемые сроки и сформулированной проблемой и предложенными путями решения.

Рекомендации по составлению

 

Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю.

Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части.

Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.
Желаемый объём текста не должен превышать 6-7 строк. Тестовые обороты, не несущие смысловой нагрузки, типа «довожу до вашего сведения», «учитывая вышеизложенное» желательно исключить. Как начать служебную записку без шаблонных фраз и как закончить? Важно сразу обозначить проблему, не отвлекая на «словесный мусор» внимание получателя, а в завершении сформулировать ясно сроки и желаемые действия коллеги.

Краткое изложение фактов без отвлечения на не имеющие прямого отношения к делу детали – залог для продуктивной совместной работы с сотрудником и одновременно возможность разделить ответственность в случае возникновения негативных последствий. От того, как выглядит служебная записка, насколько чётко обозначены задачи, зависит дальнейшее принятие решения руководством при последующем разбирательстве.

Служебные записки наряду с докладными и объяснительными относятся к документам внутренней деловой переписки и подлежат хранению в архиве предприятия в течение пяти лет. Поэтому при проверках на протяжении данного периода и выявлении нарушений автор может доказать максимум приложенных усилий со своей стороны.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2021 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/sluzhebnaya-zapiska/

Как оформить служебную записку руководителю?

Служебка директору

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом.

Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке.

Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме.

Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документаАдресат
Служебная запискаЧлен коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределамиЧаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняяАдресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальствуМожет носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняяВ адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проектОбычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Источник: https://transmskru.com/kak-oformit-sluzhebnuyu-zapisku-rukovoditelyu/

Образец служебной записки:

Служебка директору

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Образец служебной записки о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4

  • г. Санкт-Петербург
  • Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

О списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Образец: об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде.

Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма).

Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

Источник: https://abmrsk.ru/grazhdanstvo-i-migratsiya/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-dovozhu-do-vashego-svedeniya.html

Ежедневно на работе, на любом предприятии или компании приходится составлять много документов. Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т.д. существуют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления, рапорты и деловые письма. «Довожу до вашего сведения» образец написания документа с такой формулировкой мы и рассмотрим.

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность  и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

  • указание того, кто составил документ;
  • отметка об адресате;
  • краткое изложение сути документа;
  • подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Что это такое, и в каких случаях используется?

Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.

Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения. В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.   

Цели написания могут быть следующими:

  • Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
  • Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
  • Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
  • Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Структура докладной

Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

  • получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
  • суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
  • подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
  • нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
  • если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
  • предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
  • в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Важно! Если документ будет составлен неправильно, он не может в дальнейшем быть использован как юридически значимый.

Скачать образец докладной о нарушении трудовой дисциплины
Скачать образец докладной о прогуле

Стоит ли ждать реакции?

В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме. Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название – резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции. Выглядит резолюция так, как представлено ниже:

Вывод

Написание докладной записки с формулировкой «довожу до вашего сведения» проводится чаще всего на крупных предприятиях. В маленьких фирмах разногласия и существующие проблемы зачастую решаются один на один, без увеличения внутреннего документооборота.

Источник:

Доводим до вашего сведения или сведенья

  • Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.
  • О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

  • Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.
  • Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

  • Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений.

  • По характеру информации письма распределяются следующим образом: информационные, письма-уведомления, сопроводительные, гарантийные, инициативные, письма-ответы, рекламные, претензионные (рекламационные), письма-приглашения,

письма-запросы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-поздравления и т.д.

Информационное письмо сообщает адресату сведения официального характера.

Такие письма, как правило, имеют типовой характер и рассылаются органами высшего уровня подведомственным учреждениям или учреждениям определенного типа.

В информационных письмах могут дословно цитуватись отдельные положения нормативно-правовых актов, а также даваться рекомендации, разъяснения, выдвигаться предложения по применению тех или иных нормативных документов, правил поведения в определенных условиях.

В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.

  • Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
  • Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Доводим до вашего сведенья или сведения

Цели написания могут быть следующими:

  • Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
  • Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
  • Исправление ситуации.

Довожу до вашего сведения или сведенья

Из статьи вы узнаете, как пишется докладная записка, в каких случаях и как ее правильно оформить. Скачайте образцы и примеры этого документа.

Как написать докладную записку руководителю

Докладную записку воспринимают порой как формальность. На самом же деле этот документ фиксирует факт определенных событий, связанных с взаимоотношениями в коллективе, нарушениями дисциплины, правил трудового распорядка или требований законодательства. Часто документ составляют после неоднократных и безуспешных попыток достучаться до руководства в устной форме.

Игнорировать письменное заявление сотрудника руководитель не имеет права. В Трудовом кодексе нет четкого определения докладной записки, она считается документом внутренней коммуникации в компании. Но это не значит, что она не может играть роли при принятии решений, касающихся всего предприятия.

Довожу до вашего сведения или сведенья как правильно

Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.